仕事のIT環境を、より「自由」で「便利」に変えていくために--「Officeソフト」クラウド化のススメ

「新しい会社のIT環境」実現例

　まず確認しておきたいのが、「Office 365」では、下記のような複数のサービスを、ユーザー単位、月額ベースで利用できることだ。

　特長的なのが、従来はPCへのプリインストールやパッケージで購入して使っていた「Microsoft Office」のフルバージョンを、ネットからダウンロードして利用できるライセンスが提供される点である。

　この「Office 365 ProPlus」の使い勝手は、従来のパッケージ版「Office」とまったく同じだ。オンライン時にライセンス認証さえ適切に行われていれば、オフラインでも問題なく利用できる。仕事上でのドキュメントによるコミュニケーションでは、WordやExcelのOfficeフォーマットが事実上の標準になっているといってもいい。そうしたソフトを従来と同様に扱えるライセンスが付属している点は大きなポイントだ。

　さらに「Office 365 ProPlus」は、1ユーザーあたり「5台」までのPCにOfficeをインストールできるライセンスになっている。例えば、会社のデスクトップPCと外出用のモバイルPC、さらに会社で業務利用を許可された自宅のPCにインストールすることも1つのライセンスでできるようになっている。「Office for Mac」も利用できるので、PCとMacが混在している会社でも導入しやすい。

Office 365 ProPlus　Wordのスクリーンショットだ。オフラインでも問題なく利用可能だ。
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こちらはExcelだ。このように「Microsoft Office」のフルバージョンが使える。
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　一方の「Office Online」は、Webブラウザベースで利用できるOfficeスイートだ。クラウドストレージである「OneDrive」上に置かれたOfficeドキュメントを、ブラウザが使える環境であればどこからでも閲覧したり、簡単な編集を行ったりすることができる。近年、ビジネスの現場にも普及しているスマートデバイスなどから、ちょっとドキュメントを見たいといった場合には、Officeソフトが入っていなくても十分に実用的に使える。

　オンラインストレージの「OneDrive」は、個人向けのサービスも提供されているので実際に使ったことがある人もいるだろう。Office 365で提供される「OneDrive for Business」はアクセス権限の設定やバージョン管理機能など、より仕事向けの機能が強化されたものになる。このOneDrive for Business上に、仕事上で共有するファイルを置いておくことで、ネットさえつながっていれば、どこからでも即座に必要な情報にアクセスできる。OneDrive for BusinessにはiOSやAndroid向けのアプリも用意されており、PC以外の環境からのアクセスも容易だ。

ブラウザで動作する「Office Online」のWord画面
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同、Excelの画面だ。
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こちらがオンラインストレージの「OneDrive for Business」となる。
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　先に触れた「会社に無断でネット上の場所にこっそりファイルがコピーされてしまう」といった事態については、このOneDrive for Businessを社内のツールとして標準化することで抑制できるだろう。提供される容量も、社外の人との大きなファイルやドキュメントのやり取りを行うのに十分だ。OneDrive for BusinessとOffice Onlineを組み合わせれば、共有先の相手がOfficeを利用していなかったり、バージョンが違ったりといった環境の違いを気にせずに、Officeドキュメントを共有できるのだ。