インスタントメッセンジャー（IM）を安全に社内で使う方法

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コラムの第10回は「インスタントメッセンジャー（IM）を安全に社内で使う方法」についてお話しします。

「インスタントメッセンジャー（以下、IM）」とは何かというと、相手がネットに接続していることを確認して、パソコンやスマートフォンなどで短いメッセージをやり取りする仕組みやサービスを指します。有名なサービスでいうと「Skype（スカイプ）」や「Facebookメッセンジャー」が該当します。こう書くと「うわっ、ソーシャルサービスかよ。セキュリティ上うちは使えないからパスパス！」という言葉が聞こえてきそうです。

一般的なIMがセキュリティ上の問題があるとされているのは、社員が社内機密などを会社が管理していないネットワークであるIMを使って簡単に第三者や社外に持ち出せるからです。逆に、セキュリティさえしっかりしていれば、ものすごく便利で社内の業務効率やコミュニケーション量は向上します。なぜなら、社会問題になるくらい使いやすく便利だからです。

どれくらい便利かというと、相手が会議中でもPCやスマートフォンなどでIMにつないでいれば、簡単な意思疎通ができます。IMがなければ、電話かメールのやり取りになりますが、電話は会議中など出られないことも多いですし、メールですと時間がかかります。IMですと、「明日のXX会議ですが、30分早めてもいいですか？」⇒「いいですよ」で終了となります。秒単位でコミュニケーションが成立します。IMの場合は、「XXXさん、お疲れ様です。XXX部の●●ですが、明日の、、、」というような文章がなく、直接要件を伝える文化ですので、手軽なコミュニケーションができます。やり取りする内容は、面と向かって会話をしている内容になるので、とても手軽で迅速です。今までメールの場合は、作成に5分、返事に3時間ほどかかっていた場合、一往復で3時間強かかります。IMの場合は数秒です。このコミュニケーションの迅速さが万事ですから、1日、1週間、1か月間に直すと、相当作業効率が上がります。
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