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「社員全員テレワーク(訓練)」を実施しました

訓練期間中、全会議を仮想オフィス上で実施。 平均110分(往復)の通勤時間を削減。

株式会社テレワークマネジメント(以下テレワークマネジメント、東京都千代田区、代表 田澤由利)は、2016年4月25日(月)~5月6日(金)まで、社員全員テレワーク訓練を実施しました。また、同じ期間、株式会社ワイズスタッフ(以下ワイズスタッフ、北海道北見市、代表田澤由利)も同様の取り組みを行いました。この取り組みは、大型連休に合わせ2011年から定期的に行っており、本年で6年目となります。

■取り組み概要

2016年4月25日(月)~5月6日(金) ※土日祝除く
閉鎖オフィス
 テレワークマネジメント東京オフィス(東京千代田区)
 テレワークマネジメントおよびワイズスタッフ北見オフィス(北海道北見市)
 ワイズスタッフ奈良オフィス(奈良県生駒市)
実施目的 有事の際のテレワークの実効性を確認
実施人数 テレワークマネジメント9名・ワイズスタッフ13名

■社員全員テレワーク実施の背景と目的

両社は通常から社員全員がテレワークできるよう環境を整備しています。本年は東日本大震災から5年という節目であると共に、4月14日に起こった熊本地震を受け、有事発生のシナリオと仮の「業務遂行に必要な各インフラの被災状況」を設定しテレワークの実効性をチェックすることにいたしました。また、有事発生から初動対応までのステップの確認を行い、訓練は滞り無く終了いたしました。

【初動対応までのステップ】
有事発生後の社員の居場所と安否確認
仮想オフィス(Sococo)上に緊急対策室の設置・招集
業務への支障について確認
全員テレワーク実施の指示・通常業務の運行

■テレワークの際の業務体制

各オフィスでは、業務に必要なすべての機能をクラウド化することで、社員がどこにいても協力しあって、会社に出勤して作業するのと同様に業務を実施する体制を整えております。本取り組みにより、業務効率が低下することはありませんでした。

■平均110分の往復通勤時間を削減。コミュニケーションや会議は仮想オフィスツール(Sococo)で、電話転送はクラウド型PBXサービス(Arcstar Smart PBX)を利用。

社員全員テレワーク訓練は、大きな問題が発生することなく終了しました。

弊社東京オフィスには通常3名のスタッフが週5日オフィスに通勤しています。本取り組み終了後、アンケートを実施したところ、出社組は往復約110分の通勤時間が削減されました。スタッフからは時間をプライベートに有効に活用できたとの声がありました。

期間中の会議やコミュニケーションはすでに導入している仮想オフィスツール(Sococo Virtual Office)で実施いたしました。電話転送にはクラウド型PBXサービス(Arcstar Smart PBX)を利用しており、代表電話は自宅に居るスタッフへスムーズに転送されます。

■過去の取り組み

8月一ヶ月間「社員全員テレワーク(在宅勤務)」を実施いたしました(2015年9月)
リンク
台風・地震に備えた「社員全員テレワーク(在宅勤務)」を実施。9割の社員のワークライフバランスも向上(2014年5月)
リンク

■社員の管理およびコミュニケーション体制

テレワークマネジメントの社員の管理体制は、テレワークをいつでもできるように以下のように整えております。テレワークの課題とされるワーカー管理の問題点は各種ツールでクリアしております。

1)テレワーク中の執務管理
弊社では通常よりテレワークを行っており、社員の執務管理は弊社が独自に開発したシステム「Fチェア」を利用して実施いたしました。
本システムには着席、退席ボタンの押下で記録される社員の業務時間管理のほか、社員の執務中のパソコン画面をキャプチャできるなどの機能が組み込まれています(キャプチャは管理者のみが閲覧可能)。

2)プレゼンス(在席)確認およびコミュニケーション|仮想オフィスツール(Sococo Virtual Office)
弊社では必ずしも社員が同じ空間にいるということがないため、通常よりプレゼンス(在席)確認には仮想オフィス(Sococo Virtual Office)を利用しています。バーチャル空間に社員の自席とアバターがあり、アバターの有無で在席確認をすることができます。また、このアプリケーションは資料共有をしながらのウェブ会議や、チャットも可能で、スタッフ同士、気軽にコミュニケーションをとることができます。


■今後の展開

今後もこのような取り組みを定期的に実施することで、いつでもテレワークが可能な体制を整え、弊社が目指す「限りなく会社と同じ環境」に更に近づけているかの検証を行ってまいります。また、そのノウハウを広く社会に活かしていただけるよう引き続き皆様にお役に立てる情報やサービスを提供してまいります。

■本件に関するお問い合わせ
(株)テレワークマネジメント
WEBからのお問い合わせ:
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東京オフィス
〒102-0084 東京都千代田区二番町7-15 ステラ二番町102号室
TEL:03-3265-5012(月曜日~金曜日 午前9:00~午後5:30) FAX:03-3265-5032

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