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「社内情報を探せない原因は、検索エンジンだけではない」~SharePoint活用に関する「情報アクセス最適化」の調査、解決策を発表~

リアルコム株式会社(本社:東京都台東区、代表取締役社長 CEO:谷本 肇/以下、リアルコム)と「ビジネス・プロダクティビティ研究会」(以下、BP研究会)は、SharePointを全社ポータルとして活用している大手企業を対象に行ったベンチマーキングスタディから導き出された、「社内情報を探せない、見つからない」といった「情報アクセス」に関する5つの課題と、それらに対応する具体的な解決策を発表いたします。リアルコムは、Microsoft(R) Office SharePoint(R) Server 2007 / Microsoft(R) Office SharePoint(R) Portal Server 2003(以下、SharePoint)の使いこなしに関するユーザ企業の研究会であるBP研究会を主宰し、11月より活動を開始しています。

■情報アクセスに関する5つの課題
①「検索」の課題(検索エンジンが思うような結果を返してくれない)
②「ナビゲーション」の課題(社内ポータルを見ても求める情報に到達できない)
③「サイト構成」の課題(社内にサイトが乱立して、求める情報がどこにあるのかがわからない)
④「情報の整理・棚卸」に関する運用ルールと体制の課題(情報は増える一方なので徐々に探しにくくなる)
⑤「SharePointのカバー範囲」の課題(そもそも求める情報はSharePointからは到達できないメール・ファイルサーバー・紙などにある)

SharePoint導入企業の大半はSharePointをまず「ポータル」として、つまり社内に多数存在する情報ストアへの入り口として利用しています。しかし実際には、「SharePointを入れて、たしかに以前よりはよくなったが、それでも依然として『求める情報が見つからない、探せない!』」というユーザ(社員)の声は絶えることがありません。ベンチマーキングスタディの結果、それは上記の5つの課題(原因・真因)の結果である、ということが明らかになりました。

上記5つの課題はそれぞれ性格が異なるため、まずこの5つを切り分けて整理したうえで、それぞれに対して適切な施策を講じていく必要があります。さらに施策の中には非IT的なアプローチを要するものも少なくないため、情報システム部門単独でなく、関係部局を巻き込んだ総合的な施策をリードしていく必要もあります。

■「5つの課題」と「解決策のプラクティス(GSP)」
※画像参照

典型的な例として、「検索エンジン」が挙げられます。近年、インターネットにおけるGoogleやYahoo! JAPANなどのキーワード検索の利用が普及したため、企業内の情報アクセス改善の手段としても「検索エンジンの導入」が検討されるケースが非常に多くなっています。しかし実際には、企業内に存在するコンテンツは「SEOがまったく考慮されていない」「同名のファイルが大量に存在する」「最新版であるか否かが決定的に重要である」などインターネット上のそれとは異なる性質があるため、検索エンジンを導入しただけでは検索性の向上にはつながりません。

当ベンチマーキングスタディにおける検討の結果、「①検索の課題」を解決するための、以下の6つの解決策を導き出しました。

1. SEO
2. 検索のチューニング
3. 別検索エンジンの導入
4. ユーザ視点のカテゴリづけをおこなう
5. 別手段でリーチできるようにする(リンク集など)
6. 検索リテラシ教育を実施する

これら「情報アクセス」に関するベンチマーキングスタディと、課題の「5つの原因・真因」、「解決策のプラクティス(GSP)」の詳細は、本日開催するBP研究会「第1回 ベンチマーキングスタディ発表会」にて、発表いたします。
※GSP:Good SharePoint Practice(グッド・シェアポイント・プラクティス)。SharePointの効果的な使い方を体系化したリアルコムの方法論。

■BP研究会 次回以降のテーマ
BP研究会ではこうしたベンチマーキング活動を通じて、この「情報アクセスに関する5つの課題」のような
SharePointユーザに共通のテーマとそれらに対応するGSP(※)を提示し、SharePointユーザが使いこなしの改善に取り組む際のロードマップ/チェックリストを提供していくことを目指しています。
第2回(2010年3月4日を予定):SharePointのサイト管理/運用管理
第3回(2010年5月中旬を予定):SharePointでワークスタイル改革
 リンク

■リアルコムについて
リアルコムは、情報・ナレッジによる企業変革を行うグローバル・サービスカンパニーです。コンサルティング、IT、アウトソーシングの3つのサービスにより、効率化と価値創造の活性化を実現します。リアルコムは、今日までに株式会社三菱東京UFJ銀行、東京海上日動火災保険株式会社など200社を超える優良企業の支援をしてまいりました。また、グローバルにおいては、米国 シアトル、インド プネに拠点をもち、米国ではザ・プロクター・アンド・ギャンブル・カンパニー(P&G)やノバルティスファーマ等の優良企業の支援をしております。

このプレスリリースの付帯情報

「5つの課題」と「解決策のプラクティス(GSP)

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