成功するオンラインオフィスを作るためのツールリスト

チャット

　大声で何かを言わなければならないときもある。Skypeがあれば、フランクフルトにいるプログラマーやシドニーにいるデザイナーやシカゴにいるコピーライターと電話会議を開くことができる。しかも無料で。テキストベースのチャットやIMやファイル転送も可能。フォーラムではスピーディーなコミュニケーションを行うことができないが、現実的には答えが返ってくるのを待っていられないときもある。IMネットワーク経由のリアルタイムで一対一のチャットも、チームのコミュニケーションツールのひとつとして押さえておいたほうがよい。

　Skypeは好きじゃない？その場合はAIMやWindows Live Messenger、Yahoo、ICQ、Google、FreeConferenceCalls.com （ローテクだがコンピュータが要らない）という選択肢もある。

文書の共有

　ときにはフォーマット済みの文書を簡単に共有・編集する必要もある。そういう用途にはフォーラムやWikiは適していない。電子メールで文書をやりとりすることもできるが、すぐに何がなんだか分からなくなりそうだ。そんなときに使えるのがGoogle Docs＆Spreadsheetsだ。先日、RichardがGoogle Docs＆Spreadsheets経由でわたしをはじめとする複数のRead/WriteWebライターにひとつのスプレッドシートを展開した。Googleにサインインして、Richardがまさにわたしに見せたいと思っているものを見ていることを認識し、必要に応じてその場で編集を加えられるというのは、とても便利だった。

　Google Docs＆Spreadsheetsは好きではない場合は、Zoho、gOFFICE、ThinkFreeを試してみるとよいだろう。

フローチャート

　オンラインのマインドマッピングツールは非常に優れたツールだ。ほかのメンバーと椅子に座ってデータベースやウェブサイトのページ構成、またはゲームのレベルなどを綿密に計画できるというのはとにかく素晴らしい。わたしが在宅勤務を始めたころにはこのようなツールは1つも無かったが、今これらを活用できるのはありがたいことだ。マインドマッピングツールのひとつThinkatureは音声によるチャットもサポートするためフローチャートを通じておしゃべりすることもできる。

　Thinkatureは好きではない？それならMindMeister、Gliffy、Kayuda、Bubbl.us、Mindomo、Flowchart.com、Comapping、Mind42も良いだろう。

ファイル

　電子メールやフォーラムの添付として送るには大きすぎるファイルを、すぐに簡単に送付する必要があることもある。そんなときに頼りになるのがSenduitだ。これを使えば、100メガバイトまでのファイルをアップロードして仲間に送ることができる。Senduitは単なるファイル転送サービスではなく、わたしのお気に入りだ（ほかにもYouSendItやzUpload、DropSend、LeapFILEなどのサービスがある）。自分のチームに合うものを見つけてほしい。

結論

　さて、読者はおそらくこう考えているだろう。Basecampやそれに競合するアプリケーションを使えるのに、なぜわたしはこんな記事を書いているのだろうかと。いや、そんなことは考えていないかもしれない。しかし、自分のバーチャルオフィスの設定については自分でもっと管理したい、オンラインツールを使って1から構築したいと考えているかもしれない。自分のオンラインオフィスを維持するということは、どの機能を取り入れるかを自分で決めることだ。ここで紹介したサービスとアプリケーションは、自分の分散型チームの成功に不可欠となる円滑なコミュニケーションを行えるようなバーチャルオフィスを構築するのに役立つだろう。

　バーチャルオフィスに備えておくと良いものがほかにもあるだろうか。わたしたちが忘れているサービスがあるだろうか。仕事に不可欠な重要なものが漏れているだろうか。その場合はコメント欄にメモを残してほしい。

　注：カレンダーについては単独のカテゴリーとしてはあえて取り上げなかった。というのは、上で紹介したフォーラムの多くがカレンダー機能も備えているからだ。