PCでもスマホでも使えるOffice＋OneDriveで仕事効率をアップ！

　オフィスで働く人にとって必要不可欠なツールとして浸透しているマイクロソフトの Office 。利用者が個人で入手できるサービス商品としての Office は2種類があると前回紹介した。

　ざっと振り返ると、 Office Premium がプリインストールされたパソコンを持っている人は、常に最新バージョンを利用できる永続版の Office に加えて、最初の1年間は無償で Office 365 サービスが利用できる。 Office 365 Solo を導入しているなら2台までのパソコン（ Windows ／Mac いずれも可）で、契約期間中は最新の Office を使える上、 Office 365 サービスを使い続けられる。このときぜひ活用したいのが今回紹介するストレージサービス「 OneDrive 」である。

Office365 は加入型サービスの Office

最新版やMac/ Windows へのインストールもオンラインでライセンスを認証した後にクラウドからインストールできる

　OneDrive は Windows 10 に統合され、内蔵ストレージのように使えるだけでなく、 Office ファミリーの各アプリケーションとも統合されている。デジタルノート作成アプリ「 OneNote 」はその典型的な例だろう。 OneDrive に OneNote の情報を保存するようにしておけば、どんなデバイスで OneNote を起動しても、 Microsoft アカウントを登録したデバイスなら、どこからでも同じ情報にアクセスできる。これはクラウド時代には当たり前のことでもあるが、クラウド時代を迎える前から仕事道具の定番であった Word 、 Excel、 PowerPoint といった Office を代表するアプリケーションもまた、 OneNote のようにクラウド指向のアプリケーションに現在は変わり、 OneDrive と一体化されている。

Google Driveだけじゃない--共同編集に便利な OneDrive ＋ Office 連携

　"クラウドを活用したオフィスツール"と言えば、Google Driveを中心に利用するGoogle Docsを思い浮かべる方が多いだろう。Google Docsはウェブブラウザだけで動作し、同じ文書を複数の利用者が同時に編集できる。

　Google Docsでの文書や表計算、プレゼンなどの共同編集機能はチームで作業を行うには必要不可欠と考えている方も多いのではないだろうか。確かに編集するアプリケーションと文書が保存される記憶領域が同じクラウド内で管理されているため、共同作業に向いている。以前の Office は、共同編集を行うその手順が煩雑だったことに加え、Google Docsにあるようなリアルタイムで修正が反映される仕組みは提供されていなかったためだ。

Word 2016 のリアルタイム編集機能。メンバーのステータスが、「リアルタイムでの編集」に変わる

　しかし、現在の Office はデスクトップ版ならではの高機能、高パフォーマンスを活用しつつ、クラウドを中心とした共同作業において同種のウェブサービスに匹敵する高い生産性をもたらしてくれる。リアルタイム共同編集は、 Word Online および Word 2016 （ Windows版 ） のみの対応となるが、同時に複数メンバーが編集する仕組みは、 Excel や PowerPoint 、それに Word を含むMac版 Office でも利用可能だ。

　デスクトップ版がもたらす高い生産性を考えるならば、 Office を用いて共同編集する利点は大きいと言えよう。Google Docsには「ブラウザさえあれば、誰とでも共同編集できる」という利点もあるが、 Office Online を用いれば可能。すなわち、 Windows パソコンを所有しているひとたちの大多数が持っているデスクトップ版 Office も考慮するならば、ネットを通じた共同作業のために、わざわざ使い慣れた Office の利用をあきらめる必要はないのである。

便利な「共同編集」の使い方

仕事でチャットを活用しているなら、URLをメッセージで送っても共有できる

　使い方は簡単。 OneDrive でファイル編集権を共同編集者（メールアドレスを入力するだけで良い）に与えればいいだけだ。共同編集者は Microsoft アカウントを保有していた方が望ましいが、リンク先を知っているだけで編集できても良いのであれば、 Microsoft アカウントを持たない者も共同編集者として作業に参加できる。

OneDrive でファイル編集権を共有可能に。メールアドレスを入力すればいいだけだ

　また Office 2016 では、右上に「共有オプション」のアイコンが配置され、ここをクリックすることで共同編集者を招待し、開いている文書を OneDrive 経由で簡単にプロジェクトのメンバーと共有できるようになった。対象となる利用者のメールアドレスを入れて、招待状を送るだけでよく、面倒で複雑な設定を行う必要はまったくない。

　元になる文書は Office で作っているけれども、共同編集をするためだけにGoogle Docsに変換して共有している例は、筆者も協業する事業者との間でよく見かける。しかし、実際には上記のように、 Office 文書の書式などを完全に保ったまま、ほぼ同じユーザーインターフェースで、オンライン上の共同編集を行えるのだ。

Word 2016 なら、右上の「＋」マークをクリックすると、共同編集のための招待メールを送信できる

　先述したように、共同編集を行う相手は、必ずしも Office のライセンスや Microsoft アカウントを持っていなくても作業に参加できる。 Office を用いた共同作業では「相手も Office を持っていること」という条件がハードルになっていた時期も過去にはあったが、今はもう昔話だ。

　また、初期のオンライン版 Office は、機能面で大幅に本来の Office より劣るものだったが、現在は開発が進んだことで、ちょっとした編集作業、レビューであれば機能不足を感じることはほぼない。

　実際に使用してみればわかるが、例えば Excel ならば編集者ごとに色分けして編集セルの位置、 Word ならばカーソル位置が表示され、同時に入力を行える。機能や使い勝手のマイナス面はそれほど多くない。