「Googleドキュメント」でプロジェクト管理ができる2つの便利機能を紹介

　仕事でプロジェクトに関わったことがある人なら、関連するタスクの管理がいかに重要かを知っているだろう。しかし、必ずしも全員が本格的なプロジェクト管理ツールを必要としているわけではない。かんばんボードは確かに有益だし、ガントチャートに絶大な信頼を置く人もいるが、逆に機能が多すぎて困るというケースもある。

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　その場合は、「Googleドキュメント」のシンプルな機能が役に立つかもしれない。この機能は、Googleが「ユーザーチップ」機能を発表した直後に導入されたものだ。当初はGoogleドキュメントにチップを埋め込むだけで、ユーザー情報を簡単に呼び出せるというものだったが、その後、ファイルや日付けも追加できるようになった。いずれの場合も、ドキュメントに「@」（アットマーク）を入力するだけで、ドロップダウンから選択できるようになる。

　この機能はどんどん強化され、プロジェクトのステータスも追跡できるようになった。ユーザーチップは「スマートチップ」へと進化し、プロジェクトの追加、ステータスの選択、ファイルの関連付け、メモの追加なども可能になった。それだけではない。「プロダクトのロードマップ」や「レビュートラッカー」も追加できるので、プロジェクトの進捗状況や各タスクのレビュー状況も把握できる。

　この2つの機能を組み合わせれば、Googleドキュメントに簡単に埋め込める、高機能ではないが基本の機能はしっかり押さえたプロジェクト管理ツールが手に入る。

　今回の記事では、この機能の使い方を紹介したい。この機能は「Google Workspace」の無料版と有料版の両方で利用可能だ。

Googleドキュメントのプロジェクト管理機能の使い方

　まずはGoogleドキュメントにプロダクトのロードマップを追加する。この機能を使うと、様々なプロジェクトのステータスを把握できるようになる。

1. Googleドキュメントでドキュメントを開く

　プロダクトのロードマップを追加するには、まずGoogleドキュメントでドキュメントを開く。ロードマップを追加したい場所にカーソルを置き、「@」を入力すると、選択肢がドロップダウン表示され、そのうちの1つを選択できる。

Googleドキュメントで@を入力したときに表示されるドロップダウン
提供：Jack Wallen/ZDNET

2. 「プロダクトのロードマップ」を選択する

　オブジェクトがドキュメントに追加される。

プロダクトロードマップがドキュメントに追加された
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3. 情報を追加する

　プロジェクトの名前を入力したり、関連ファイルやメモを追加したりできる。「ステータス」のドロップダウンをクリックすれば、プロジェクトの進捗に合わせて、プロジェクトのステータスも変更可能だ。

プロジェクトのステータスは簡単に変更できる
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4. オプションを追加・編集する

　 初期設定では、3種類のステータスが用意されている。ステータスの種類を増やしたい場合は、既存のステータスを一度選択してから、「オプションを追加／編集」をクリックする。ウィンドウがポップアップ表示されるので、「新しいオプション」をクリックし、新しいステータスを追加するか、既存のステータスを編集する。

プロジェクトロードマップのステータス追加／編集画面
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5. レビュートラッカーを追加する

　ドキュメントに「レビュートラッカー」を追加すれば、プロジェクトタスクのレビュー状況も簡単に追跡できるようになる。レビュートラッカーで利用できるフィールドは「調査担当者」、「ステータス」、「メモ」の3種類のみだ。

レビュートラッカーのオブジェクト
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6. レビュートラッカーオプションを追加・編集する

　プロジェクトのロードマップと同様に、レビュートラッカーでもステータスの種類は増やせる。

　行数が足りなくなったら、一番下の行で右クリックし、「下に行を挿入」を選択する。

プロジェクトのロードマップの行を右クリックして新しい行を追加できる
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　今回紹介した機能を使えば、本格的なプロジェクト管理ツールを使わなくても、Googleドキュメント内でプロジェクトの進捗状況を簡単に把握できるようになるはずだ。