グローバル企業の従業員の“移動”をすべてサポートする「MOVE Guides」

　グローバル企業にとって、世界中で人材をリクルートし、最適な場所に配置するというのは国際競争を生き抜くための不可欠な要素となっている。この従業員の移動プロセス・管理を初めから終わりまでサポートするシステムが「MOVE Guides（ムーブガイズ）」により開発された。

従業員の移動に伴う煩雑な手続きをMOVE GuidesがサポートMOVE Guidesのホームページ

　移動は人々が生活の中で感じる大きなストレスの1つ。創業者でCEOのブリン・ケネディ氏は、アジアでの勤務からロンドンに移った時の自らの経験を元に、従業員の移動経験を改善したいという思いから、2001年にMOVE Guidesを立ち上げた。

　同社は正しいテクノロジツールを個人的なカウンセリング・サポートと組み合わせることで最高の移動経験を提供するほか、無駄な作業やコストを省き、企業がより重要な人事業務に注力できるよう支援することを使命としている。

Talent Mobility Cloudで移動手続きを一括管理

　従業員の移動には、税務手続き、ヒトやモノの輸送、移民手続き、住居探し、語学研修など煩雑な手続きがともなう。これら一連の移動手続きを行う上で、さまざまなサービス業者のサプライチェーン管理が必要となるが、これをすべて一括して行うのがMOVE Guidesのサービスだ。

　ユーザーはMOVE Guidesにマネジメント手数料を支払い、認可フォームに自社のポリシーや許容コスト、予算などを設定する。フォームに一度入力するだけで独自のプログラムニーズに合わせた業者の情報を得られ、そのサービス内容やキャパシティ、テクノロジを比較・選択できるようになっている。

　プログラムはすべて、クラウドベースのプラットフォーム「Talent Mobility Cloud（タレント・モビリティ・クラウド）」のHRハブで管理。200カ国、130の通貨による支払いプロセスが可能で、すべての支払いが中央プラットフォームで施されるため、瞬時に財務状況が把握できる。

　移動の際の見積もりコストと実際の支出も比較表示され、移動コストの削減にも貢献している。また同HRハブは既存のHRシステムと統合し、従業員のデータを引き出せるほか、カスタマイズされたレポートを瞬時に利用できる。従業員はウェブサイトやスマートフォンなどのタイムラインで、さまざまな移動サービスをリアルタイムに把握できるほか、駐在員が作成した「シティガイド」を通じて、実用的な目的地の情報にアクセスできる。

Talent Mobility CloudのHRハブですべての移動プロセスを一括管理MOVE Guidesのホームページ

　さらに、「MOVE Advocates（ムーブ・アドボケーツ）」と呼ばれるスタッフが企業のポリシーや文化に合ったサポートサービスを提供。電話やメール、チャットなどで24時間常に対応している。彼らは特別な研修を受けている上、自らも海外での移動・駐在経験があり、チームの延長線上で親身になって支援してくれるのだ。

移民手続きから子どもの学校探しまで

　たとえば、ある企業がインターンを派遣したとする。まずはプラットフォーム上で、プログラムの構成やインターンの利益などのポリシー、許容コスト・予算、ベンダーなどを設定する。インターンの派遣が決定すると、移動前の準備として、短期的な住居の予約やルームメイトとのマッチング、荷物のシッピング、移民手続きなどのサポートが提供されるほか、移動先の情報がTalent Mobility Cloud上で閲覧可能となる。

　また、インターンの到着後にはバーベキューやハッピーアワーズなどの歓迎会のセッティングに加え、ルームメイトや住居などの問題に関する解決策やさまざまな質問に対する答えが、Talent Mobility CloudやMOVE Advocatesを通じて提供される。

　現地でのインターン期間中には、住居管理や許容範囲内でのコストの払い戻し、引っ越し先での地域情報の提供など、きめ細かいサービスでサポート。インターンの帰国の際には、住居を引き払う手続き、荷物のシッピング、費用の払い戻しなどを実施し、インターンが安心して家に帰れるように配慮されている。

　家族のいる駐在員を派遣する場合も大体の流れはインターンと変わらないが、サポート内容はより広範囲に及ぶ。まず、出発前にはアサインメント・レターや契約書の作成・発行・保管、海外のビザや労働許可証を得るための手続き、税務関連のサービス・プロバイダとの調整、家財道具のシッピングなどをアレンジ。駐在員家族は、移動プロセスの中でやるべきことのリストをTalent Mobility Cloud上のタイムラインで確認しながら、プロセスを進めることができる。

　また、到着後は家や子どもの学校、配偶者の仕事探しをサポートするほか、現地の言語・文化トレーニングも提供される。家族を含めた総合的なサポートで、駐在員の移動と現地での生活を最大限ストレスフリーなものにするために工夫が施されている。