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パイプドビッツ、「スパイラル(R)マイナンバー収集代行サービス」を提供開始 ~個人番号収集のBPOで、大幅な業務省力化と委託先管理を両立~


 株式会社パイプドビッツ(東京都港区、代表取締役社長CEO 林哲也、東証1部パイプドHDグループ<証券コード3919>、以下「パイプドビッツ」)は、本日2016年5月19日に、マイナンバーの収集をBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)する「スパイラル(R)マイナンバー収集代行サービス」を提供開始しますので、お知らせいたします。
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■1.背景
 パイプドビッツは、2015年7月より情報資産プラットフォーム「スパイラル(R)」を基盤としたマイナンバー管理システムにとどまらず、社内の業務フロー整備から運用開始後の見守りまでワンストップで支援する「スパイラル(R)マイナンバートータルソリューション」を提供し、企業のスムーズなマイナンバー対応を支援してまいりました。その中で、人的リソースやセキュリティ対策などを背景に収集代行のご依頼があり、個人番号数1,000件を超える規模の複数企業における収集代行実績があります。
 人手不足が叫ばれる中、特定個人情報にあたる個人番号の収集を自社内のみで対応するためには、人事部門などの事務取扱担当者は、従業員や個人支払先など収集対象者向けの案内資料の作成や説明などの収集案内業務、本人確認書類の不備等を判断するための教育を含む収集業務、提出拒否従業員の履歴記録を含む未提出者への催促業務、情報漏洩防止のためのセキュリティ対策、収集した特定個人情報をデータ化するための区域管理や安全管理措置を踏まえた保管場所確保を含む環境整備など、多岐にわたる業務が発生します。また、今後マイナンバーを収集する企業では、非常にタイトな期間で収集する必要に迫られるケースが見込まれます。
 そこでパイプドビッツは、収集代行BPOで培ったノウハウや確立した業務フローを、「スパイラル(R)マイナンバー管理サービス」に繋ぎ込み、「スパイラル(R)マイナンバー収集代行サービス」として提供することで、一層の業務省力化やリスク軽減を支援してまいります。


■2.概要

 「スパイラル(R)マイナンバー収集代行サービス」は、収集対象者への案内書類発送から、対象者の申請(郵送/Web併用可)受付、不備チェック、データ化、管理、取扱報告書まで、パイプドビッツが委託先になりワンストップで提供します。


■3.主な特長

(1)大幅な業務省力化を実現
 郵送申請とWeb申請の双方に対応できるため、収集対象者は、スマートフォン等マルチデバイスから利便性の高い申請方法を選択できます。各社各様の特性を踏まえて、発送書類をオリジナルで作成するほか、申請データの番号確認/本人確認した上で「スパイラル(R)マイナンバー管理サービス」のデータベースに格納されるため、事務取扱担当者は、データベース化された個人番号を手間なく確認/利用できます。
 多店舗展開している飲食店や小売店をはじめとする、拠点が多くアルバイトなどの入退社が多い企業や、人的リソース確保が難しい企業は、「スパイラル(R)マイナンバー収集代行サービス」を通じて一連の収集業務をパイプドビッツにアウトソーシングすることにより、自社内で対応するケースと比較して大幅に業務省略化するとともに人的ミスを最小化します。

(2)委託先監督義務をクリアする報告書を毎月提出
 マイナンバーのガイドラインでは、委託先の管理として、選定/契約/監督が義務付けられることと併せて、委託先と取り決めるべき8項目が規程されており、当該項目について報告を求める規定を盛り込むことも必要となります。
 「スパイラル(R)マイナンバー収集代行サービス」の報告書では、ガイドライン上で委託先に報告義務が課された内容を網羅した形で、収集状況や、お預かりした書類の廃棄状況、問合せ状況、担当者への教育状況などを、毎月お客様に報告します。
 また、データ化の進捗状況を、「スパイラル(R)マイナンバー管理サービス」内で確認することも可能なため、法準拠した委託先の監督義務を手間なくカバーしながら、リスクを低減できます。

(3)ガイドライン準拠のセキュリティ
 収集したマイナンバーを格納する「スパイラル(R)」は、10年前から専門家によるWebアプリケーション診断を実施し、10回ともすべて最高ランクを取得しています。官公庁や自治体をはじめ、100以上の金融機関に導入している高セキュアなクラウドプラットフォームに、個人番号をガイドラインに準拠して格納します。事務取扱担当者は、データ化作業が完了したものからリアルタイムに、いつでも個人番号を利用できるようになります。

 今後もパイプドビッツは、より安心して便利にお使いいただけるサービス提供に努めてまいります。

【ご参考】
▼パイプドビッツ、スパイラル(R)マイナンバートータルソリューションを発表 ~セキュアなクラウド環境で現場に最適なマイナンバー管理を実現しよう~(2015年7月1日発表プレスリリース)
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▼スパイラル(R)マイナンバートータルソリューション
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▼マイナンバー制度対応セミナー 開催一覧・お申込み
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■4.「スパイラル(R)」とは
 「スパイラル(R)」は、官公庁、金融、サービス、教育機関など、幅広い業種・業態のお客様にご利用いただいている国内最大規模の情報資産プラットフォームです。販売促進やCRMにおける顧客情報から、給与明細のような従業員情報まで、皆様からお預かりする様々な重要情報資産を安全なプラットフォームで管理しています。
 なお、「スパイラル(R)」はお客様ごとにCO2排出量をお知らせする唯一のASP・PaaS(クラウド)サービスであり、CO2排出量の可視化等の取り組みを通して地球環境保全の啓発にも貢献してまいります。
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■ 本件に関するお問い合わせ先
株式会社パイプドビッツ
経営ソリューション事業部 担当:大橋、中村、伊藤
TEL:03-5575-6601 FAX:03-5575-6677
E-mail :keiei@pi-pe.co.jp


■ 報道関係者様お問合せ先
パイプドHD株式会社 リンク
広報部:久保、立花
TEL:03-6744-8039 FAX:03-3585-0620
E-mail :pr@pipedohd.com
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