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大きな添付ファイルを送って取引先を困らせていませんか?

株式会社ディーアイエスソリューション(DSol)はコラム「大きな添付ファイルを送って取引先を困らせていませんか?」を公開しました

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みなさん、こんにちは。吉政創成の吉政でございます。

電話でもメールでもFAXでもそうですが、コミュニケーションはどうしても、相手のことを考えずにコンタクトされることが多いですよね。仕事なので、必ずコミュニケーションをするのですが、そこはやはり日本人として相手のことを少しでも考えてコミュニケーションしたいですよね。

今日ご紹介したいソリューションは、利用者はいつもの通りにファイルをメールに添付してメールするだけで、相手先には、添付ファイルがダウンロード用のURLに変更されて、送付されるソリューションです。それにより、相手には大きな容量の添付ファイルが届くことがなくなります。

実はこの添付メールですが、まとめると以下のような問題が発生しています。


よくあるメール添付の問題

問題の内容

解決できること


サイズ制限

メール送信のサイズ制限

送信されるのはURLリンク(テキスト)だから制限されません。


拡張子制限

添付されるファイルの拡張性制限


ZIP暗号

添付ファイルをZIP圧縮、パスワードで保護して送信

普通に添付して送れば『自動的に』ZIP圧縮もしてパスワード保護します。しかも、パスワードは時間差配信できます。


閲覧確認

添付したけど実際に添付ファイルを開いているかわからない

ダウンロード回数を確認できるから添付されたメールを読んでダウンロードされたかも一目瞭然です。



これらを解決するには、オンラインストレージが有効です。以下の図のように、メールサーバに添付ファイルを格納するためのオンラインストレージ(以下の図ではGIGAPOD)と、メールサーバと連携するためのシステム(以下の図ではMAILSCREEN)を入れることで、添付ファイルは自動的にURL化され、相手先にメール送付することができます。このシステムで相手先に大きなファイルを送付しまい、添付ファイルのダウンロード時間で相手側の業務を妨げるようなこともなくなります。

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