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有事を想定した「社員全員テレワーク(訓練)」を実施します

有事を想定した「社員全員テレワーク(訓練)」を実施
・4/25~5/6社員全員テレワークを実施、オフィスは閉鎖
・有事発生から初動対応までのステップを確認

株式会社テレワークマネジメント(以下テレワークマネジメント、東京都千代田区、代表 田澤由利)は、2016年4月25日(月)~5月6日(金)まで、社員全員テレワーク訓練を実施いたします。また、同じ期間、株式会社ワイズスタッフ(以下ワイズスタッフ、北海道北見市、代表田澤由利)も社員全員テレワークを実施します。それに伴い、テレワークマネジメントの北見オフィス、東京オフィス、ワイズスタッフの北見オフィスと奈良オフィスは閉鎖し、社員全員がテレワークを実施いたします。この取り組みは、大型連休に合わせ2011年から定期的に行っており、本年で6年目となります。

【社員全員テレワーク実施の背景・目的】
両社は通常から社員全員がテレワークできるよう環境を整備しています。本年は東日本大震災から5年という節目であると共に、4月14日に起こった熊本震災を受け、有事発生のシナリオと仮の「業務遂行に必要な各インフラの被災状況」を設定しテレワークの実効性をチェックすることにいたしました。また、有事発生から初動対応までのステップの確認を行います。

【本訓練時の仮の災害シナリオ、業務遂行に必要な各インフラの被災状況】
4月25日(月)午前7:30に関東地方で震度5強の地震発生(仮の災害シナリオ)
各種交通機関は運休および遅れ
インターネット網は機能している
停電なし
オフィスサーバー等機能 している

【初動対応までのステップ】
1)有事発生後の社員の居場所と安否確認
2)バーチャルオフィス(※)上に緊急対策室の設置・招集
4)業務への支障について確認
5)全員テレワーク実施の指示・通常業務の運行

【実施期間や人数(テレワークマネジメントおよびワイズスタッフ共通)】
2016年4月25日(月)~5月6日(金) ※土日祝除く
閉鎖オフィス
テレワークマネジメント東京オフィス(東京千代田区)
テレワークマネジメントおよびワイズスタッフ北見オフィス(北海道北見市)
ワイズスタッフ奈良オフィス(奈良県生駒市)
実施目的 有事の際のテレワークの実効性を確認
実施人数 テレワークマネジメント9名・ワイズスタッフ13名

【業務とお客様への対応について】
テレワークマネジメントでは、全社員対象にテレワーク制度を導入、業務に必要なすべての機能をクラウド化し、社員がいつでもどこでも、会社に出勤して作業するのと同様に業務を実施できる環境を整えております。今回の取り組み期間中、活動拠点としている東京オフィスを閉鎖いたしますが、社員全員が在宅勤務を実施することによって業務効率が低下することはございません。

電話やメール対応、お打合せなど、すべての業務において、通常通りに営業いたしますが、東京オフィスへのご訪問につきましては、本取り組み期間中は、基本的に社員がクライアント様のもとへ訪問させていただく形でご対応させていただきますこと、あらかじめご理解いただけますようお願い申し上げます。

【今後の展開】
今後もこのような取り組みを定期的に実施することで、いつでもテレワークが可能な体制を整え、その実効性の検証を行ってまいります。また、これらのノウハウを広く社会に活かしていただけるよう引き続き皆様にお役に立てる情報やサービスを提供してまいります。

<参考>
弊社では必ずしも社員が同じ空間にいるということがないため、通常よりプレゼンス(在席)確認にはバーチャルオフィス(Sococo Virtual Office)を利用しています。バーチャル空間に社員の自席とアバターがあり、アバターの有無で在席確認をすることができます。また、このアプリケーションは資料共有をしながらのウェブ会議や、チャットも可能で、スタッフ同士、気軽にコミュニケーションをとることができます。
Sococo Virtual Officeについて
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テレワーク訓練の様子

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