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様々なコミュニケーションツールを最大限に活用する方法とは

株式会社ディーアイエスソリューション(DSol)はコラム「様々なコミュニケーションツールを最大限に活用する方法とは」を公開しました。

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普段はこのコラムコーナーで総務部門の方々向けにPBX(構内交換機)に加えて新しいITソリューション「ユニファイド・コミュニケーション・ソリューション」の話を書いています。
今回は少し趣向を変えて、「内線電話だけじゃ非効率。様々なコミュニケーションツールを最大限に活用する方法とは」というテーマについて書いてみます。
そもそも、ビジネスで有効なコミュニケーションツールには何があって、どのような特長を持つものがあるのでしょうか。
まとめてみました。

かなりざっくりとまとめるので、専門家の方からすると言葉が足りないと思いますが、全体を理解するには良いのではないでしょうか。

【主なコミュニケーションツール分類と特長】

時間拘束 会議中のやり取り 伝言メモ 即時性 ロケーション 表情 資料共有
固定電話 される やりにくい 発生する 高い 自席 見えない 不可
モバイルフォン される やりにくい 発生する 高い 選ばない 見えない 不可
TV会議 される やりにくい 発生する 高い 会議室 見える オンライン共有
チャット されない やりやすい 不要 高い 選ばない 顔写真のみ ファイル共有
SNS されない やりやすい 不要 低い 選ばない 顔写真のみ ファイル共有
電子メール されない やりやすい 不要 低い 選ばない 見えない ファイル共有

普段あまり意識せずに各ツールを利用していると思うのですが、分析するとそれぞれ異なる要素を持っていることがわかります。
コミュニケーション相手とリアルタイムにやり取りを行うツール、時間差が生じるツール。軽いやり取りに向いているツール、エビデンスとしての役割を担うツールなど。

これだけのコミュニケーションツールを並べると、使いこなすのも大変だと思うのではないでしょうか?
また、いろいろあるのは知っているが、使い方がわからなかったり、立ち上げるのに時間がかかったりして、ついつい簡単な内線電話を使ってしまう、あるいは、せっかく導入したのに使われなくなってしまう......
皆さんも同じような経験はありませんでしょうか?

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