2022年 文書管理・オンラインストレージサービスはオンプレ/クラウドの競合から連携の段階へ

PRESS RELEASE（報道関係者各位） 2022年10月20日

2022年 文書管理・オンラインストレージサービスはオンプレ/クラウドの競合から連携の段階へ

調査設計/分析/執筆：岩上由高


ノークリサーチ（本社〒160-0022東京都新宿区新宿2-13-10武蔵野ビル5階23号室 代表：伊嶋謙ニ TEL：03-5361-7880URL：http//www.norkresearch.co.jp）は中堅・中小企業における文書管理・オンラインストレージサービスに関する社数シェアやニーズに関する調査を実施し、その分析結果を発表した。本リリースは「2022年版 中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」の文書管理・オンラインストレージサービスに関するサンプル/ダイジェストを掲載したものである。


＜従来のファイルサーバの発展形やPC内蔵HDの延長とは異なる役割や機能が求められつつある＞
■外資系サービスの導入が緩やかとなり、国産ベンダはオンプレミス＆クラウドで再起を図る
■今後は「業務フローにおける動的かつ中心的なデータストア」の役割を果たす機能が必要
■ニーズが増える機能項目は「クラウドデータの統合/集約」及び「バックアップ/アーカイブ」


対象企業： 年商500億円未満の中堅・中小企業1300社（日本全国、全業種）（有効回答件数）
対象職責： 情報システムの導入や運用/管理または製品/サービスの選定/決済の権限を有する職責
※調査対象の詳しい情報については右記URLを参照 リンク


■外資系サービスの導入が緩やかとなり、国産ベンダはオンプレミス＆クラウドで再起を図る
本リリースの元となる調査レポートでは、10分野に渡る業務アプリケーションの社数シェアやユーザ評価を集計/分析している。
以下のグラフはその中から、導入済み/導入予定の文書管理・オンラインストレージサービスの社数シェアを年商500億円未満の中堅・中小企業全体で集計した結果から、シェア上位を抜粋したものだ。（調査対象となった全ての製品/サービスの一覧は本リリース4頁を参照） この数年はSaaS形態のオンラインストレージサービスが増加し、オンプレミスの文書管理システムが減少する傾向が続いてきた。だが、上記で「新規予定」から「導入済み」を差し引いた値の増減を見ると、「Microsoft 365」「Google Workspace」「OneDrive forBusiness」「Dropbox」といった大手外資系のクラウドサービスはいずれもマイナスとなっており、導入の伸びが緩やかになりつつあることがわかる。 一方、オンプレミスを主体としてきた国産の文書管理システムの中には「Ridocシリーズ」「eValue NS/V/Air」「imageWARE Document Manager」「楽々Document」のようにプラスとなっているものもある。また、「DocuWorks Cloud」「eValueNS Air」「Ridoc Easy Sharing」といったSaaS形態も提供し、オンプレミス/クラウドの両面から訴求を図る文書管理システムもある。そのため、中堅・中小企業における文書管理・オンラインストレージサービスの市場は単にクラウド/オンプレミスの選択ではなく、ユーザ企業が今後求めるドキュメント管理の方向性とは何か？を踏まえることが重要となってくる。次頁以降ではそうした観点での分析結果の一部を紹介している。


■今後は「業務フローにおける動的かつ中心的なデータストア」の役割を果たす機能が必要
本リリースの元となる調査レポートでは導入済み/導入予定（新規予定）の文書管理・オンラインストレージサービスについて、機能、価格、開発元（ベンダ）や販売元（販社/SIer）に関する評価を肯定的/否定的の双方の選択肢で尋ねている。この結果を見ることで、ユーザ企業が今後何を重視しているか？（機能よりも価格の手軽さを優先するのか）などを知ることができる。以下のグラフは上記に述べた設問の結果を年商500億円未満の中堅・中小企業全体で集計したものだ。（調査レポートには年商、従業員数、業種、地域などの企業属性別に集計した結果も収録されている） 「導入予定」から「導入済み」を差し引いた値の増減幅を見ると、「価格」に関する評価は肯定的/否定的のいずれの選択肢においてもほぼ横ばいの状態となっていることがわかる。一方、「機能」に関する評価は肯定的な選択肢で大きく減少しており、否定的な選択肢では逆に微増となっている。つまり、機能に関するユーザ企業の評価は今後厳しくなることが予想される。 中堅・中小企業においてはオンプレミスの文書管理はファイルサーバの発展形、クラウドのオンラインストレージサービスは個々のPC内蔵HDの延長として、主にドキュメントの静的な格納場所として利用されてきた。だが、昨今の自動化による業務効率改善の取り組みを通じて、文書管理・オンラインストレージサービスには「業務フローにおける動的かつ中心的なデータストア」としての役割が求められるようになりつつある。 （例. 顧客から受注したFAXデータをAI-OCRで読み取って販売管理システムにデータ登録すると同時にPDF化した結果を保存し、取引先や案件をキーとして顧客管理システムからも検索可能な状態にしておく） その結果、ドキュメントの静的な置き場所とは異なる様々な機能も必要となってくる。機能に対するユーザ企業の評価が厳しくなる兆候が見られる要因にはこうした背景が関連していると考えられる。
また、「開発元（ベンダ）の保守/サポート」に関する評価も肯定的な選択肢で値が減少し、否定的な選択肢では値が増加している点に注意する必要がある。文書管理/オンラインストレージサービスを開発するベンダとしては機能の充実を図ると共に、ディスク容量が増加した場合の増強支援（オンプレミスの場合）やサービスのレスポンスや安定性の向上（クラウドの場合）といった保守/サポート面での取り組みも進めていくことが重要と考えられる。
上記は「価格」や「機能」などにユーザ企業の評価をごく大まかに尋ねた結果だが、当然ながら詳細な機能に関するニーズも把握しておく必要がある。その点については次頁で詳述する。


■ニーズが増える機能項目は「クラウドデータの統合/集約」及び「バックアップ/アーカイブ」
本リリースの元となる調査レポートでは「文書管理・オンラインストレージサービス」における「現状の課題」や「今後持つべきと考える機能や特徴（今後のニーズ）」についても詳しい分析と提言を述べている。以下は今後のニーズを尋ねた設問の選択肢である。（課題/ニーズに関連した設問の選択肢一覧は本リリース4頁を参照）

「文書管理・オンラインストレージサービスが今後持つべきと考える機能や特徴」の選択肢
＜＜データの共有や連携に関する項目＞＞
複数のクラウドサービスのデータを統合/集約して管理できる
自動メール送信など、設定ルールに基づく自動処理ができる
データをバックアップ/アーカイブする手段としても利用できる
第三者機関による電子契約/電子捺印サービスと連携できる
パスワード付ZIPファイルの代替としてファイルを送信できる
社内ファイルサーバの文書を社外と連携/同期できる
＜＜法制度対応に関連する項目＞＞
改正電子帳簿法のJIIMA認証を受けた製品/サービスである
改正電子帳簿法の検索/改ざん防止要件に対応できる
改正電子帳簿法のタイムスタンプ要件に対応できる
改正電子帳簿法の保存要件を満たしたクラウドサービスである
＜＜文書の閲覧/編集などに関連する項目＞＞
文書を共有/編集できるオンラインホワイトボード機能がある
文書をタグ付けして、社内SNSのように利用することができる
誤ってファイルを削除した場合にも復元できる
音声や動画のストリーム再生ができる
＜＜費用に関連する項目＞＞
利用期間に応じてデータ容量やアカウント数が無料追加される
容量や利用人数に伴う費用の見積がわかりやすい
＜＜セキュリティに関する項目＞＞
従業員が行った操作を記録して監査する機能がある
申請/承認などでファイル登録の正当性を担保できる
個人向けファイル共有サービスの利用を禁止できる
ファイルの持ち出しや印刷を禁止することができる
ファイル操作の権限を従業員毎に設定できる
＜＜クライアント環境に関連する項目＞＞
スマートフォンで大半の機能が利用できる
Webブラウザで大半の機能が利用できる
＜＜その他＞＞
その他：
欲しいと考える機能や特徴は全くない（排他）

以下のグラフは上記に列挙した選択肢の中から、赤点線で囲った「データの共有や連携に関する項目」の結果を「導入済み」と「導入予定（新規予定）」で比較したものだ。
「導入予定」から「導入済み」を差し引いた増減幅が大きなプラス値であり、今後のニーズ増加が予想されるのは以下の2項目だ。
「複数のクラウドサービスのデータを統合/集約して管理できる」（※1） 増減幅+13.5ポイント
「データをバックアップ/アーカイブする手段としても利用できる」（※2） 増減幅+15.6ポイント
文書管理・オンラインストレージサービスが前頁に述べた「業務フローにおける動的かつ中心的なデータストア」としての役割を果たそうとする場合、様々な業務クラウドサービスに分散したデータを如何に集約するか？がまず課題となる。※1はその解決を求めたニーズと捉えることができる。また、中堅・中小企業はIT予算も限られるため、バックアップ/アーカイブの仕組みを別途構築することが負担となりやすい。※2は文書管理・オンラインストレージサービスにそうした役割も兼ねることを求めたニーズと言える。ここではニーズ項目のごく一部に関する分析結果を紹介したが、調査レポートでは他にも様々な関連から課題やニーズを分析している。


補記：「課題/ニーズに関する設問項目」と「製品/サービスの選択肢一覧」

本リリースの元となる調査レポートの課題/ニーズに関する選択肢は製品/サービスに対するニーズを尋ねた以下の2つの設問
P10-6A.最も主要な製品/サービスに関して評価/満足している機能や特徴（複数回答可）
P10-6C.最も主要な製品/サービスが今後持つべきと考える機能や特徴（複数回答可）
の選択肢（上段の一覧）と製品/サービスにおける課題を尋ねた以下の設問
P10-6B.現時点で抱えている課題（複数回答可）
の選択肢（下段の一覧）の2通りがあり、様々な観点から今後注力すべき「文書管理・オンラインストレージサービス」の機能を提言している。

ニーズを尋ねた設問（P10-6A、P10-6C）の選択肢：

＜＜データの共有や連携に関する項目＞＞
複数のクラウドサービスのデータを統合/集約して管理できる
自動メール送信など、設定ルールに基づく自動処理ができる
データをバックアップ/アーカイブする手段としても利用できる
第三者機関による電子契約/電子捺印サービスと連携できる
パスワード付ZIPファイルの代替としてファイルを送信できる
社内ファイルサーバの文書を社外と連携/同期できる
＜＜法制度対応に関連する項目＞＞
改正電子帳簿法のJIIMA認証を受けた製品/サービスである
改正電子帳簿法の検索/改ざん防止要件に対応できる
改正電子帳簿法のタイムスタンプ要件に対応できる
改正電子帳簿法の保存要件を満たしたクラウドサービスである
＜＜文書の閲覧/編集などに関連する項目＞＞
文書を共有/編集できるオンラインホワイトボード機能がある
文書をタグ付けして、社内SNSのように利用することができる
誤ってファイルを削除した場合にも復元できる
音声や動画のストリーム再生ができる
＜＜費用に関連する項目＞＞
利用期間に応じてデータ容量やアカウント数が無料追加される
容量や利用人数に伴う費用の見積がわかりやすい
＜＜セキュリティに関する項目＞＞
従業員が行った操作を記録して監査する機能がある
申請/承認などでファイル登録の正当性を担保できる
個人向けファイル共有サービスの利用を禁止できる
ファイルの持ち出しや印刷を禁止することができる
ファイル操作の権限を従業員毎に設定できる
＜＜クライアント環境に関連する項目＞＞
スマートフォンで大半の機能が利用できる
Webブラウザで大半の機能が利用できる
＜＜その他＞＞
その他：
評価/満足している機能や特徴は全くない（排他）
※は「P10-A」における選択肢、「P10-6C」では「欲しいと考える機能や特徴は全くない（排他）」となる

課題を尋ねた設問（P10-6B）の選択肢：

＜＜データの共有や連携に関する項目＞＞
複数のクラウドサービスにデータが分散して管理できない
ファイル登録時のメール送信通知などを自動化できない
データをバックアップ/アーカイブする適切な手段がない
電子契約や電子捺印を行いたいが、良い手段がない
パスワード付ZIPファイルの代替手段が見つからない
社内ファイルサーバの文書を社外で利用できない
取引先や顧客とのデータ共有が手軽にできない
＜＜法制度対応に関連する項目＞＞
改正電子帳簿法に対応できない
業種固有の法制度に対応できない
＜＜文書の閲覧/編集などに関連する項目＞＞
文書を共有/編集するオンラインホワイトボード機能がない
文書をタグ付けして、社内SNSのような利用ができない
音声や動画のストリーム再生ができない
一旦ダウンロードしないと文書を編集できない
＜＜費用に関連する項目＞＞
利用期間に応じたデータ容量やアカウント数の割引がない
容量や利用人数に伴う費用の見積がわかりにくい
＜＜セキュリティに関する項目＞＞
従業員が行った操作を記録して監査する機能がない
権限さえあれば、どんなファイルでも登録できてしまう
個人向けファイル共有サービスの利用を禁止できない
ファイルの持ち出しや印刷を禁止することができない
ファイル操作の権限を従業員毎に設定できない
＜＜クライアント環境に関連する項目＞＞
スマートフォンでは限られた機能しか利用できない
Webブラウザでは限られた機能しか利用できない
＜＜その他＞＞
その他：
課題は全くない（排他）
調査レポートにおいて集計対象となっている「文書管理・オンラインストレージサービス」の製品/サービスは以下の通りである。対象となる製品/サービスは過去の調査結果や最新の市場状況を元に選定し、前年調査の自由回答で多く挙げられたものは追加され、一定期間以上シェア数値がないものは割愛して毎年調整を行っている。製品/サービス毎のユーザ評価といった詳細な集計は回答件数が一定以上の条件（件数が少ない場合は参考値扱いとなることもある）を満たす（※）のみが対象となる。

＜＜主要なパッケージ（クラウドを選択できる場合も含む）＞＞
製品/サービス名 開発元
DocuWorks（※） 富士フイルムビジネスイノベーション
Ridocシリーズ（※） リコー
imageWARE Document Manager（※） キヤノン
eValue NS/V/Air（SMILE Vも含む）（※） OSK(大塚商会)
楽々Document（※） 住友電工情報システム
SharePoint Server （※） 日本マイクロソフト
楽2ライブラリ PFU
ドキュメント管理システム サピエンス
MyQuick インフォコム
FileBlog 鉄飛テクノロジー
intra-mart Accel Documents（※） NTTデータイントラマート
uCosminexus DocumentBroker 日立製作所
PROCENTER/C（※） NEC
活文シリーズ 日立ソリューションズ
GDMS ジャストシステム
＜＜オンラインストレージサービス（SaaSとして提供されているもの）＞＞
製品/サービス名 開発元
Microsoft 365(Office 365)（※） 日本マイクロソフト
Google Workspace（※） グーグル
Dropbox Business（※） Dropbox
OneDrive for Business（※） 日本マイクロソフト
Box Box
Bizストレージ ファイルシェア NTTコミュニケーションズ
クラウドファイルサーバー（※） 富士通
たよれーる どこでもキャビネット 大塚商会
AZCLOUD ファイルサーバ 富士通Japan
DirectCloud ダイレクトクラウド
Fileforce ファイルフォース
Fleekdrive Fleekdrive
Smooth File プロット
TeraCLOUD テラクラウド
NotePM プロジェクト・モード
InternetDisk ASP ジャストシステム
GigaCC ワムネット
BIGLOBEクラウドストレージ ビッグローブ
KDDIファイルストレージ KDDI
PrimeDrive ソフトバンクテレコム
フレッツ・あずけ～る/コワークストレージ（※） NTT東日本
Egnyte Egnyte
Citrix　ShareFile シトリックスシステムズ
＜＜その他＞＞
製品/サービス名 開発元
その他の製品/サービス 専用のアプライアンス機器を利用
コラボレーションの一機能として利用
AI-OCRや帳票の一機能として利用
独自開発システム

本リリースの元となる調査レポート

『2022年版 中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート』
10分野に渡る業務アプリケーション（ERP、会計管理、生産管理、販売・仕入・在庫管理、給与・人事・勤怠・就業管理、ワークフロー・ビジネスプロセス管理、コラボレーション、CRM、BI、文書管理・オンラインストレージサービス）の導入済み/導入予定の社数シェア、運用形態（オンプレミス/クラウド）、端末形態、導入年、導入費用、課題とニーズを網羅した必携書
【対象企業属性】（有効回答件数：1300社）
年商： 5億円未満 / 5億円以上～10億円未満 / 10億円以上～20億円未満 / 20億円以上～50億円未満 /50億円以上～100億円未満 / 100億円以上～300億円未満 / 300億円以上～500億円未満
従業員数： 10人未満 / 10人以上～20人未満 / 20人以上～50人未満 / 50人以上～100人未満 /100人以上～300人未満 / 300人以上～500人未満/ 500人以上～1,000人未満 /1,000人以上～3,000人未満 / 3,000人以上～5,000人未満 / 5,000人以上
業種： 組立製造業 / 加工製造業 / 建設業 / 卸売業 / 小売業 / 流通業(運輸業) /IT関連サービス業 / 一般サービス業 / その他(公共/自治体など）
地域： 北海道地方 / 東北地方 / 関東地方 / 北陸地方 / 中部地方 / 近畿地方 / 中国地方 /四国地方 / 九州・沖縄地方
その他の属性： 「IT管理/運用の人員規模」（12区分）、「ビジネス拠点の状況」（5区分） 【レポート案内（設問項目、試読版など）】 リンク
【発刊日】 2022年10月17日 【価格】 180,000円(税別) 特定分野のみの個別販売は行っておりません

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