logo

リアルコム、コラボレーション機能を強化するSharePointテンプレートを発表

~SharePoint + Nintex Workflowでメール洪水・ファイルサーバー墓場から脱出!~

リアルコム株式会社とビジネス・プロダクティビティ研究会は、コラボレーション(複数人での共同作業)を大幅に効率化するSharePointチームサイトのテンプレートである「コラボレーション用GSPテンプレート」を開発し、発表する。

リアルコム株式会社(本社:東京都台東区、代表取締役社長 CEO:谷本 肇/以下、リアルコム)と「ビジネス・プロダクティビティ研究会」(以下、BP研究会)は、コラボレーション(複数人での共同作業)を大幅に効率化するSharePointチームサイトのテンプレートである「コラボレーション用GSP(※)テンプレート」を開発し、本日発表いたします。リアルコムは、Microsoft(R) Office SharePoint(R) Server (以下、SharePoint)の活用に関するユーザー企業の研究会であるBP研究会を主宰しています。
※GSP:Good SharePoint Practice(グッド・シェアポイント・プラクティス)。SharePointの効果的な使い方を体系化したリアルコムの方法論。

■ メール洪水・ファイルサーバー墓場の問題解決に、SharePointが寄与できていない現状
社内コラボレーション(部署や委員会、プロジェクトなどのグループワークにITを利用すること)には、メールやファイルサーバーといったツールが一般的に使われています。しかしその結果、大量に飛び交うメールに全社員が忙殺される「メール洪水」問題や、使用していない過去ファイルで共有ファイルサーバーが埋まってしまう「ファイルサーバー墓場」問題に、多くの企業が悩まされています。
実際、BP研究会参加企業31社に対するベンチマーキングスタディでも、メール洪水問題は81%、ファイルサーバー墓場問題は90%の企業が「あてはまる」と回答しています。
また、SharePointのヘビーユーザー企業が大半を占めるにもかかわらず、「コラボレーションでよく使われているツール」として81%の企業がファイルサーバーを、100%がメールを挙げたのに対し、SharePointのチームサイトを挙げたのはわずか10%弱にとどまりました。SharePointのチームサイトは機能が豊富ですが、その分操作が複雑で面倒であったり、きちんと使うには目的に合わせた設定が必要であったりする等の理由により、メールとファイルサーバーをSharePointへリプレースできていない現状が明らかになりました。

コラボレーションツールには「(1)シンプル、簡単、なじみやすい」「(2)情報の再利用を促進する」「(3)無理なく量を抑えることができる」の3つの要素が求められます。しかしメールとファイルサーバーは(1)は満たすものの(2)と(3)で多くの難があるため、本来メール洪水やファイル墓場の発生は必然とも言えます。

■ メール洪水、ファイルサーバー墓場を解決するSharePointテンプレート
そこでリアルコムではSharePointのチームサイトに、以下5つの改良を加え、「(1)シンプル、簡単、なじみやすい」「(2)情報の再利用を促進する」「(3)無理なく量を抑えることができる」の3要素すべてを充足するコラボレーション用テンプレートを開発しました。

1. シンプルで簡単、ユーザーに意識させないプロパティ設定
2. コラボレーション向けに使いやすく改良されたビュー
3. シンプルでわかりやすいアクセス権体系
4. ファイルを無理なく自然に捨てる仕組み(非表示/論理削除/物理削除の自動化)
5. 多彩かつ実用的なメール連携(PUSH通知/PULL通知/メールによるファイル投稿)

たとえば4の「無理なく自然に捨てる」仕組みは大きな注目を集めると考えています。

ファイルは2年(年限は変更可)が経過すると自動的に「非表示」となって消えていきます。たいていのファイルは作成中の「仕掛り(ドラフト)」で、完成版ができてしまえばほぼ不要になるため、保存期間は2年で十分。一方「完成版」はそれより長く保管する必要があるため、投稿者の判断によりワンクリックで「5年」あるいは「無期限」とすることができます。「非表示」ファイルは必要があれば戻すこともできますが、管理者の判断により物理削除して容量を節減することができます。

本機能は、大量の「仕掛り(ドラフト)」と少量の「完成品」が混ざるというコラボレーションの特性を反映し、「無理なく自然に捨てる」ことができる、これまでになかった画期的な仕掛けです。

また、本テンプレートは、ほぼ全てをSharePointの標準機能とアドオンツールNintex Workflowだけで実装しているので、同じ環境さえあれば誰でも利用可能であるという点が大きな魅力となっています。

この「コラボレーション用GSPテンプレート」の詳細は、本日開催するBP研究会「第3回 ベンチマーキングスタディ発表会」にて、発表いたします。今後、BP研究会参加企業の方々にお使い頂き、フィードバックを活かしつつ、本テンプレートへの改良を加えていきます。また、リアルコムが提供するSharePoint/Exchangeのホステッドクラウドサービス「BPオンデマンド(TM)」を通じた、本テンプレートの提供も予定しております。
リンク (リアルコムサイト:BPオンデマンド紹介)

■ BP研究会 次回以降のテーマ
BP研究会ではこうしたベンチマーキング活動を通じて、この「SharePointでコラボレーション改革」のようなSharePointユーザーに共通のテーマとそれらに対応するGSPを提示し、SharePointユーザーが使いこなしの改善に取り組む際のヒントを提供していくことを目指しています。次回、第4回(2010年8月27日予定)のテーマは「SharePointで現場業務の徹底効率化」を予定しています。
リンク (BP研究会サイト)
リンク (リアルコムサイト:BP研究会紹介)

■ Nintex Workflowについて
SharePointのワークフロー機能を強化し、設定レベルでワークフローからアプリケーション開発まで行うことができるSharePointのアドオン製品です。既に全世界で80カ国以上、1200社以上で導入されており、グローバルシェアトップクラスの実績があります。
リンク (リアルコムサイト:Nintex Workflow紹介)

■ リアルコムについて
リアルコムは、情報・ナレッジによる企業変革を行うグローバル・サービスカンパニーです。コンサルティング、IT、アウトソーシングの3つのサービスにより、効率化と価値創造の活性化を実現します。リアルコムは、今日までに株式会社三菱東京UFJ銀行、東京海上日動火災保険株式会社など200社を超える優良企業の支援をしてまいりました。また、グローバルにおいては、米国 シアトル、インド プネに拠点をもち、米国ではザ・プロクター・アンド・ギャンブル・カンパニー(P&G)やノバルティスファーマ等の優良企業の支援をしております。
REALCOM、REALCOMロゴは、リアルコム株式会社の登録商標です。
その他の製品名及び会社名は、それぞれ各社の商標または登録商標です。

このプレスリリースの付帯情報

コラボレーションツールの要件

(画像をクリックすると拡大画像をご覧いただけます。)

本プレスリリースは発表元企業よりご投稿いただいた情報を掲載しております。
お問い合わせにつきましては発表元企業までお願いいたします。