休暇中、メールを見ないで過ごすには--その準備と心構え - (page 2)

　自動返信機能が、筆者のところに届く「調べればすぐに分かる」ような質問にもとても役立つのには驚いた。人々は電子メールで、さまざまなことについての質問の答えを筆者が知っているかどうかを訊いてくる。そうした人々は不在メッセージを受け取ると、たいてい1日か2日後に、自分で答えを見つけたと知らせてきた。質問しておいて、自分で答えを見つけてくれるので、筆者は何もせずに済んだ。

Gmailの自動返信機能
提供：Danny Sullivan

フィルタ設定、登録解除、スレッド表示

　役に立った機能はほかにもあった。筆者は出発前、Gmailのフィルタ機能を設定して、登録済みのいくつかのメーリングリストからのメールが自動的に削除されるようにしておいた。それは、そうしたメーリングリストを「一時配信停止」にするようなもので、戻ってきた時にはフィルタ設定を解除した。重要な議論やトピックはまた話題にのぼるので、この設定によって何かを逃すことはなかった。

　コンピュータから離れる前の2週間は、届いたメールを注意深く見て、長い間登録したままになっているメール配信サービスの多くを積極的に登録解除した。一度何かを買ったスポーツ用品店から毎週配信される、退屈な電子メールは本当に必要だろうか。いや、必要ない。そういった電子メールを日課の一部としてただ削除するのではなく、登録解除のオプションを探して、それを使うことで、完全に配信停止にしたのである。

　もう1つ非常に役に立ったのは、「Outlook」のスレッド表示だ。筆者はこのスレッド表示を毎日の電子メールチェックの一部として既に使っていた。しかし、1週間分の電子メールを処理してみて、それが強力なツールだと分かった。類似の電子メールを1つのグループにまとめれば、全体に目を通して、不要になったものを捨てるのが非常に簡単になる。

　Gmailユーザーは言うまでもなく、スレッド表示を良く知っている。Gmailでは初期設定になっているからだ。この機能は、ほかの多くのウェブベースやソフトウェアベースの電子メールプログラムでも提供されている（「グループ」と呼ばれている場合もある）。スレッド表示を今まで試したことがないのであれば、オンに切り替えることを検討してみてほしい。多くの電子メールサービスやプログラムでは、筆者がGmailで設定したような、特定の種類の電子メールを削除する設定が可能なフィルタやルールも提供されている。同様に、自動返信機能もかなり普及している。

自分の中にある「オフ」スイッチを使おう

　これまでに挙げたヒントやそのほかの方法に夢中になって、一番重要なことを見落とさないようにしてほしい。どんな電子メールプログラムを使っているにしても、またどんな特別な機能があっても、自分自身のスイッチを「オフ」にできるのは自分だけだ。

　そう、放っておいていいのである。何とかなるものだ。最初の旅行の間、筆者はすべてを完全に把握しておこうと努力した。どの電子メールも重要に思えた。しかしそこから離れて、連絡を取ってきた人に自分は留守だと伝えるようにすると、筆者の電子メールの未処理分はほとんどが自然に解決した。

　不在の間、仕事を引き継いでくれる同僚などがいれば、電子メールから離れることがもっと簡単になるのははっきりしている。しかしいずれにしても、われわれの多くにとって、休暇とはそういうものだったはずだ。あなたが休みを取れば、その間は同僚が代わりに役目を果たしてくれる。あなたが同僚の代わりになるのと同じように。

　常時接続の世界に生きているからといって、常に接続していなければならないわけではない。メールを使わないでいたとしても、戻った時の仕事は必ずしも増えない。コンピュータから離れるのを不安だと感じているのであれば、長めの週末に、または1日休みを取ったときでも良い、試してみることを強くお勧めする。