不況下の今だからこそASP型メールサービスの採用でコスト削減を実現！

日本全国のマンションやビルなどの不動産管理業務を行っている丸紅コミュニティ。顧客の生活を守る同社の業務は、24時間365日休むことはできない。そのため、ITシステムには高い可用性と信頼性が求められる。ITシステムに高い可用性を求めればそのぶんコストが嵩む。丸紅コミュニティは、トータルコストを抑えた上で可用性と信頼性を確保するために、同社のメールシステムにビック東海のASP型サービスOneOffice Mail Solutionを選択した。

Webベースのdesknet'sで拠点の管理業務を軽減

　丸紅コミュニティは、丸紅ブランドを中心に全国で約10万戸のマンション・ビル等の、建物管理からメンテナンスにいたるさまざまな業務を総合的に提供している。同社は関連子会社を含め北海道から沖縄まで、全国各地に支店、営業所を展開しているが、全国に散らばっている拠点の規模は、さまざまだ。そのため拠点にはITシステムの専任担当者はおらず、東京本社からリモートで集中的に管理を行っている。

丸紅コミュニティ株式会社
情報システム部　情報システム課長
山本　勝之氏

　「丸紅コミュニティでは、営業関連のシステムやセキュリティ対策など、かなり早い段階からITシステムの活用は積極的に行ってきました。」

　丸紅コミュニティ 情報システム部 情報システム課長の山本勝之氏は、不動産業界の中では他社に先駆けITシステムの導入を進めてきたと言う。

　同社では、営業担当者間の情報共有や業務ワークフローを実現する目的で、クライアント・サーバー型のグループウェアを早期に導入するなど、積極的な情報活用を行ってきたのだ。当初はクライアント・サーバー型のシステムを全国展開していたが、限られた情報システム部のリソースでこれらをリモート管理するには大きな手間がかかっていた。その解消のため、2002年には、ネオジャパンのグループウェア、desknet'sエンタープライズエディションを導入し、Web経由でスケジュール管理やメール、情報共有の回覧板やワークフローを実現する仕組みを導入した。

さらなる管理負担軽減のためにアウトソーシングを検討

　「ユーザーのPCにソフトをインストールする必要がないdesknet'sは、管理の手間を大きく削減しました。」

　情報システム部 情報システム課の小西宗一氏は、desknet'sの導入でITシステムの管理効率が大きく向上したと言う。また、ユーザーの利便性も向上した。従来は営業所に戻らなければメール確認はできなかったが、desknet’sの導入で携帯電話経由で外出先や自宅からもメールの確認が可能となり、さらに1つのポータル画面に業務に必要な機能が集約されているのは、ユーザーにとっては画期的なものとなった。

　desknet'sで管理効率と利便性は向上したが、システム管理の負担をさらに減らしたかったと山本氏は言う。同社では、各種サーバーは自社内に設置し、情報システム部自ら運用管理を行っていた。すでにメールは重要な連絡手段となっていたので、仮に小さなトラブルでも発生すれば昼夜を問わずすぐに対処しなければならなかった。

数年前と比べ、メールシステムに関わるリスクが急激に増えている。それに比例して管理者の運用負荷が非常に高まっている。
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　さらに、情報セキュリティ上の大きな脅威に見舞われた。2006年8月に発生した首都圏の大停電の際に、ハードウェアトラブルが発生しシステム復旧に時間を要してしまったのだ。このトラブルを受け、さらなる管理負荷の軽減と可用性、信頼性の向上を目指し、まずはサーバーのデータセンターへの移行を行うこととなった。そして、自社でのサーバー運用からアウトソーシングの利用も検討を行う。