限られたスペースで仕事をしている限り、できるだけ紙類は減らす必要がある。書類が地層を成していたのでは、必要な資料をサッと取り出せないばかりか、資料を探している間にさらに散らかる上、無駄な時間を食ってしまう。デスクがごちゃごちゃしていると、思考もごちゃごちゃしてしまい、イラついたり気が散ったりする。仕事をスムーズに進めるために、デスク周りはスッキリと整理しておきたい。とにかく紙類を身の回りから減らすことが、整理の第一歩だ。しかし、紙を減らすとはいえ、必要な書類を捨てるわけにはいかない。そこで活躍するのが、ドキュメントスキャナ「ScanSnap」だ。
紙をスキャンしてデータとして保存しておけば、半永久的に残る上、紙のように劣化したり破けたりすることもない。データが残れば、物理的に場所を取る紙類は捨ててしまえる。しかし、紙をデータに変えても、問題は残る。それは、データの保存場所の問題だ。パソコンのハードディスクの中に保存するといっても、万が一パソコンが壊れたらデータも失う。外付けのハードディスクにもバックアップを取れば安心だが、今度は外出先でそのデータを見られないという点は同じだ。せっかくデータとして保存した書類を、持ち出し用に再度印刷するのはどうにも効率的ではない。この問題を解決するのが、クラウドサービスのEvernoteだ。
Evernoteは、写真やスキャンした画像、WordやExcel、PDFなどのファイル、Webサイトのクリップ、音声など、あらゆるファイルを保存できるクラウドのノートサービスだ。Webブラウザから利用できるほか、WindowsおよびMac用のデスクトップクライアントと、iPhoneやAndroid端末などのスマートフォン用のアプリも用意されている。Evernoteは、他のストレージサービスのように、決まった容量が最初から割り当てられているわけではなく、毎月のアップロード容量に上限（無料アカウントの場合60MBまで）があり、アップロードしたファイルの総量には制限がない。さらに、画像に対する高度な光学式文字認識（ＯＣＲ）機能により、画像内の文字列を検索できるようになる。
ScanSnapには、書類のスキャン後に直接Evernoteに保存できる機能が、あらかじめ用意されている。「Scanボタン」を使ってワンプッシュで書類をスキャンできるほか、クイックメニューから、目的に合わせたデータの利活用方法が簡単に選択できる。パソコンと接続して、必要なソフトウェアをインストールすれば、すぐに使い始められる。もちろん、事前にスキャンの設定を目的に合わせてカスタマイズすることも可能だ。
仕事をする上で避けて通れないものの１つが名刺だ。外回りの多い営業職のみならず、業界関係者が多く集まる展示会やフェア、異業種交流会や勉強会など、積極的に活動すればするほど名刺は増える。もらった名刺はどうしているだろうか。名刺入れに入れっぱなしにしているか、箱に入れているかもしれない。しかしそれでは、必要な時に素早く目的の名刺を探せなくて困る。かといって、名刺をもらう度に、記載されている名前、住所、会社名などの情報をアドレス帳に入力するのは手間がかかる。この問題を解決する方法は、ScanSnapで名刺をデータ化して、管理をEvernoteに任せてしまうことだ。
名刺の場合は、JPEG形式でEvernoteに保存しておくと、iPhoneで名刺を探すときに見やすい。なぜなら、PDFにしてしまうと、ノートを表示したときに添付ファイルのアイコンだけが表示されて、中身を見るためにそのアイコンをタップしなければならないからだ。一方、JPEGの場合は、ノートを表示すると同時に画像も表示される。また、JPEG形式であれば、Evernoteの無料アカウントでもテキスト検索が可能だ。コツは、名刺１枚に対してノートを１つにすること。複数枚の名刺を１つのノートに保存すると、ノートをスクロールしなければいけないが、それは利便性からいって避けたい。Evernoteに保存された画像は、ＯＣＲ処理が行われ、画像内のテキストが検索できるようになる。そのため、スキャンした画像を特に整理しなくても、あたかも名刺のデータベースのように使えるのだ。
保存した名刺ノートに少しだけ手を加えることで、名刺がもっと探しやすくなる。ポイントは２つ。１つ目は、名刺ノートを名刺ノートブックに保存しておくこと。２つ目は、各ノートに会社名のタグを付けておくこと。いずれも、この手間を惜しまないことで、iPhoneから名刺を参照する際に、格段に探しやすく、かつ見やすくなる。名刺用ノートブックに名刺をまとめておくと、iPhoneで見る時に特に便利だ。「名刺」ノートブックを選択して、画像を一覧表示するだけで、紙の名刺を探すように名刺を探すことができる。月別にまとめて表示されるので、「何月頃お会いした」という記憶からでも探すことができる。テキストで検索できる情報が思い出せないときに便利だ。さらに、Evernoteのプレミアムアカウントであれば、「名刺」ノートブックをオフラインにしておくと、通信できない環境でもノートを見られるようになるので安心だ。
会社名のタグを名刺ノートに付けておくのは、テキストで会社名を検索すると、名刺以外の情報も検索結果に表示されて、目的の名刺を見つけにくい場合があるからだ。特に、書類やニュースなど、該当する企業の情報をすべてEvernoteに保存している場合は、会社名でEvernote内を検索すると、名刺以外の雑多な情報が検索結果に混ざってしまう。名刺ノートにのみ、会社名のタグを付けておくことで、タグから会社名を素早く絞り込んで検索することができる。
複数ページに及ぶかさばる書類は、スキャンしてPDFに変換し、Evernoteに保存するのが手っ取り早い。PDF形式にして保存しておくと、後で再度印刷が必要になった場合でも、簡単に対応できる。Evernoteには、どのような形式のファイルでも保存できるほか、プレミアムアカウントであれば、PDFファイルにもOCR機能が有効となり、テキスト検索が可能になる。書類だけでなく、アイデアを書いた手書きメモや、打ち合わせや電話のメモなどのすべての紙類は、ScanSnapでスキャンして保存するようにして、デスクには必要最低限の紙しか置かないようにすれば、かなりデスク周りの見通しが明るくなる。しかも、Evernoteに保存した書類は、テキスト検索で簡単に見つけることができる。紙の山から苦労して探すことがなくなる。S1100のようなハンディタイプのスキャナなら、常にデスクの上に出してあっても気にならないし、「紙をスキャンする」という仕事がとても簡単な動作で済むので、苦にならない。しかも、はがきや名刺のように、少し厚めの紙でも、紙自体を湾曲させずに読みとれるのはうれしい。
書籍もスキャンして保存しておくと便利だ。たとえば、ビジネス英文メール例文集のような本は、たくさんの例文の中から使えるものを探し出すのに苦労する。しかし、本を一冊丸ごとEvernoteに保存しておけば、キーワードを検索するだけで、必要な例文を探し出すことができる。ここでも、プレミアムアカウントのPDF検索が役に立つ。本を何冊保存していようと、検索が１回で済むのだ。本のように何十ページにもわたってスキャンをする場合は、S1500のようなADF（自動給紙装置）の付いたスキャナをお勧めする。ただ、高速なスキャン性能があっても、本を１冊スキャンしてPDFファイルにするまで、20分程度はかかるため、何でもPDFにすれば良いというわけでもない。よく参照する本や、前述のように、たまにしか使わないが検索できると便利な本に絞ってスキャンするといいだろう。ただし、書籍や新聞などの著作物は、個人で利用する場合を除き、権利者に無断でスキャンすることは法律で禁じられている。あくまで私的利用の範囲内に留めておこう。
同じ目的で、取扱説明書もスキャンして保存しておくことをお勧めする。特に社内で使う機器類の取扱説明書は、多数の人が様々な場所に持っていって使うことが多く、気付いた時には紛失していたということも珍しくない。そうして、古い機器の操作は古くから社内にいる人でないと分からない、などという事になりかねない。しかし、取扱説明書をスキャンしてEvernoteに保存し共有すれば、いつでもどこからでもアクセスできる上、必要な個所も検索で素早く探せる。必要に応じて、必要なページだけを印刷すれば良い。
このような大きなファイルを保存する際には、１ノートのサイズに注意する必要がある。１ノートにつき保存できるデータ容量は、無料アカウントでは25MBまで、プレミアムアカウントでは50MBまでアップロードが可能だ。おおよその目安だが、200ページ超の本で15MB程度、300ページ超では40MBを超える。また、１ヶ月間のアップロード容量も、無料アカウントは60MBまでなので、25MBのファイルなら２つまでしかアップロードできない。しかし、プレミアムアカウントならば、１GBまでアップロードできるので、ファイルのアップロード数はあまり気にしなくても良くなる。ScanSnapでは、スキャン時の画質を簡単に切り替えられるので、用途に応じて画質を切り替えてファイル容量を調整しながら使用するといいだろう
Evernoteが仕事で重宝する理由はまだある。スマートフォン向けの公式アプリがあるので、保存したデータを簡単に外出先から参照できる点だ。出張が良い例になる。出張先で必要な書類、プレゼン資料、出張先の周辺地図、宿泊ホテルの情報、時刻表といった情報を、紙の情報はスキャンして、Webの情報はクリップして、全てEvernoteに保存しておく（プレミアムアカウントユーザーは、このノートブックをオフラインで参照できるように、忘れずに同期しておくこと）。こうしておけば、手荷物は最小限で済む。出張から戻ったら、領収書をすべてスキャンして控えを取ってから、会社に提出する。出張先で入手したパンフレットやカタログ、ショップカードなどを、全てスキャンしてEvernoteの出張ノートに保存する。これで、今回の出張に関する全記録が１つのノートブックに収まることになる。スキャンが終わった紙類を破棄すれば、資料の整理は終了。必要な時にいつでも取り出せる上、無駄なスペースを取ることもない。Evernoteに保存した書類は、iPhoneのEvernoteからでも直接メールで送信することができるので、外出先で「あの資料どこにある？」と聞かれても、その場で即座に送ることができる。パソコンがそばになくてもiPhoneがあれば用事が済むので、時間を大幅に節約できる。
 Evernoteのノートブック。ノートブックの中にノートブックを作成する機能でカテゴリ別にノートブックを整理すると見やすい。 |
 このノートの場合、「[00] Inbox」というノートブックに作成されており、「ScanSnap」「Evernote」という２つのタグが付けられている。 |
スマートフォンでEvernoteを利用する場合に、気になるのはセキュリティだ。その点、Evernoteは標準でSSL暗号化に対応しているほか、プレミアムアカウントならば、iOSおよびAndroidユーザーはパスコード（PIN）によってEvernoteのデータを守ることができる。セキュリティを重視してEvernoteを使用するのなら、プレミアムアカウントは必須だろう。ただ、いくらScanSnapとEvernoteの組み合わせが便利だと言っても、両方を一度に導入するにはコストがかかる。しかし今なら、PFUが実施しているキャンペーンを利用してScanSnapを購入すれば、もれなくEvernoteプレミアム一年分（※S1100シリーズ購入の場合は、Evernoteプレミアム3ヶ月分）がついてくるので、導入コストを低く抑えることができるのだ。これを利用しない手はない。
 EvernoteのiPhoneアプリの設定画面。プレミアムアカウントでは、オフラインノートブックの設定およびパスコードの設定が可能。 |
 プレミアムアカウントで可能なオフラインノートブックの設定。ノートが増えてサイズが増大したノートブックでは、一度に同期を行おうとすると途中でアプリが落ちてしまうことがある。時間がある時にこまめに同期しておきたい。なお、同期には時間がかかるため、安定して通信できるWi-Fi接続時に行うことをお勧めする。 |
Evernoteは、チームで利用するのにも最適だ。プレミアムアカウントなら、ノートを共有することができるので、必要な資料や議事録、タスクリストなどを簡単にチームで共有可能だ。たとえば、仕事のプロジェクトごとにノートブックを作って、プロジェクトに関わるファイルを全て保存して一元管理するといった使い方ができる。無料アカウントのユーザーは、ノートの共有はできないが、共有されたノートを見ることはできるので、「リーダーのみがプレミアムアカウント、チームメンバーは無料アカウント」という使い方もお勧めだ。ScanSnapとEvernoteを組み合わせれば、個人の仕事もチームの仕事も大幅に能率アップが期待できるので、どんなビジネスシーンでも活躍すること間違いなしのベストコンビと言えるだろう。
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