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PowerPoint講座:説得力のある表を作成する方法教えます - (page 2)

文:Susan Harkins(Special to TechRepublic) 翻訳校正:村上雅章・野崎裕子2008年02月20日 08時00分
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 表を描画するには、「標準」ツールバーにある[表の挿入]ボタンをクリックし、表パレットを表示させる。そして、図Cのように適切な行と列になるまでドラッグする。PowerPoint 2007では、このオプションは「表」グループ内に存在する。

図C 図C 表の描画は簡単に行うことができる

 PowerPointで表を作成した場合には、データの入力はもちろん自分で行わなければならない。その際には、以下のことを知っておくと良いだろう。

  • [Tab]を押下することで、セルからセルへと移動することができる。
  • [Enter]を押下することで、現在のセル内で改行し、その先頭に挿入ポイントを位置付けることができる。
  • 表中の最後のセルで[Tab]を押下することで、表の最下行の下に新たな行を挿入することができる。

 ただし、こういった方法を用いるだけでは洗練された表を作成することはできない。

どんな場合にも使えるワンパターンな解決策がある--わけがない!

 先ほどコピーしたテーブル(図Aを参照)には問題がある。最も重大な問題は、スライドに収まりきらないということだ。この場合、最も単純な解決策はフォントサイズを24ポイントから20ポイントに落とすことだろう(フォントサイズは、コピーする既存の表によって変わってくる)。

 これには表中のテキストを選択した後、「書式設定」ツールバーの「フォントサイズ」コントロールでより小さなフォントを指定することになる。表全体のフォントサイズを変更したい場合には、表の枠をクリックする。枠の実線が点線に変わったら、「フォントサイズ」コントロールを使用する--ただしこの方法では、見出しを含む表中のすべてのテキストが変更されるということに注意してほしい。(PowerPoint 2007では、[ホーム]タブ上の「フォント」グループに「フォントサイズ」コントロールがある。)スライド中の表を中央に配置するには、枠をクリックして4方向の矢印ポインタを表示させている状態で、表自体をドラッグする。

 表のフォントサイズを小さくするだけではスライドに収まりきらない場合、表そのもののサイズを変更することになる。表のサイズを変更するには、その表を選択した後、表のハンドル(枠に表示された小さな丸のいずれか)をドラッグする。マウスのポインタはこの時、表を縮小あるいは拡大できる方向を示す矢印に変わる。変更した結果が気に入らない場合、[Ctrl]+[Z]を押下することでその変更を元に戻すことができる。

 表のサイズ変更は予期しない結果となることが多いため、以下の点を心に留めておいてほしい。

  • 行の高さは、現在のフォントサイズを表示できない高さにまで低くすることができない。
  • 列の幅を狭くした場合、テキストの回り込みが発生すると行の高さが高くなる。
  • 列の幅は、テキストが一切表示できないところまで狭くすることができる。

 図Dは問題を抱えた新たな表の例である。これはすべてのデータをスライドにうまく収めて表示できているものの、判りにくいものとなっている。まず最初に、金額データが何を意味しているのかが明確になっていない。さらに、それぞれの季節が2行のデータで構成されており、見にくくなっている。1つの季節に2行を使うこと自体は問題ないものの、行の表示をもう少しすっきりさせる必要があるだろう。

 最も簡単な方法は、図Eのように季節の見出しとなっているセルを結合することだ。結合したいセルを選択し、「罫線」ツールバー上の[セルの結合]をクリックする。(PowerPoint 2007では、結合したいセルを選択した後で右クリックし、表示されたサブメニューから[セルの結合]を選択する。)

図D 図D 行と列で単純に区切られただけの表は見づらい

図E 図E セルの結合や分割を行うことで、データを意味あるものにすることができる

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