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台風・地震に備えた「社員全員テレワーク(在宅勤務)」を実施。結果的に9割の社員のワークライフバランスも向上

GWの2週間、社員全員がテレワークを実施。災害時等のテレワークの予行演習になったとともに、約9割の社員のワークライフバランスも向上するという結果になりました。

株式会社テレワークマネジメント(以下テレワークマネジメント、代表 田澤由利)および株式会社ワイズスタッフ(以下ワイズスタッフ、代表 田澤由利)は、両社の東京都千代田区、北海道北見市、奈良県生駒市の全オフィスを閉鎖し、2015年4月27日(月)~5月8日(金)まで、社員全員テレワークを実施いたしました。本取り組みが、災害時等のテレワークの予行演習になったとともに、約9割の社員のワークライフバランスが向上するという結果になりましたのでお知らせいたします(社内調べ)。

弊社では平常よりいつでもテレワークが可能な体制を整えており、震災だけでなく、台風や豪雨などで社員が出勤できないような非常時が増えてきている今、社員全員が、突然でも、いつでも、テレワーク(在宅勤務やモバイル勤務)を利用した事業継続が可能な体制が重要だと考えております。
そこで、ゴールデンウィークの連休を挟む以下の期間を利用し、東京、奈良、北海道のオフィスに在席する社員24名全員がテレワークを実施いたしました。

■社員全員テレワークの概要
・実施期間:2015年4月27日(月)~5月8日(金)
・閉鎖オフィス
テレワークマネジメント東京オフィス(東京千代田区)
ワイズスタッフ北見オフィス(北海道北見市)
ワイズスタッフ奈良オフィス(奈良県生駒市)
・実施目的 テレワークによる事業継続の予行演習
・実施人数 24名(役員除く)

■テレワークの時の業務体制
各オフィスでは、業務に必要なすべての機能をクラウド化することで、社員がどこにいても協力しあって、会社に出勤して作業するのと同様に業務を実施する体制を整えております。本取り組みにより、業務効率が低下することはありませんでした。電話は代表電話の内線転送を利用し、物理的な郵送作業等が発生した場合はオフィスに一時的に出社するなどして対応いたしました。

■予行演習は無事終了。9割の社員のワークライフバランスが向上。代表電話転送体制が課題。
予行演習としてのテレワークは、大きな問題が発生することなく終了しました。本取り組み終了後、社員全員にアンケートを実施したところ事業継続のための予行演習となっただけでなく、約9割の社員が「通勤がないため時間を有意義に利用できた」と回答し、社員のワークライフバランスが向上したことがわかりました。
具体的には、通勤時間が削減されることで子どもの送迎など家族と過ごす時間や家事、自己啓発の時間が増えた等のコメントがありました。中には、業務内容に配慮した上で帰省先の実家に執務環境を作り、テレワークを実施した社員もいました。

一方で、以前よりテレワーク運用時の課題に代表電話の内線転送体制があり、今回は社員全員が代表電話を着信し、内線転送ができる仕組みを導入しましたが、オフィスに居るときと同じように転送先の社員が電話に出られるのか等の状況が把握しにくいという問題が残りました。これについては、弊社で利用しているバーチャルオフィスのアバター(社員の分身)を自席以外のところへ移動させる方法で対応しました(バーチャルオフィスについては以下をお読みください)。

■社員の管理およびコミュニケーション体制
弊社の社員の管理体制は、テレワークをいつでもできるように以下のように整えております。テレワークの課題とされるワーカー管理の問題点は各種ツールでクリアしております。

・テレワーク中の執務管理
弊社では通常よりテレワークを行っており、社員の執務管理は弊社が独自に開発したシステム「Fチェア」を利用して実施いたしました。
本システムには着席、退席ボタンの押下で記録される社員の業務時間管理のほか、社員の執務中のパソコン画面をキャプチャできるなどの機能が組み込まれています(キャプチャは管理者のみが閲覧可能)。
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・プレゼンス(在席)確認およびコミュニケーション
弊社では必ずしも社員が同じ空間にいるということがないため、通常よりプレゼンス(在席)確認にはバーチャルオフィス(Sococo Virtual Office)を利用しています。バーチャル空間に社員の自席とアバターがあり、アバターの有無で在席確認をすることができます。また、このアプリケーションは資料共有をしながらのウェブ会議や、チャットも可能で、スタッフ同士、気軽にコミュニケーションをとることができます。
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■今後の展開
今後もこのような取り組みを定期的に実施することで、いつでもテレワークが可能な体制を整え、弊社が目指す「限りなく会社と同じ環境」に更に近づけているかの検証を行ってまいります。また、そのノウハウを広く社会に活かしていただけるよう引き続き皆様にお役に立てる情報やサービスを提供してまいります。

■本件およびツール関するお問い合わせ
(株)テレワークマネジメント
WEBからのお問い合わせ:
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東京オフィス
〒102-0084 東京都千代田区二番町7-15 ステラ二番町102号室
TEL:03-3265-5012(月曜日~金曜日 午前9:00~午後5:30) FAX:03-3265-5032

このプレスリリースの付帯情報

在宅勤務時の様子

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