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壇上でするはずだったプレゼンテーションをウェブ会議で行う際の10の注意点

文:Jeff Cerny (Special to TechRepublic) 翻訳校正:村上雅章・野崎裕子2010年06月28日 08時30分
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 壇上から行うはずだったプレゼンテーションをウェブ会議で行うにあたっては、いくつかの点を見直し、プランニングを行っておく必要がある。本記事では、ウェブ会議でプレゼンテーションを行う際に考慮しておくべきポイントを紹介する。

 実際に聴衆を前にして壇上から行うプレゼンテーションをオンラインで行った場合、まったく勝手が違うことに気付くはずだ。直前の計画変更によって開催場所の手当てがつかなくなったのか、あるいは聴衆を惹きつけられるという過度の自信があるのかにかかわらず、プレゼンテーションの形態自体が持つ特性を考慮しておかなければ、聴衆の注意力を持続させることは難しいのである。

 一輪車の乗り方と自転車の乗り方はまったく違っている。これと同様に、プレゼンテーションの形態が変われば、そのやり方も変えなければならない。プレゼンテーション実施の直前になってウェブ会議で行うことが決定されたような場合、壇上に立って行うプレゼンテーションの進め方をそのままウェブ会議の場で適用してしまおうという誘惑にかられるかもしれない。しかし、自転車から一輪車に乗り換える場合と同様に、ものごとが簡素化されることでしばしば、新たな問題が持ち上がってくることになる。本記事では、壇上から行うはずだったプレゼンテーションをウェブ会議で行う際に気を付けるべきポイントを10個紹介する。

#1:参加を促す

 ウェブ会議でプレゼンテーションを行う場合、複数のプレゼンテーションが行われるイベントとは異なり、参加してもらえるかどうかはあなたとあなたのチームの双肩にかかってくる。他のプレゼンテーションを目当てに来場した人々の参加は見込めないわけである。あなたのプレゼンテーションは、参加者の日々の仕事(仕事は増え続ける一方なのだ)との間で優先順位を競うことになるわけだ。ほとんどの人は、プレゼンテーションの案内を受け取った際、あまり深く考えることなくクリックし、参加の意を表明している。このため、何度もお知らせを送付し、プレゼンテーションであなたが提供する情報の価値を彼らに再認識してもらうことが重要になる。こういったことは、プレゼンテーションの直前まで、つまり「あと1時間で開始です!」という電子メールを送る時点まで必要となるのである。

#2:聴衆についてより多くの情報を得ておく

 ウェブ会議によるプレゼンテーションでは聴衆の顔が見えないため、彼らの目線がどこにあるのかや、彼らがうなずいているのか、あるいは居眠りをしているのかといったフィードバックを得ることができない。このため、聴衆のことを詳しく調べ、彼らが何を知りたいと思っているのかについても理解を深めておくべきである。登録の手続きはすべてあなたの管理下にあるため、聴衆の期待や、どういった聴衆であるのか(既存顧客なのか、潜在顧客なのか、あるいは競合他社の人間なのか)を把握するのは簡単であるはずだ。

#3:聴衆の参加形態を決めておく

 ウェブ会議によるプレゼンテーションでは、聴衆が行えることを設定できるようになる。しかし、その設定はよく考えて行わなければならない。あなた(そしてあなたのチーム)は、聴衆の発言をいつ許可/拒否するのかや、テキストによる応答の受け付け/削除を行うのかといったことを決めておく必要がある。また、Barney Rubble(訳注:テレビアニメ「原始家族フリントストーン」の登場人物)という名前でサインインしてくる人がいた場合、それをユーモアとして受け入れるのだろうか、それとも参加を拒否するのだろうか?

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