オープンテキスト、企業コンテンツ管理（ECM）を基盤とした 「契約管理ソリューション：Open Text Contract Management」をリリース

今回の「Open Text Contract Management」は日本国内でリリースされるビジネスアプリケーション製品で、今後、人事、経理、品質管理など、様々な業務に特化したソリューションを展開していく予定です。なお、「Open Text Contract Management」の発売開始は2010年11月4日です。


多くの組織や企業では、契約プロセスが厳格に管理されてはおらず、契約書も部門ごとのファイルサーバーや業務システム別のリポジトリ内で個別の方法で保管され、社内の情報共有が難しい現状にあります。企業の事業利益を守るためにも、法的な基盤となる契約書は、その作成から廃棄までライフサイクル全体を通して、適切かつ効率的に管理、追跡できる環境が必要です。あらゆる種類の契約書の作成、調整、承認から期限管理、廃棄まで、全社的な管理を可能にする「Open Text Contract Management」はこうした企業が抱える課題を解決し、契約ライフサイクル全体で透明性を確保しながら契約プロセスの標準化を図り最適にサポートするソリューションです。


オープンテキストのECMソリューションであるOpen Text ECM Suiteをプラットフォームとして利用する「Open Text Contract Management」は、文書管理、ワークフロー、アーカイブ、レコードマネジメントや電子メール管理などのECMの先進機能を基盤に構築され、集中リポジトリによって、新規および既存の契約書を一元管理します。また、企業のルールに合わせて容易なカスタマイズが可能なさまざまなテンプレートを提供し、例えば契約に関するあらゆる情報を取引先ごと、契約ごとに体系的に一元管理し、一画面で表示することができるテンプレートを用意しています。


単なる文書管理とは異なり、ECMを基盤とするソリューションであるため、契約の進捗状況をどこでもリアルタイムで確認でき、またワークフローによる承認やフォローアップを電子メールで自動的に担当者やチームに促す機能で、確実なビジネス対応と業務の効率化を図ります。組織全体で契約プロセスをコントロールし、全プロセスのレコードやコンテンツをアーカイブで自動的に記録、保管し、全文検索することが可能なため、監査証跡やコンプライアンスにも容易に対応できる環境を構築します。


「Open Text ECM Suite」は今後、iPhone、iPad、Androidなどの情報携帯端末に対応する予定で、これによりどこにいても契約書を参照したり、ワークフローで承認したりできるようになります。


＜主な特長＞

■契約書作成の自動化ユーザーが標準的な言語、条項、諸条件を使用して契約書を作成できるセルフサービス環境を提供し、契約書が商慣習に背く内容になるリスクを低減します。法務部門は、認可される契約書テンプレート、言語、条項、条件の作成および維持に取り組む一方で、複雑化する契約書作成にベストプラクティスを活用して対応できます。

■安全が確保された契約プロセスワークフロー、ディスカッション、作業割り当て、バージョン管理などの契約調整プロセスにおいて、最初の契約書の草稿から最終承認に及ぶコラボレーションに、安全なオンライン環境を提供します。

■電子的なリポジトリで一元管理承認された電子および紙文書の契約書を中央で一元的に保管することで、組織全体でのアクセスが容易になると共に、検索、レポート、分析の効率化を実現し、契約情報検索にかかるコストを最小に抑えます。契約書の保管、アーカイブ、および廃棄を確実に実行できるようにすることで、コンプライアンス、法律、および業務ポリシーの要件に対応できます。

■バックエンドシステムに自動的にアップロード契約書の主要データは関連するバックエンドシステムに人手を介さずアップロードされ、アップロードされたデータは自動的な抽出が可能になります。その結果、作業コストが最小限に抑えられ、キーによる再入力エラーが減少します。

■自動アラート管理契約改定などチェックが必要な契約のマイルストーンに関わるアラートと情報レポートを組織内の担当者とチームに自動的に電子メールにて発行し、行動を促します。契約したサプライヤーが合意条件を確実に遵守することを促進し、あるいや組織が顧客と行った契約上の約束を確実に果たすように支援します。これにより、リスクを最小限に抑えながら、収益の機会を最大化します。

その他、取引先など契約パートナーに関する情報は、契約パートナーデータベースでマスタデータとして管理され、検索、参照できます。データは外部のデータソース（SAPの仕入先／得意先マスタやOutlook VCFファイル）からインポートすることができ、入力する必要はありません。


＜販売について＞
販売開始日：2010年11月4日提供：オープンテキストおよびオープンテキスト株式会社のビジネスパートナーより提供。


※製品に関するお問い合わせ
オープンテキスト株式会社 営業本部
東京都港区海岸1丁目16番1号ニューピア竹芝サウスタワー6階
Tel:03-5472-5273
Email:sales-jp@opentext.com


※本件に関するお問い合わせ
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Fax:03-5472-5211
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