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Zoom会議の前に「やるべきこと」「避けるべきこと」トップ3

Ry Crist (CNET News) 翻訳校正: 編集部2020年05月19日 07時30分
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 新型コロナウイルス感染症(COVID-19)のパンデミックの影響で、われわれの多くが仕事の場をオフィスから自宅に移している。そして、友人や家族はもちろん、同僚とのつながりを保つために、Zoomが人気のプラットフォームになっている。

 ビデオ会議は実際の対面式会議よりもストレスが少ないと気づいた人も多いが、一方でZoomの会議そのものに特有の新たなストレスもある。

 数十年にも感じられたこの数週間、私は仕事と遊び(Zoomを使ってヨガ教室も開催している)のために数百回のZoom会議を開き、多数のミスも犯した。

 私と同じミスをしてはいけない!

 この数週間に私が体得したZoomでやるべきこととやってはいけないことを3つずつのポイントにまとめてみた。

やるべきこと

その1:ネット接続を確認すること

 Wi-Fi接続でZoomを使うなら、会議を始める前に全てが順調かどうか確認しよう。私はいつも、一旦Wi-Fiの接続を切って再接続し、会議前に信号強度を確認する。Speedtest.netでテストするのもいい。Zoomのシステム要件(どんな会議をするかでかなり幅がある)はウェブサイトで確認できる。

その2:スピーカーとマイクをチェックすること

 Zoomの「設定」にある「オーディオ」タブで、マイクとスピーカーのテストができる。会議を始める前に毎回、これらをチェックすることをお勧めする。また、画面右下にある「詳細」ボタンをクリックすれば、さらに「背景雑音の抑制」と「エコー除去」の設定もできる。

その3:ビデオをチェックすること

 Zoomの設定画面では、「ビデオ」もクリックしよう。ライティングと構図を確認すること(会議の間ずっとあなたの鼻を見ていたい人などいない)。ライティングをチェックし(顔は見えるかな?)、機密情報や人に見せるのが恥ずかしいものが映らないかも確認しよう(動きながら会議に参加する場合は特にだ)。

 バーチャル背景を使うなら、会議が始まる前にちゃんと表示されるか確認しておこう(設定画面で「バーチャル背景」をクリックする)。

やってはいけないこと

その1:会議の直前にZoomあるいはOSのアップデートを始めないこと

 もちろん、Zoomを最新版にしておくことは大事だ。だが、ダウンロードとインストールに時間がかかり、アップデート後の設定に時間がかかり、結局失敗してZoomをアンインストールして再インストールしたことがある。

 OSのアップデートでも同じことが起こるかもしれない。アップデートは会議が終わってからにしよう。

その2:ノートPCの内蔵バッテリーに頼らないこと

 ノートPCでZoomをやるなら、外部電源につないでおこう。ビデオ会議はかなりバッテリーを消耗する。会議の途中でバッテリーが切れる事態は避けたい。

 ノートPCを電源につないでおくことのもう1つのメリットは、画面が明るくなるので、顔の写りがよくなることだ(前面に白っぽい画面のアプリを開いておくと効果が高まる)。

その3:画面に気の散るものを置かないこと

 Facebook、Twitter、メールなどは全て気が散る原因になる。会議の相手は、あなたがそうしたものに気を取られていることに気づくだろう。

 会議に必要ないものは閉じよう。そうすることで気が散る可能性を低くできるだけでなく、何かの通知がポップアップして音が鳴る恐れも減る。

 集中して会議を早く終わらせられれば、それだけ早く他の仕事に戻れるというわけだ!

 

この記事は海外CBS Interactive発の記事を朝日インタラクティブが日本向けに編集したものです。

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