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[ウェブサービスレビュー]ソフトやドメインの契約情報をまとめて管理「勿忘草」

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サイバーソリューション
内容:「勿忘草(ワスレナグサ)」は、ソフトウェアやリース機器、ドメインなどの契約情報を管理するためのリマインダサービスだ。契約期間やシリアルナンバーなどの情報をこのサービスに登録しておけば管理が一元化できるのはもちろん、更新が切れる前にメールでの通知が受けられるようになる。

 「勿忘草(ワスレナグサ)」は、ソフトウェアやリース機器、ドメインなどの契約情報を管理するためのリマインダサービスだ。契約期間やシリアルナンバーなどの情報をサービスに登録しておくことで、一元管理できるほか、さまざまな条件で検索できる。また更新が切れる前にメールで通知してくれる。

 IT関連を中心としたソフトやハード、サービスの契約情報は、書類だったりメールだったり、なにかと身の回りで情報が散逸しやすいものだ。更新の際には、契約先からメールなどで連絡が届くことが多いが、どのタイミングで届くかはまちまちで、期限の直前にメールが送られてきてあわてることも少なくない。金額の大きな契約であればなおさらだ。

 また法人であれば、契約時に窓口だったスタッフが退社したことでメールがうまく届かなかったり、そもそもの購入窓口がバラバラで契約の全貌が把握しづらいといったことが起こりがちだ。管理する契約情報の数が多ければ多いほど、この傾向は強くなる。

 このサービスを使えば、こうした契約情報を一括して管理でき、さらに更新日に合わせてリマインドメールで通知してくれる。これにより更新ミスを防げるとともに、更新料が発生する契約について年度の予算計画に組み込んだり、更新満了で他のサービスに乗り替える作業も余裕を持って進められるようになる。

 利用の流れとしては、利用者情報を登録したのち、1つずつ契約情報を入力していく流れになる。契約先や担当者、資産区分や保守管理番号など、リース機器を前提にした項目が用意されているので、必要な項目だけを選んで入力していくとよい。入力した契約情報は絞り込み検索ができるので、ジャンルや更新日といった条件で簡単に呼び出すことができる。

  • 「勿忘草」トップページ。法人向けサービスの無料版という位置づけになるが、個人でも利用可能。

  • ユーザー登録項目はかなり細かく、必須項目も多い。メールアドレスはそのままログインIDとなる。

  • 仮登録が完了すると確認メールが届くので、本登録用のURLをクリックする。

  • ログインIDと仮パスワードを入力し、本パスワードを記入して「登録」を押すと本登録が行われる。

  • 本登録が完了してログインするとトップページが表示されている。新たに契約情報を登録する場合は左列の「新規登録」をクリック。

  • 契約情報の新規登録画面。契約先や担当者、資産区分や保守管理番号など、リース機器を前提にした項目が用意されている。

 体裁としては、メール通知機能がついた簡易データベースになるが、契約情報の記入に適した項目があらかじめ用意されている。またメール通知のタイミングが任意の周期で繰り返し指定できることから、誰でも手軽に利用できるほか、ミスも起こりにくい。CSVによるインポートとエクスポート機能も備えるので、すでに手元のエクセルファイルで管理している場合の取り込みやバックアップも容易だ。

  • 一部の必須項目を除き、基本的には必要な項目だけを記入していけばよい。ソフトウェアの場合、シリアル番号などは入力しておくと重宝しそうだ。

  • 契約期間などを記入する。ここに書かれた年月日をもとにリマインドメールが送られてくるので、間違えないように記入する。

  • 送られてくるリマインドメール。送信のタイミングは、月単位、週単位、日単位の選択肢から指定でき、最大で3カ月前から送ることができる。

  • 登録した契約情報はさまざまな条件で検索できるので、一元管理にはもってこい。シリアルナンバーはもちろんサポートの電話番号、リースの連絡先などを探し回ることもなくなる。

 法人向けサービスの無料版という位置づけだが、個人でも利用可能で利便性は極めて高い。サーバやドメインを多数保有しているユーザーや、SOHOで業務用ソフトを多数活用しているユーザーは、試してみるとよいだろう。

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