送付されて困るメールをシステム的になくすには？

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みなさん、こんにちは。吉政創成の吉政でございます。

今回は送付されて困るメールの防止方法について書きます。といってもメールの書き方について書きません。その手の話はこのコラムの読者の皆様には釈迦に説法のように思えるからです。書き方ではなく、私の得意分野であるシステム面での防止方法をご紹介したいと思います。

では、そもそもシステム的なお話しで、送られて困るメールとはなんでしょうか？

筆頭にあげるのは、大容量の添付ファイルです。社内で仕事をしていると気が付きにくいですが、社外で仕事をしていると、モバイル回線経由で数MBになるファイルを受け取ることがあります。その際にとっても時間を有することがあります。メールの環境によっては、その大きなファイルが添付されているメールをダウンロードするまで、他のメールを見ることができないシステムもあります。他の件で急いでいるときにそのようなメールを受け取るととても迷惑に感じます。

この大容量を受け取る方がお客様でしたら、いかがでしょうか？しかも忙しい方はキーマンであることが多いので、お客様のキーマンであるほど、悪い印象を与えてしまうように思えます。キーマンに悪い印象を与えればビジネスもうまくいかなくなります。
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