モバイルワーカーを徹底サポート！ワークスタイルも変えてしまう強力スマホアプリ「GPS Punch!」の使い方

　外回りの多い営業、配送、保守サービスなどのスタッフや、契約先に常駐する派遣スタッフとの連絡に、スマートフォンを活用しはじめた企業も多いだろう。そこで今回紹介したいのは、スマートフォンに搭載されたGPSが持つ位置情報をリアルタイムに把握することで、従業員の勤怠管理を簡単に実現してしまうアプリケーションだ。出退勤や業務報告などを時刻や位置情報とセットにした状態でリアルタイムに行うことができるため、業務効率が大幅に向上するというものだ。

　だが本稿で特に注目したいのは、このアプリは、アイデア次第で勤怠管理を越えた活用につながるということだ。社外を走り回るスタッフの日中の動きをGPSでリアルタイムに把握できるということは、外勤担当者により効果的な指示を出すことができるし、一日が終わった段階で、もっと戦略的な動き方を検討することも可能ということ。従来は特別なシステムを導入しなければ不可能だった戦略立案をスマートフォンで実現してしまうのが、後述する「GPS Punch!」なのだ。

実は勤怠管理にぴったり、なのがスマートフォン

　「GPS Punch!」はレッドフォックス株式会社が提供するスマートフォンアプリ。初期費用60,000円、月々1人あたり500円（GPS Punch! for Bizの場合）で導入可能だ。現場のスタッフは「いつどこで何をしたか」をリアルタイムに報告できるとともに、マネジメントする側は業務を「見える化」できる。見えてきた情報を分析すれば、業務をよりよくするヒントも見つかるというわけだ。

　まずは概要を押さえておこう。

　操作は直観的で簡単。出退勤の時には、ボタンをスライドさせるだけだ。位置情報と時刻がセットになっているため、いちいち「何時にどこにいます」などを記入する必要はない。

　また、業務報告も、作業開始／終了、移動、訪問、休憩開始／終了の行動ボタンを選択しタッチするだけだ。こちらももちろん、位置情報や時刻と連動されている。グループ内共有の機能を使えば、グループに設定されたスタッフの報告内容を確認することができるので、外出先からも自分のチームの動きが把握できて便利だ。

指1本のカンタン操作だから、入力も苦にならない。

　上記のようにして外出先のスタッフが「GPS Punch!」で発信した情報を、オフィスにいる上司やマネジメント部門がリアルタイムに確認するためのWebサービスが「GPS Punch! Maneger」だ。

　スタッフが今どこにいるかを地図上に表示させたり、一覧で表示したりできる。部署や課などのグループ単位に分けて管理したり、日付、個人名、行動内容などで絞り込み検索をかけて閲覧することもできる。また、データのエクスポートも可能なので、データを加工・分析して、今後の業務に役立てるといったことも可能になる。

このワークスタイルが今後は当たり前に？営業スタッフの機動力を上げたい会社は要注目

　では、「GPS Punch!」を導入すると業務がどう変わるか、３ステップで具体的なケースを挙げてみたい。これを参考に自社にあった発展形の活用アイデアを考えるのは、もちろんユーザー自身だ。また、記事下部の「お問い合わせ」ページから、レッドフォックスに相談をするのも良いだろう。

基礎編：人材派遣会社A社

　人材派遣業のA社では、契約先に派遣したスタッフが電話やメールで、出退勤の時刻を申告していた。だがこの方法だと、本部のマネジメントスタッフが勤務時間を集計するのに手間がかかり、転記ミスも発生していた。そこで「GPS Punch!」を導入。送信されてきたデータをエクスポートして集計できるなど、マネジメント部門の作業負荷が大幅に軽減された。

一覧表示画面。データのエクスポートにも対応している。

応用編：電子機器の販売・保守企業B社

　電子機器の販売・メンテナンスを手がけるB社では、営業スタッフが朝のミーティングで前日の業務報告を行なっていた。だが客先に直行する日は報告が帰社後になるなど、情報共有は遅れがちだった。しかし「GPS Punch!」を導入後は、顧客との面談後、即座に終了報告などがコメント付きで行えるようになった。

　また納入した機器に障害が発生し、現場に急行するような場面でも効率が大幅に向上。従来はスタッフ全体のスケジュール表に基づいて、一番早く対応できそうなスタッフに直行可能か問い合わせるなど、調整に時間がかかっていた。だがGPS Punch!の画面でスタッフの所在や現在の業務状態が把握できるため、現場に近いスタッフに、即座に指示が出せるようになった。営業員の訪問件数、障害対応の効率は、目に見えて向上した。

全従業員の最新の報告を地図上に表示。現在の行動を一目で把握。

発展編：ルート配送のC社

スマートフォンで表示した「トラッキング画面」だ。可視化された行動パターンを集約、分析しながらビジネス戦略を考えることができる。

　自動販売機に飲料を補充するルート配送業務を行うC社でも「GPS Punch!」に注目していた。数十台の配送車を効果的に稼働させることは、競争力に直結する重要課題だからだ。

　従来からドライバーに対し、こまめな電話報告を義務づけてはいたが、そのデータを集約し、分析するには至っていなかったのだ。

　そこでGPS Punch!を導入後は、まず配送車の移動ルートの非効率を端から洗い出した。ルートの見直しで１割の配送車削減が可能であると判明、さっそくその分を新規業務にまわした。また渋滞で移動が遅れている配達車に対しても迅速に指示が出せるため、柔軟なカバー体制が可能に。同時並行して、日々の配送車の行動パターンの傾向も独自に分析をすすめている。今後は、月末月初や曜日ごとに配送ルートを最適化するなど、より積極的な事業展開を検討している。

　このように、まずは簡単に、段階別の「GPS Punch!」活用方法を挙げてみた。だが、まだこれは標準機能の範囲内の話に過ぎない。

　「SFAやCRMなどの自社システムと連携したい」「自社専用の機能を付けたい」「従業員の報告内容をグラフ化したい」といった導入企業のニーズに対してもカスタマイズが可能なのが、さらなる大きな強みだ。詳細は、下記のダウンロード資料でご確認いただきたい。お問い合わせから、まずはレッドフォックスに相談をするのも良いだろう。また、いまなら最大2ヶ月間の無料トライアルも実施中とのことなので、まずは試しに使ってみるのも良いかも知れない。