NTTドコモが提供する、月額315円(税込)から使えるモバイルグループウェア--広がる活用アイデア

念願のグループウェアで、営業効率が大幅アップ

　地域密着型の小規模な不動産会社。グループウェアどころかIT関連はまったく未整備で、詳しい人間も不在。営業担当者は日中出ずっぱりだが、主な連絡手段は個人間の携帯メールや通話のみに頼っているため、情報伝達が上手くいかないことも多かった。

　そこでモバイルグループウェアを導入したところ、個人やチーム同士での連携がとりやすくなっただけでなく、物件情報の共有やお客様に対するプレゼンテーションの効率が飛躍的にアップ。営業日報の作成も行えるため、管理職による確認や指示もやりやすくなった。

　ファイル共有機能を利用し、担当地域の現場写真をリアルタイムにアップロードして一括管理することで、ホームページの更新もスムーズに。また、スケジュール機能を使ってモデルルームの訪問予定を共有したところ、ブッキングなどのトラブルは大幅に改善され、スムーズな案内が可能になっている。

営業日報画面（左：スマートフォン、右：パソコン）

手慣れた「ケータイ」からも便利に--シフト管理やナレッジ共有

　とある街で複数店舗を展開する美容室グループ。お客様の予約状況によって早番・遅番、指名や手が足りない店舗への応援など、日常的にシフト変更などの細かい調整が欠かせない。そこでモバイルグループウェアの導入を検討したが、スタッフが実際に活用してくれるかは不安があったという。だが実際に導入してみると、表示画面が分かりやすく設計されており、スムーズに利用開始できた。美容師たちは私物のiモード対応機種やスマートフォン経由で、シフトの確認や従業員同士の連絡に活用。お客様からの急な予定変更にも柔軟かつ無理なく対応できるようになり、営業成績もアップした。

　また、ファイル共有機能を使ってカットの画像を共有したり、お客様の利用状況や髪の質、趣向といったナレッジ的な情報の集約にも成功。受付、アシスタント、ヘアスタイリストという立場が異なるすべてのスタッフにも、同一の情報が浸透して連携がとりやすくなった。現在、店舗内は非常に仕事がしやすい環境となっている。

左から　月別スケジュール管理画面（スマートフォン）、週別スケジュール画面（iモード対応機種）、ドキュメント管理画面（スマートフォン）

コストやセキュリティ面に着目しての利用にも適応

　某市の市役所が新規に開始した、官民一体の混成プロジェクト。連絡系統の整備が急務だったが、予算はたいして掛けられない。そこで着目したのが、初期導入費用が0円で、システム構築にかかる時間も不要、プロジェクト終了後は解約できるという本サービスだ。

　スケジュールの「見える化」により、業務の効率的な連携を図れるとともに、NTTドコモのインフラ上で完結するサービスのため、万が一自社にデータトラブルが発生してもパソコンがあれば事業の継続は可能。懸案となったセキュリティやシステムの安定性についても、スケジュールやファイルのアクセス権限設定や24時間365日の運用・監視体制なら安心できると導入が決まった。メール機能を柔軟に選択できることも決め手となった。

モバイルグループウェアのメール機能イメージ図

Webメールに関しては、ユーザー企業内のメールサーバを利用する形式と、クラウド上のメールサーバを利用する形式の2種類から選択が可能だ。クラウドタイプでは、オプションとして迷惑メール隔離フォルダも用意するなど、利用の規模や用途に応じて選べるようになっている。

より便利に--新たなユーザーが始める、新たな使い方

　昨今はモバイル端末などの普及で、クラウド型サービスを便利に使える環境が一段と整ってきた。こうしたなか本サービスは、成熟しつつあると言われるグループウェア市場で「キャリアの安心感」「手軽」「低価格」といった新たな提案を行なう意欲的な製品だ。実際、昨年4月末のサービス開始から約1年２か月で導入実績が4,500社を上回ったことからも、こうしたサービスに対する確実なニーズの存在がうかがえる。ユーザー側が柔軟なアイデアで活用場面を広げることで、今後は「ノマドワーク」「ワークスタイル変革」といった最新のキーワードを後押しするソリューションとしても着目されそうだ。そうした意味でも今後のサービス拡充やサポート拡大の動向には注目である。