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新型インフルエンザの大流行に備え、全社員が2 日間に渡って在宅勤務を実施

インターネット電話・メール・メッセンジャーを使って手軽に実現。育児休暇中や療養中社員への応用も可能

13年、9,000台超の稼働実績を持つ専用サーバホスティング「at+link専用サーバサービス」や IP ビジネスフォンを中心としたさまざまなインターネットサービスを提供する株式会社リンク(本社:東京都港区、代表取締役社長:岡田元治、以下リンク)は、想定される新型インフルエンザの大流行 (パンデミック)に備え、10月21日・22日の2日間に渡って全社員(59名)が在宅で業務を行う演習を実施しました。

◆ 在宅勤務の演習を行った経緯
新型インフルエンザの予防として消毒液の設置や手洗い・うがいの励行を行っていても、大流行時の業務継続については対策が講じられていない企業が多いのが現状です。リンクは、インフラ系のサービスを提供していることから特に業務の継続性を重視し、早急に対策をとる必要があると考えてきました。9月17日に第一弾として、インターネットを使ったサービスを組み合わせて利用することで在宅勤務が実現できるか、という実験を行い、今回は第2回目として、2日間連続でどこまで会社での業務状況に近づけられるかという検証を行いました。

◆業務内容と在宅勤務における課題
リンクは、専用サーバホスティングの営業窓口であるほか、IP電話などのインターネットサービスの開発・提供を行っています。主な業務内容は、顧客からの問い合わせ・申し込みの受付、サポートスタッフへの手配や製品発注、客先への訪問、システム開発、ウェブサイトの制作・運営などがあり、在宅勤務の具体的な課題として以下を解決する必要がありました。

● 電話・FAX対応
● メール送受信
● 社内ネットワークへのアクセス
● 打ち合わせなど社員同士のコミュニケーション

1.会社への電話・FAXは、インターネット電話で対応
前回同様、電話はインターネットを利用した電話(IP電話)で対応しました。具体的には、会社のノートPCにIP電話をインストールして自宅に持ち帰り、会社にかかってきた電話を持ち帰ったPCで受けられるようにしました。通話はヘッドセットや専用電話端末を使って行います。着信した電話を同じく自宅で勤務している社員やグループに転送したり、会社に届いたFAXを自動的にPDF化してメールで送信するシステムも利用しました。
※ このIP電話は、リンクが開発したBIZTEL(ビズテル)という企業向けのインターネット電話で、転送機能や不在応答、FAXをメールで送受信する機能を持っています。

2.社内ネットワークへのアクセスやメールの送受信には、VPN(仮想プライベートネットワーク)※ を利用
自宅から会社のファイルサーバへアクセスしたり、会社のメールを送受信する場合は、データが盗聴されないよう安全な通信環境が必要です。各個人宅から会社までの専用線を引くことはコスト面で現実的ではないため、VPNという仮想の専用線接続のしくみを使い、自宅と会社間で暗号化された通信を行えるようにしました。
※ VPN は、Virtual Private Networkの略で、専用線で接続したかのような暗号化された通信を行うことができるネットワーク接続のしくみです。当社が開発した「ssVPN」を利用しました。

3.打ち合わせなど、社員同士のコミュニケーションには、電話会議室やメッセンジャーを利用
社員の在席・離席の状態はメッセンジャーのステータスで確認することができました。社員同士のコミュニケーション方法としては、メールやメッセンジャーに加え、IP電話の「電話会議室機能」を使いました。この機能は、決まった番号に電話をかけることで、同時に複数人と通話することができるものです。ヘッドセットを使えば、ハンズフリーでPCの操作を行うことも可能になります。

【 結果 】

在宅勤務にあたって考えられる基本的な問題はほぼすべてクリア

他の社員が在席しているかどうかが見えないという不安感は多少あるものの、前回に引き続き、2日間とも、出社時とほぼ変わらない環境で業務を行うことができました。前回はメッセンジャーだけで行っていたスタッフ同士の打ち合わせも、今回から電話会議室機能を併用することでさらに効率がよくなるなど、さまざまな機能・ツールを組み合わせることで、会社の環境に近い状態で業務を行うことができました。


【 今後の展望 】

育児休暇中や自宅療養中の社員の業務、
複数拠点での事業などさまざまなワークスタイルに低コストで応用可能

リンクでは、今回の在宅勤務方法が、新型インフルエンザのような感染症のパンデミック時に限らず、さまざまな働き方に応用できると考えています。例えば、自宅で育児をしながら、または、怪我や病気の療養をしながら業務を行うことも可能になります。また、複数拠点における事業や海外勤務など場所を選ばない働き方も実現できます。IP電話やVPN接続、メッセンジャーなどを利用することによって必要な環境を低コストで準備できるため、中小企業であっても手軽に導入可能です。この機会に、少子化社会へ向けた育児制度の策定や都市集中型から地方分散型へのワークスタイルの変換などが、簡単かつ低コストで実現できることを発信していきたいと考えています。


■本文中でご紹介したサービスの費用
・BIZTEL 初期費用 31,500円 / 月間利用料 15,750円~
・ssVPN 初期費用 21,000円 / 月間利用料  7,350円~
※ at+link専用サーバサービスでサーバ1台の利用が必要です。


在宅勤務におけるBIZTELのしくみは、リンク をご覧ください。

【株式会社リンクについて】

1987年設立の株式会社リンクは、スタートより13年目を迎えた at+link 専用サーバサービス(専用ホスティングサービス)を軸として、at+link パワーフレックス (クラウド型ホスティング)、at+link コロケーションサービス (新しいスタイルのデータセンターサービス)、BIZTEL(IPビジネスフォンサービス)、e-select(オンラインモール)、MobileController(ケータイサイト構築ツール)、ウェブ電話(クリックトゥコールシステム)など、さまざまなインターネットサービスを提供しています。詳細は、リンク をご参照ください。


【本リリースに関するお問い合わせ先】

株式会社リンク 担当:内木場 (うちこば)

〒107-0052
東京都港区赤坂7-3-37 カナダ大使館ビル1階
TEL:03-5785-2255
FAX:03-5785-2277
Eメール:pr@link.co.jp

株式会社井之上パブリックリレーションズ 担当:栗原

〒160-0004
東京都新宿区四谷4-34 新宿御苑前アネックス6階
TEL: 03-5269-2301
FAX: 03-5269-2305
Eメール:linkpr@inoue-pr.com

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