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「読みにくい」と思われないために--Wordドキュメントにありがちな5つの問題点

文:Jody Gilbert(TechRepublic) 翻訳校正:村上雅章・野崎裕子2010年08月02日 08時30分
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 社内用のメモであるか、全国的に配布する長文のレポートであるかにかかわらず、ドキュメントが読みにくいだけで、あるいはその見た目が悪いだけで、伝えたいメッセージすべてが伝わらないということもあり得る。しかし、本記事で紹介する基本的なデザイン原則を守ることで、読みやすいドキュメントを作成することができるはずだ。

 ドキュメントの体裁は、人の嗜好によって左右され、会社によってさまざまな慣習があり、ドキュメント自体の目的によっても変わってくるものの、どのようなドキュメントにも適応できる不変の原則というものが存在している。いや、あってしかるべきである。以下では、Wordドキュメントにありがちな5つの問題を挙げるとともに、それらを避け、より効果的なドキュメントを作成するためのティップスを解説している。

#1:フォントの種類が多すぎる

 近頃では膨大な数のフォントが利用可能となっている。だからといって、1つのドキュメント内にそれらをすべて放り込んでよいというわけではない。魅力的で読みやすく、どの環境でもサポートされているフォントを選択し、それを使い続けるようにしてほしい(ただし、Comic Sansフォントのようなカジュアルなフォントは、真面目なビジネスドキュメントには向いていないだろう)。

 ドキュメント内で目立たせたいテキストがあるという場合、2種類のフォントを使い分けるのがよいだろう。例えば(英文であれば)、本文にArialやCalibriといったサンセリフ書体を用い、タイトルや見出しにはTimes New RomanやCambriaのようなセリフ書体を用いることができる(一般的には、PCで読む場合はサンセリフ書体が、印刷物で読む場合はセリフ書体が読みやすいとされているものの、Wordに搭載されている組み込みスタイルはこういった考え方に沿っていない)。

 1つのドキュメント内でさらに多くのフォントを使い分けることができると主張する人々もいる--しかし筆者としては、なぜわざわざそんなことをするのか?と問いたい。何らかのパンフレットを作成しており、さまざまなフォントを用いることでデザインを引き立たせようとしている場合(あるいは、マーケティング用の資料を作成しており、大量のフォントによって読者をフォント酔いの状態に誘い、商品購入に結び付けたい場合)を除き、フォントを増やすことは、ドキュメントの説得力や読みやすさを低下させるだけに終わるはずだ。

#2:フォントサイズに一貫性がない

 同様の話であるが、テキストのサイズには一貫性を持たせておくべきだろう。例を挙げると、本文テキストのサイズは10ポイントに、大見出しは14ポイントに、そして中見出しは12ポイントにするといった具合だ。こういった標準に従うようにし、一部のテキストをドキュメント内の他のテキストよりも大きく、あるいは小さくしたりすることがないようにしなければならない(気まぐれや、うっかりは禁物だ)。Wordの組み込みスタイルを用いるか、自前のスタイルを作成して適用することで、サイズ(あるいはその他の属性)に一貫性を持たせることが可能になるはずだ。

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