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なんとなく毎日が忙しい人へ--タスクに意識を集中させるiPhoneアプリ「TaskPortPro」

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 「TaskPortPro」は、タスク管理アプリだが、単にタスクの一覧を作るためのアプリではない。その日のタスクにかかる時間を見積もりや1日の見通しを立てた後、見積もり通りに終了することを目指してタスクに意識を集中させるためのアプリだ。

  • タスクの実行中の画面。左上の「並替」をタップするとタスク一覧が表示される

 画面は、「タスク一覧」「タスク計画」「タスク実行」「結果一覧」という順に移動する。「タスク一覧」で、その日にやる予定のタスクを入力し、「タスク計画」でタスクの見積もり時間を入力して、終了予定時刻を確認する。「タスク実行」で各タスクの実行時間を測りながらこなしていく。

 なんとなく毎日忙しく残業になって、仕事が終わらない、というあいまいな状態から脱出するために、1日の始めにTaskPortProで見通しを立ててから仕事を開始するのがいいだろう。また、タスクにかかる時間を計測するため、見積もった時間と実際にかかった時間を比較できるので、何に時間がかかってしまったのかを分析して、翌日以降の仕事に生かせる。

 タスクは、TaskPortPro上で1つずつ入力することもできるが、タスク管理のためのサービスとして人気の高いToodledoを利用している場合は、タスクをまとめてインポートすることもできる。TaskPortProは「1日分」のタスクを見るアプリだが、Toodledoは過去も未来も含めたタスク全体を管理するためのサービスであるため、使い分けができる。

  • 「タスク一覧」で左上の「+」をタップすると表示されるメニュー。実行履歴やルーチンからもタスクを作成でき、使えば使うほど便利になる

  • タスクを1つ入力しただけで、まだ見積もり時間を入力していない状態。そのため、合計時間なども表示されていない

  • タスクの実行中に割り込みの仕事が入ったら、「割り込み」をタップして、その仕事を入力する

 Toodledoからタスクをインポートするには、あらかじめ「設定」画面にToodledoのアカウント情報を入力しておく必要がある。Toodledoのタスクを自動的にすべて読み込むわけではなく、自分で指定して読み込めるため、その日の分のタスクのみを選択すればいい。

 タスクの実行中に、予定になかった割り込みのタスクが入ってきたら、すかさず「割り込み」ボタンをタップして、そのタスクを入力しよう。なぜ予定通りに終わらなかったのかを知ることは大切だ。

 すべてのタスクを終了したら、「結果一覧」画面で、予定と実績をグラフで確認できる。「送信」をタップすれば、結果をそのままメールで送信できる。送信先は「設定」画面であらかじめ設定しておくこともできる。また、実行済タスクを選択して「ルーチン」をタップすると、選択したタスクをルーチンとして登録できるので、何度も同じタスクを入力する必要がなくなる。

 TaskPortProを使えば、タスクの「計画→実行→振り返り」という一連の流れがアプリ内で完結するので、非常に効率良く仕事をこなせるようになるだろう。

  • Toodledoからのタスクの登録。TaskPortProに取り込むタスクをタップして選択する。ダークブラウンの帯の部分はToodledoの「コンテキスト」にあたる

  • Toodledoからのタスクインポート後。ToodledoはPCのウェブブラウザから使用できるため、入力がしやすい。合わせて使うと大変便利だ

  • 結果一覧には、タスクの見積もり時間と実測時間が数値とグラフで表示される。このままEvernoteなどにメールで送信して記録を保存すると、読み返すのが簡単になる

>>TaskPortProのダウンロードはこちら

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