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企業コンテンツ管理(ECM)活用における企業の実態調査を発表-生産性が30%、効率性が25%向上

※本リリースは、Open Text Corporationが2011年3月24日(北米時間)に発表したリリースの抄訳です。

ECM (エンタープライズコンテンツマネジメント:企業コンテンツ管理)推進団体のAIIMと、ECMの業界をリードするオープンテキスト コーポレーション(本社:加オンタリオ州ウォータールー、NASDAQ:OTEX、TSX:OTC、日本法人:東京都港区、以下オープンテキスト)は、両社が共同で実施した調査レポートにおいて、企業がより効果的な情報および企業コンテンツ管理の戦略を導入することにより、収益性を高め、ナレッジ共有、コラボレーション、およびビジネスプロセスの改善によるプラスのメリットを得られるという、実際の定量化された見解を示しました。

450名以上のITプロフェッショナルとビジネスマネージャーを対象としたこの調査において、特に注目すべき結果の1つは、Webを利用して情報を検索するように、社内の情報や文書をすばやく簡単に見つけることができた場合、スタッフの生産性が30%向上するという点です。同様に、顧客に接する機会があるすべての担当者が、顧客や事例に関連するあらゆる情報に即座にアクセスし、共有することができた場合、顧客サービスレベルとレスポンスタイムが33%向上する、という回答結果が得られました。

AIIMマーケットインテリジェンス部門の責任者で、この調査結果をまとめたホワイトペーパー『Capitalizing on Content: A Compelling ROI for Change』の著者でもあるDoug Miles氏は、次のように述べています。「あらゆるビジネスで、企業コンテンツが急激に増加しています。このような膨大なコンテンツに何の対処もしなければ、生産性、コンプライアンス、およびビジネスの即応性が次第に低下することはわかっています。このレポートでは、ROI(投資収益率)の要因を詳細に測定し、適切に導入されたECMシステムによって実現される改善点を定量化し、さらに、コンプライアンスおよびセキュリティ低下にかかる潜在的なコストを表しています。ビジネス改善の可能性は、きわめて大きいと言えます」。

このレポートでは内容の信頼性を高めるために、ECMへの投資にまだ踏み切っていない企業と、ECMシステムを現在使用している企業での経験を比較することで、潜在的な改善点を表しています。調査された改善が見込まれる分野には、生産性、顧客サービス、コラボレーション、および、ストレージなどが含まれています。

さらに、今回の調査から、ECMの活用によって次のような改善が期待されると報告されています。

•ワークフロー、スキャンされたフォーム、自動化されたデータキャプチャの活用により、管理スタッフの生産性が平均で33%向上。

•電子ファイリングのみの方式に移行することで、ファイルの保管スペースを14.5%から5.9%に縮小し、60%削減

•構造化されていない企業コンテンツや電子メールの専用サーバの規模が、個々の文書や電子メールの添付ファイルを1回のみの保存にすることで、1/3~1/2に削減。

•コラボレーティブかつ広範なアクセスを実現するチームサイト環境を持つことにより、プロジェクト期間とコストの観点から、プロジェクトの進捗が平均23%向上。

•調査回答者は、Enterprise 2.0アプリケーションによってスタッフの生産性と仕事への関与が約18%向上すると指摘。

•企業情報へ包括的なモバイルアクセスが可能になることで、社員の効率性が20~25%向上する見込み。

調査では、ECMテクノロジーを導入した素晴らしい事例を示すと共に、企業の共有ドライブ、電子メール、ノートパソコン、モバイル機器、紙のファイルなどに膨大な文書とコンテンツを蓄積している企業における、重大な課題も指摘しています。

調査回答者の61%が、企業コンテンツが適切に管理されていない環境では、組織のナレッジが大きな悪影響を受けると回答しています。的確な意思決定がなされず、累積された企業の知識を活用できないために、競争力をも失うことになります。また、イノベーションも、不十分なコラボレーションと、限定されたナレッジ共有によって大きな影響を受けることになり、情報検索の困難さから生産性にも影響が及びます。

調査回答者は、コンプライアンス違反や情報およびデータ漏えいについても重要視しています。例えば、40%の企業は、コンプライアンス違反によって財政的な損害を受け、少なくとも66%の企業は、世間の評判が低下し、高い代償を支払うことになります。さらに、1/3以上の企業は、社員による競合他社やメディアへの機密データ漏えいが発覚した場合に、当事者を見つける手段がないと報告しています。アクティビティログをもとに、問題の社員をいつでも特定できると回答したのは、わずか1/4に過ぎませんでした。大規模企業の60%では、このような情報漏えいによる潜在的影響が大きく、13%の企業では「甚大な損害」が生じることが予測されます。

オープンテキストのマーケティング最高責任者であるJames Lathamは、次のように述べています。「今回の調査で確認できたことは、企業コンテンツをうまく獲得、制御し、利用している企業では、社員の貢献度が増加し、より優れた顧客サービスを提供でき、コストも削減されるということです。これらはすべて、ビジネスの向上に結びついています。同時に、企業内で急速に増大する非構造化コンテンツをこのまま放置していては、リスクを増大するだけでなく、企業のイノベーションを阻害し、さらに最悪の場合には、機密文書を漏えいさせてしまいます。ECMは、これまでに増して重要になっているのです」。

なお、今回の「Capitalizing on Content: A Compelling ROI for Change」調査レポート(英語)は、下記URLよりダウンロードすることができます。
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■オープンテキストについて
オープンテキスト社は、ECM(エンタープライズコンテンツ管理)におけるグローバルリーダーとして、ビジネスコンテンツの管理と、そこから生まれる真の価値を確保していくための各種支援を展開しています。20年にわたり、114カ国1億人のユーザーを支援してきた経験と知識を持っています。顧客やパートナー企業とともに、Content Experts(TM) (コンテンツの専門家)として、企業情報の取得、保存、ブランドエクイティの向上、プロセスの自動化、リスクの低減、コンプライアンス管理、競争力の向上に向けて支援しています。オープンテキスト株式会社は、オープンテキスト社の日本法人として国内におけるECMソリューションの販売やサービスを提供しています。
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