会議の懸案事項報告を効率化するには--決め手は3分間

　本記事では、懸案事項をレビューするミーティングにおいて、時間を効率的に使い、チームメンバーの集中力を途切れさせないようにするためのプロジェクトマネージャー向けの手法を紹介している。なお、この手法は筆者が原稿を執筆する際に用いているものでもある。

　プロジェクトマネージャーであれば、プロジェクトの実施期間を通して懸案事項をフォロー、管理していくことの重要性を理解しているはずだ。そういったマネージャーにとっての本当の課題は、懸案事項をいかに洗い出すのかではなく、既に洗い出されている懸案事項をプロジェクトミーティングにおいていかに効果的かつ効率的にレビューしていくのかということにある。

　筆者はすべてのプロジェクトにおいて、懸案事項やリスク、詳細なプロジェクトスケジュールについてレビューするミーティングを実施するようにしている。このミーティングの目的は、1週間を振り返ったうえで、現在抱えている懸案事項の状況をレビューし、未解決となっているものごとを解決するための対策を議論する公式な場を創り出すというものだ。こういったミーティングは、同じ場所で働いているとは限らないメンバーが一堂に会し、考えられ得る影響や関連についてそれぞれの立場から意見を述べる機会を提供できるという点で有益である。

　こういったミーティングは、60分間と予定しておき、前半の30分間は既に洗い出されている懸案事項のレビューに充てることになる。またこの種のミーティングは、壁に各種資料を掲示できるだけの十分なスペースがあり、OAタップが多数配置され、PCのデスクトップや一連の懸案事項を投影できるプロジェクタが備え付けられた専用の会議室に、ほとんどのチームメンバーを集めて行うことになる。

　このように生産性を高めるための準備を整えていたにもかかわらず、12個の懸案事項を駆け足でレビューするだけで予定していた30分を超過し、90分もの議論になってしまったという時の筆者の驚きを想像してみてほしい。洗い出されている懸案事項に対してチームメンバーが寄せてきた意見は価値あるものだったが、議論が思わぬ展開を見せ、さらなる議論を生み出していくということが何度もあったのだ。部外者がこのミーティングを見学していたとしたら、プロジェクトマネージャーがミーティングをうまく仕切れていないと感じたことだろう。とは言うものの読者の中にも、議論が発散したり、思いもかけない意見によって議題がそっちのけになったという経験を持っている方はいるはずだ。

　このミーティング以来、筆者は手元にあった現実的な解決案を実施することになった。すぐ見えるところにキッチンタイマーを置いておくようにしたのである。これは、筆者が執筆作業を行う際に、目の前の作業から気をそらせることなく集中して仕事に取り組めるようにと考え出した小ワザである。これにより、30分間といった制限時間内でどれだけの仕事を配分できるのかが見えてくるというわけだ。以下は、ミーティングにおいて時間と一連の懸案事項を管理するために筆者が用いるようになった基本ルール集である。

1. 一連の懸案事項は、優先度と次回のレビュー日程に従って整理しておく。これによりチームは、プロジェクトに与える影響が大きい差し迫った懸案事項に注力できるようになる。
2. 1つの懸案事項を議論する時間は3分以内とする。キッチンタイマーやストップウォッチを使用して時間を制限するのがよいだろう。
3. チームメンバーは懸案事項や、その解決に向けて実施している対策、必要としている支援の内容について手早く簡潔に説明する必要がある。
4. チームメンバーが制限時間内に話を終えられなかった場合、ミーティング終了後に話を続けるよう促す。