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2017年文書データ管理とクラウドやAI活用との関係性に関する調査

ノークリサーチはストレージ導入に関するニーズ探索の一環として、文書データ管理とクラウドやAI活用との関係性についての調査結果を発表した。

<「AIありき」ではなく、ユーザ企業の業務場面を踏まえた文書データ活用提案が大切>
■利用頻度や利用端末に基づく文書データのクラウド移行ニーズは年商規模と深く関連する
■既存の業務システムからもクラウド上の文書データを参照できる状態にしておくことが大切
■「AIを用いた文書データ利用状況の収集/分析」は投資対効果が見えづらく、ニーズは低い

PRESS RELEASE(報道関係者各位) 2017年7月31日

2017年文書データ管理とクラウドやAI活用との関係性に関する調査

調査設計/分析/執筆: 岩上由高

ノークリサーチ(本社〒120-0034 東京都足立区千住1-4-1東京芸術センター1705:代表:伊嶋謙ニ TEL:03-5244-6691URL:http//www.norkresearch.co.jp)はストレージ導入に関するニーズ探索の一環として、文書データ管理とクラウドやAI活用との関係性についての調査結果を発表した。本リリースは「2017年版 中堅・中小企業におけるストレージ導入の実態と展望レポート」のサンプル/ダイジェストである。
本リリースの内容は以下のURLにも掲載されております。
発行元URLをご案内いただく際は以下のURLの記載をお願い致します。
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<「AIありき」ではなく、ユーザ企業の業務場面を踏まえた文書データ活用提案が大切>
■利用頻度や利用端末に基づく文書データのクラウド移行ニーズは年商規模と深く関連する
■既存の業務システムからもクラウド上の文書データを参照できる状態にしておくことが大切
■「AIを用いた文書データ利用状況の収集/分析」は投資対効果が見えづらく、ニーズは低い


対象企業: 日本全国/全年商/全業種の大企業、中堅・中小企業、小規模企業
対象職責: サーバ/ストレージの導入/管理について、決済判断/予算管理/計画立案/情報収集/選定/管理/運用のいずれかを担う職責
調査実施時期: 2017年4月末~5月前半
有効回答件数: 700社(有効回答件数)
※調査対象の詳しい情報については右記URLを参照 リンク


■利用頻度や利用端末に基づく文書データのクラウド移行ニーズは年商規模と深く関連する
以下のグラフは「今後、利用したいストレージ関連の機能や特徴」を尋ねた結果のうち、ストレージ機器内に格納された文書データのクラウド移行に関する項目を抜粋してプロットしたものだ。本リリースの元となる調査レポートでは小規模企業(年商5億円未満)、中小企業(年商5~50億円)、中堅企業(年商50~500億円)、大企業(年商500億円以上)の全年商帯を対象に調査を行っているが、ここではそのうちの小規模クラス(年商5億円未満)、中堅Lクラス(年商50~100億円)、大企業クラス(年商500億円以上)の結果を抜粋して紹介している。
「ほとんど閲覧しない文書データはクラウドに退避する」(利用頻度に基づくクラウド移行)や「スマートデバイスで閲覧する文書は社外からアクセスしやすいようにクラウドへ移行する」(利用端末に基づくクラウド移行)といったように、利用頻度や利用端末に応じて文書データをクラウドへ移行する機能に対するニーズは年商規模が大きくなるにつれて高くなっていることがわかる。
このように IT企業が文書データの格納先となるストレージ導入を訴求する際には「利用状況に応じたクラウドの併用」も視野に入れておくことが重要となる。本リリースの元となる調査レポート「 2017年版 中堅・中小企業におけるストレージ導入の実態と展望レポート」ではこうした観点からの分析も行っているが、以降ではその一部をサンプル/ダイジェストとして紹介する。


■既存の業務システムからもクラウド上の文書データを参照できる状態にしておくことが大切
クラウドが企業のIT活用における様々な場面に浸透しつつある昨今では、オンプレミスのストレージ機器を販売/訴求する場合でも、クラウドの影響を常に意識しておくことが大切となる。そうした背景から、本リリースの元となる調査レポートではクラウドを利用した文書データ活用も含めた幅広い選択肢を設け、ストレージ関連の今後のニーズについて尋ねている。
実際の選択肢は以下の通りである。
<<ストレージ機器に関連する項目>>
サーバのみで実現できる拡張性の高いストレージ機器
利用頻度を元に文書を自動でクラウドへ移行する機能
利用端末を元に文書を自動でクラウドへ移行する機能
記載内容を元に文書を自動でクラウドへ移行する機能
サーバ仮想化環境に最適化されたストレージ機器
<<ストレージサービスに関連する項目>>
既存の業務システムからもクラウド上の文書を参照できる機能
異なるストレージサービス間で文書の複製や共有を行える機能
個人向けストレージサービスの利用を強制的に禁止できる機能
ファイルサーバをクラウドに移行した時の料金を試算するツール
PC内の文書をクラウドに移行した場合の料金を試算するツール
ファイルサーバ内の文書を一括してクラウドへ移行するツール
PC内の文書を一括してクラウドへ移行するツール
<<共通する項目>>
業種別/規模別に最適なセキュリティ設定を手軽に行えるテンプレート
スマートフォンやタブレットを用いて文書の作成や編集が行える機能
AIなどを活用し、文書の利用状況を収集/分析できる機能
以下のグラフは上記のうち、「既存の業務システムからもクラウド上の文書を参照できる機能」を今後利用したいと考える企業の割合を小規模企業、中堅・中小企業、大企業の全ての年商帯に渡って集計したものである。
冒頭では「利用頻度や利用端末に基づく文書データのクラウド移行」に関するデータを掲載したが、こうしてクラウドに移行されたデータが特定のツール(オンラインストレージサービスのクライアントなど)でしか閲覧できない状態では文書データの使い勝手は悪くなってしまう。したがって、オンプレミスのストレージ機器とクラウドを連携された文書データ管理を実現する際には「既存の業務システムからもクラウド移行された文書データを参照できる」という点が重要であることを上記のグラフは示している。


■「AIを用いた文書データ利用状況の収集/分析」は投資対効果が見えづらく、ニーズは低い
以下のグラフは前頁に掲載した「既存の業務システムからもクラウド上の文書を参照できる機能」に加え、「AIなどを活用し、文書の利用状況を収集/分析できる機能」を今後利用したいと考える企業の割合を小規模企業、中堅・中小企業、大企業の全ての年商帯に渡って集計したものである。
「既存の業務システムからもクラウド上の文書を参照できる機能」(グラフの青帯)は年商規模が大きくなるにしたがって回答割合が高くなっている。一方、「 AIなどを活用し、文書の利用状況を収集/分析できる機能」(グラフの赤帯)は年商規模が大きくなっても回答割合は高くならず、年商500億円以上の大企業クラスにおいても10.4%に留まっている。
昨今、「AI(人工知能)」は一種のブームとも言える状況であり、IT企業側においても「AI」というキーワードを冠した商材が数多く登場している。こうした状況ではAI対応を謳うことが目的となってしまい、「ユーザ企業にとって、支出に見合うメリットを提供できているか?」という視点が抜けてしまいやすい。
例えば、「成果を出している部署の社員が多く閲覧している文書をAIが把握し、その文書をポータル画面などに掲載することで良質なノウハウを迅速に展開する」というIT商材があったとする。だが、ポータル画面に掲載された文書を本当に読むか?そこに書かれた内容を各部署が業務に落とし込んで咀嚼できるか?はAIではカバーできない。 むしろ、閲覧必須の文書を読んでいるか?を確認するToDo管理やノウハウ共有を時間/場所に制約されずに行えるWeb会議などの方が現場に即したIT商材ではないか?という指摘もある。
実際、上記のグラフが示すように ユーザ企業は「AIによる文書利用状況の収集/分析」よりも「クラウドに移行した文書データを既存の業務システムからも参照できる」という基本的なデータ連携を求めている。 文書データにおけるAI活用という点ではRPAの領域で語られるような「非定型だが内容は複雑ではない問い合わせメールに対して自動で返答文を作成する」などの取り組みも注目を集めている。営業や顧客サポートに従事する社員は返答メールを書くこと自体が業務なのではない。その手間を軽減し、顧客対応により多くの時間を割くことができればAI活用が企業に新たなメリットをもたらしていることになる。
コンピュータが非定型の文書データを理解するための技術は近年になって急速に進歩している。そのため、文書データとAIを組み合わせたIT商材への期待も大きい。今後、AIが文書データ活用において重要な役割を果たすことは言うまでもないが、「ユーザ企業にとって、支出に見合うメリットを提供できているか?」という視点を常に持つことが重要となってくる。


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【本リリース以外のサンプル/ダイジェスト】 リンク

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株式会社 ノークリサーチ 担当:岩上 由高
〒120-0034 東京都足立区千住1-4-1東京芸術センター1705
TEL 03-5244-6691 FAX 03-5244-6692
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