分散プロジェクトチームの管理術--プロジェクトマネージャーのための5つのヒント

　以前なら、プロジェクトチームはみな1カ所に集まっていた。その理由は明らかだ。物理的に同じ場所にいない人と、コミュニケーションを取り、共同作業をするのは容易なことではなかったからだ。しかし今では、チームのメンバーが多くの場所に物理的に分散しているのはよくある話だ。ある場合には、在宅勤務をしているチームメンバーを抱えているかも知れない。また別の場合には、サードパーティー企業と連携しているのかも知れず、しかも相手は海外にいるかも知れない。

　今日では、技術とソフトウェアの進歩により、そういったことはより一般的になってきている。遠隔からでも、オフィスにいるのとほとんど同じ通信速度で、会社のコンピュータネットワークにアクセスすることができるようになっている。チームの他のメンバーと文書を共有し、リアルタイムで更新していくためのソフトウェアも提供されている。電話会議、テレビ会議、ウェブ経由の動画技術などを使えば、必要に応じてチームが顔を合わせることもできる。

　これらはすべて、いいニュースだ。あまり良くないニュースは、依然としてメンバーが同じ場所に集まっている方が、チームを管理するのは簡単だということだ。だが、テクノロジーが対面で話すことの代わりにはならないとしても、以下で説明するアイデアは、分散したプロジェクトチームの管理を少しは楽にしてくれるかも知れない。

1．メンバーが適切な態度で取り組めるようにする

　チームの一部が離れた場所にいる場合、プロジェクトマネージャーとチームメンバーは、協調作業やチームワークに関する懸念に十分に注意を払う必要がある。離れた場所にいるメンバーは、チームの他のメンバーの間で進んでいることから取り残されているように感じやすい。また遠隔にいるメンバーは積極的にコミュニケーションを取る必要があり、また1人で作業することが得意で、締め切りに厳格でなくてはならない。

2．よい対話のプロセスを確立する

　プロジェクトマネージャーは、積極的なコミュニケーション計画を策定し、分散チームがうまく一体となって働けるようにする必要がある。例えば可能であれば、遠隔メンバーが直接出席する定期的なミーティングを設けるべきだろう。チームのメンバーが異なる都市や国にいるのであれば、ビデオ会議または音声会議ができる共通の時間を探すことだ。