遠隔ミーティングを時間通り始めるための5つのヒント - (page 2)

3．ミーティングを早めに開始する

　多くのミーティングシステムでは、ホストがミーティングに参加しない限り、他の参加者は参加できない仕組みになっている。ミーティングに早めに参加するようにすれば、他の参加者も接続できるようになる。会議のための回線や他のリソースの予約に支障がある場合でも、他の参加者が参加してくる5分前には参加しておく方がいい。またこれによって、画面を共有したい場合に、コンピュータの準備をする時間が取れる。その際、ブラウザでは関連するタブだけが開いているようにすべきだ。画面に表示されてしまう可能性のあるアプリケーション（電子メール、メッセンジャーなど）はすべて閉じておくこと。そういったウィンドウが表示されると、参加者の気が散ったり、秘密情報や個人情報が表示されてしまったりする可能性がある。会議中に「久しぶり、最近どう？」というメッセンジャーのウィンドウが画面にポップアップするところは、同僚や顧客には絶対に見せたくないはずだ。

4．事前に使用するツールをテストしておく

　ソフトウェアは、失敗すると恥ずかしいというときに限ってうまく動かないものだ。ミーティングで何らかのソフトウェアを使う必要があるなら、事前に十分にテストしておくこと。また、スライドショーファイルについても、適切に操作できるかという面と内容の面の両面で最終チェックすべきだ。わたし自身、ファイルを探しながら導入部分の説明をしようとして、間違って違うPowerPointのファイルを開いてしまう（これが時折問題を引き起こす場合がある）ということを経験している。

5．スケジュールによる問題を避ける

　直前の予定との間に隙間がなく、前のミーティングが押してしまったために参加が遅れる人も多い。また、一日の最初や、昼食直後にミーティングをスケジュールした場合も、問題が起きる場合がある。それらの時間帯は、拘束される人が多いというだけでなく、急いで対処が必要な緊急事態が起きやすいときでもある。午前中か午後のやや遅い時間の、相手が必ずオフィスにおり、前日の深夜に起こった問題への対処に忙殺されていない時間帯を選び、カレンダーシステムを使って、他の予定との間の隙間のないスケジュールを避けるのがよいだろう。

他のヒントは？

　いつもミーティングの開始が遅れてしまうという読者はいるだろうか。ミーティングを時間通りに始め、予定通りに進めるための作戦には、他にどんなものがあるだろうか。