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遠隔ミーティングを時間通り始めるための5つのヒント

Justin James (TechRepublic) 翻訳校正: 石橋啓一郎2011年10月06日 07時30分
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 ミーティングは、必要以上に長くなることが多い。これが起こる理由は2つある。本来かかる時間よりも長い時間かかっている(あるいは脱線している)か、時間通りに始まっていないかだ。この記事では、遠隔会議とウェブミーティングを時間通りに始めるための5つのヒントを紹介する。これらは時間通りにミーティングを終える助けになるはずだ。

1.iCalの招待を使う

 参加者にはミーティングがあると連絡するだけでなく、適切な招待メッセージを送るべきだ。メールクライアントを使ってミーティングを設定すれば、標準のiCalフォーマットを使用してくれる。主要な電子メール・カレンダーのパッケージはすべてこのフォーマットを認識し、自動的にミーティングの予定をカレンダーに追加してくれるはずだ。これで、ミーティングが忘れられることはなくなるし、応答をチェックすれば、誰がその招待を受け入れ、誰が拒否したかを知ることもできる。

 Outlookでは(他のクライアントでも可能かも知れないが)、リマインダーを通知する時間も設定できる。わたしは、ミーティング開始の15分前をお勧めする。リマインダーを設定していない受信者は、時間が過ぎてしまうまでミーティングの開始時間に気づかないかも知れない。また同時に、スライドショーファイルなどの関連ファイルを送っておくとよいだろう。これは、ミーティングを時間通りに始めるのに役立つわけではないが、ミーティング時間の短縮には大きな効果がある。わたしは、すでに送られている資料を検討する方が、ミーティングで大量の新しい情報を示し、そのあとで質問に答えるよりも、ずっと時間が短くなることに気づいた。

2.必要な情報を伝える

 ミーティングの招待メッセージを送る際には、次のような項目が含まれている必要がある。

  • 音声通話のための電話番号と暗証番号(必要な場合)
  • ログイン情報を含む、オンラインで接続するための手順
  • オンライン会議に必要なソフトウェアへのリンク

 参加者がミーティングに参加するのに必要な情報を見つけられないために、開始が遅れることも多い。この情報が、メールの文面だけでなく案内メッセージそのものに含まれているようにし、カレンダーからリマインダーを受け取ったときに参照できるようにしておくべきだ。

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