会議の懸案事項報告を効率化するには--決め手は3分間 - (page 2)

　このアプローチを採用したおかげで、議論の脱線が少なくなり、特定の議題に注力できるようになった。キッチンタイマーを使いたくないという方は、iPhoneのストップウォッチ機能を用いたり、スマートフォンにストップウォッチアプリケーションをダウンロードして使うのもよいだろう。

　こういったミーティングの目的を明確にしておくことで、各議題を迅速に消化できるようになる。また、優先度と次回のレビュー日程に従って懸案事項を整理しておくことで、プロジェクトの後半に影響が出てくるような懸案事項ではなく、今すぐ解決する必要のある懸案事項を把握できるようにもなる。

　「スクラム」というソフトウェア開発手法に基づいた、毎日立ったままミーティングを行うというアプローチを採用することで、日々の作業を行う中で出てきた懸案事項をチームメンバー間で共有できるようになるはずだ。懸案事項の管理や解決は、懸案事項のレビューを行う公式ミーティングの場でのみ実施するべきものではなく、いつでも行えるようになっているべきである。また、懸案事項が10個以上あるという場合、議論する時間の短縮や、懸案事項のさらなる優先順位付け、ミーティング時間の延長を検討するべきだろう。

ピピピッ！

　キッチンタイマーをミーティングの場に持ち込むというのは、わざとらしいと感じる人もいるかもしれないが、議論の脱線を防ぐために役立つはずだ。筆者であれば、懸案事項について1時間半にもおよぶ議論を行うよりも、キッチンタイマーのピピピッという音や、iPhoneのチャイムを聞く方を選ぶ。何しろ、プロジェクトは完遂させなければならず、口よりも手を動かさなければいけない時もあるのだから。