表というものは、情報を有意義なかたちでやり取りしたり、体系付けたりする手法として優れている。また、表を用いることで効率も向上する。複数のリストを単一の表で置き換えることで、聴衆は複数のリスト項目をいちいち追いかけることなく、一目見るだけで理解できるようになるのだ。
プレゼンテーションのスライドには大きさに制限があるため、MicrosoftのPowerPointで表を用いる際には注意が必要となる場合がある。1枚のスライドにあまりにも多くのデータを詰め込むと逆効果になり、データがまったくない場合よりも悪くなると言ってもよいぐらいだ。あなたはすべてのデータを1つの表に詰め込むしか方法がないと考えているかもしれないが、そういった状況では創造力を発揮し、臨機応変に対処すべきなのである。対処方法としては例えば以下のようなものがある。
創造力を発揮するという点では、カスタマイズしたアニメーションを用いた解決策をいくつか思いつくこともできるはずだ。例えば、表の各行ごとに該当部分を抜き出した詳細な表を作成しておき、プレゼンテーション時にはそれらを1行ずつフェードイン、フェードアウトさせることもできるだろう。このようにすることで、聴衆は現在表示されている行に注意を集中することができる。なお、特殊効果は(たいていの場合)、表をより読みやすくするためのものであり、より動きのあるものや派手なものを作るためのものではないということを忘れないようにすべきである。
PowerPointの表では、以下の4種類の方法で情報を表示させることができる。
インポート機能を用いることで、PowerPointの表を外部のソースにリンクさせることもできる。これは、最新のデータを必要とする場合に重宝する。この機能を使用する場合、プレゼンテーションを他のシステムにコピーする際にはソースも一緒に持って行くか、少なくともソースをコピーするようにしなければならない。この作業を忘れると、リンクが切れて表が更新されなくなってしまう。なお、あらかじめ警告しておくが、リンクによってプレゼンテーションファイルのサイズは増大する。
図AはWordからコピーした表を示している。こういったコピーは迅速かつ簡単に行うことができる。まずWordの文書を開き、表を選択し、それをクリップボードにコピーする。その後、PowerPointで新たなスライドを挿入し、それに表を貼り付けることになる。この方法を用いると、データを速やかにスライドに取り込むことができる。しかし結果の表は通常、かなりの微調整が必要になる。
データが表の形式で他のファイル中に存在していない場合、PowerPoint側で表を作成することになる。
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