グループウェアの導入・リプレースを阻む壁とは？見えない「思い込みの壁」を打破するグループウェアの教科書

　中小企業の経営者などからよく聞かれるのが、「うちのような小規模の会社では、大声を出せば社員みんなに聞こえる。わざわざITを使って、情報共有をする必要はないでしょう？」という声だ。本当に少人数でも社内情報の共有は上手く行っているのだろうか。確かに大企業であれば情報共有の必要性は理解しやすいが、このような決めつけが前提となっていれば、根拠のある説得が不可欠だろう。この壁も意外に大きいものだ。

　現場に全てを任せてしまうと、戸惑いが生じて導入したもののほとんど利用されないままというケースも存在する。「管理者側がきちんと管理する」ことと、「利用者の業務実態に合った、使いやすいグループウェア」という二つの課題が、うまく成り立っていないと、利用していても不満は大きいようだ。

　導入が検討課題に挙がっても、「うちの社員はITのリテラシーが特別高いわけでもなく、なけなしの投資がムダになってしまうリスクは取りがたい」と立ち消えになってしまうケースだ。たとえパートタイム社員が大半だからといって、使いこなせないと決めつけるのは早計で、せっかくの業務効率化のチャンスを見逃しているにすぎない。惜しい話だ。

　これは実際に導入を検討し、見積をとったことがあるユーザーなら実感があるだろう。「1クライアントあたりのコストは安価です」とアピールしているグループウェアでも、オンプレミス版を導入する場合、初期費用としてサーバー導入コストがプラスされる。月額費用の前にかかる初期導入コストを見て、導入しない判断をする企業も多いようだ。社員分のクライアント数のコストプラス、サーバーコストが加わると100万円弱から100万円を超えるコストとなる場合もある。確かにこの額になってくると、気軽に導入することは難しい。中小企業では、「百万円を超える予算を用意することはできない」という場合も多い。大企業でも社内稟議が必要となるため、明確な導入メリットを示さなければならない。

　うまく行っていない場合に原因としてまず挙がるのは、管理者の権限が強すぎて現場の要望にマッチしてないという声だ。グループウェアは社員全員が利用するためのソフトウェアだが、管理者が一方的に「こう使う」と使い方を決めてしまうと、こうなりやすい。

　また、全社での利用が徹底できていないケースも不満を与える原因の一つとなる。グループウェアは全員が利用することで、「必要な情報を共有する」といった課題が解決する。一部の人しかグループウェアを利用せず、利用しない社員のために、グループウェア導入以前から使っていた紙の資料を配付することが必要になっている場合は、グループウェア導入の意味が薄れてくる。

　現状に不満なのに使い続けている理由として、「本当はクラウドに移行したいのだが、セキュリティが不安で足踏み状態」とのケースもあるようだ。グループウェアにはその企業ならではの極秘事項が含まれるが、それがクラウドで漏洩するのではないか、との懸念が先行してしまう場合だ。