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ScanSnapで身につける整理術 スキャンを習慣化する5つのコツ

CNET Japan Ad Special2012年07月02日 11時00分
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新生活が始まって早4ヶ月、慌ただしい毎日を過ごしていたが、ようやく落ち着いてきた今日このごろ。ふとデスク回りに目をやると、営業先で交換した名刺、展示会でもらったパンフレット、日々の業務でやりとりされた書類などが、今にも崩れそうに積み上がっている・・・。この書類の山をすべて整理できたら、仕事もサクサク進みそうだが、捨ててしまうわけにもいかない。かといって、書類を目に付かない場所に片付けてしまえばいいかというとそうではない。書類は、素早く活用できるように整理してこそ意味がある。

書類の整理というと大ごとで、大変そうに思える。しかし、毎日の行動をほんの少し変えるだけで、整理は習慣化できる。これには、ドキュメントスキャナーの「ScanSnap」が役に立つだろう。書類はScanSnapでスキャンしてデータ化してしまえば、まず机回りはすっきりと片付く。その上、データはデジタル化されているので、必要な書類は必要なときにサッと取り出せる。まさに一石二鳥だ。しかし、「紙をスキャンする」ことが習慣になっていないと、なかなか紙が減らないのも事実だ。そこで、ScanSnapでスキャンすることが、日常的な習慣になるコツを、5つご紹介したい。

1.「ScanSnap」をそばに置く

最初のコツはScanSnapをそばにおくことだ。え!と驚くなかれ。日常的に頻繁に使う道具をどこに置くかは非常に重要だ。ScanSnapが少しでも離れた場所に置いてあるなら、思い切って机の上に置いてしまおう。たとえば、新発売の「ScanSnap S1300i」ならコンパクトなので、机の上に置いても気にならない。机の上にスペースがない場合でも、なるべく椅子に座ったまま手の届く範囲に設置することをお勧めする。ScanSnapが置いてある場所まで行く、というちょっとした行動が、「面倒くさい」という心の壁を作っている可能性がある。その気持ちをまずは払拭(ふっしょく)して、気軽に手軽にスキャンできる環境にしてしまうのだ。何か新しいことを習慣化するということは、そうした小さな心の壁を地道に壊していく作業に他ならない。

できれば、スキャンした後の紙をすぐに廃棄できるように、シュレッダーもそばにおいておくといいだろう。ScanSnapでスキャン→紙を廃棄という一連の行動がスムーズに流れるので、面倒だと思う暇もなく書類の整理が済む。くれぐれも、原本が必要な書類までシュレッダーにかけてしまわないように注意が必要だが。

2.スピードアップしたS1300iで、イスに座る前に高速スキャン

紙をためこまないようにするには、こまめにScanSnapでスキャンしてしまうことが重要だ。とくに、書類自体を残しておかなくても、デジタルデータとして情報を残しておけば問題のない書類は、一刻も早くスキャンしてしまおう。受け取った書類を、「いったん」机に置いてしまうと、不思議なことに、さらに上へ上へと書類が積み重なっていってしまう。だからこそ、紙を机に置くよりも先に、さらにはイスに座るよりも前にスキャンするのだ。

イスに座る前にスキャンを実行する際、問題になるのはScanSnapのスキャン速度だ。しかしまったく心配はいらない。たとえば、5月に新発売されたScanSnap S1300iの場合、以前より1.5倍スピードアップしており、名刺1枚なら3秒もかからずにスキャンできるからだ(ファインモード:300dpi、カラー、両面読み取り)。「こまめにスキャン、素早くスキャン」を実行するには、ちょっとした行動とセットにしてしまうこと。この場合「イスに座る」という行動とセットにすることで、スキャンを習慣化するスイッチができることになる。名刺1枚とあなどるなかれ。他の仕事にとりかかってしまった後では、名刺1枚さえもスキャンするのを後回しにしてしまうからだ。


2012年5月25日に発売されたS1300iは、従来のS1300より1.5倍速くスキャンを実行できるのが特長だ。

スキャンを実行した後は、「クイックメニュー」から、保存先をワンクリックで選択できる。名刺の保存先としては、Evernoteがお勧めだ。「クイックメニュー」を使えば、あらかじめEvernoteへの保存形式が登録されているので、スキャンした画像をワンクリックでEvernoteに保存できる。また、Evernoteでは、画像をOCR処理してくれるので、名刺の内容をいちいち手で入力しなくても、画像内の文字を後から簡単に検索できる。

外出先から帰社してイスに座る前に、今日もらった名刺を名刺入れから取り出してScanSnapでスキャンし、Evernoteに保存してしまえば、名刺入れは軽くなり、今日会った人の情報はデジタル化されて、テキスト検索すればいつでもすぐに取り出せる人脈データベースとなる。これは何より大切な情報といえる。


Mac版のScanSnap Managerのクイックメニュー。スキャンを実行するとパソコンの画面にクイックメニューが表示されるので、目的に応じて保存先をクリックするだけで簡単に画像を保存できる。

3.クラウドでどこでもスキャンデータを見られる環境を実現する

書類のスキャンを習慣化するには、「スキャンしておくと便利」だということを自分が実感する必要がある。書類をデジタルデータ化しておくだけでも、紙が減って片付くというメリットはあるが、スキャン済みのデータをいつでもどこからでも見られるという安心感と便利さを体験すれば、もっとスキャンが楽しくなるだろう。スキャンした書類の画像を「いつでもどこからでも」見られるようにするには、クラウド上のストレージサービスに保存するといいだろう。

ScanSnapは、Evernote、Googleドキュメント、SugarSync、Salesforce、SharePoint Onlineといった主要なクラウドサービスとすでに連携しており、クイックメニューからワンクリックでスキャンデータを保存することができた。それが、S1300iではDropboxとの連携も追加され、クラウドサービスに関してほぼ完璧に網羅されたことになり、盲点がなくなった。選択肢が広がったことは、ユーザーにとってかなり重要だ。特に、クラウドのストレージサービスとしてDropboxを筆頭に挙げて使用しているユーザーは多いので、今回の対応でさらに便利になる。


DropboxのWebサイト(https://www.dropbox.com/)。Webブラウザ、Windows、Mac、iOS、Andoridなど利用できるデバイスが多い。

Dropboxは、2GBまでは無料で利用できる。数百ページに及ぶPDFなどの大きなサイズのファイルを大量に保存すると、すぐに制限いっぱいまで使ってしまうだろうが、たとえば「現在動いているプロジェクトのファイルのみを保存しておく」などのルールを作ってDropboxに保存するファイルのサイズを調整しておけば、ずっと無料で使い続けることができるだろう。(2012年7月31日までにScanSnapを購入して応募すると、抽選で1年間50GBまで使える権利が当たるキャンペーンが実施されているので、これを利用するのも手だ)Dropboxにファイルを保存しておくと、ファイルへのリンクURLを使って、他者とファイルを共有することができる。社内での情報共有にも、他社とのファイルのやりとりにも使える便利な機能だ。(ただし、書籍や新聞などの著作物は、個人で利用する場合を除き、権利者に無断でスキャンすることは法律で禁じられている。あくまで私的利用の範囲内に留めておこう)

Dropboxに限らないが、クラウドに書類を保存しておくと、万が一、パソコンや外付けのハードディスクドライブが破損したとしても、ハードディスクと一緒にデータを失うリスクを回避できる。クラウドに保存することにより、場所を選ばずにスキャンデータを参照できる便利さと、ハードディスクが破損してもデータを失わないというリスク対策が同時に手に入る。これほど便利なことはない。

4.かさばる紙を持ち歩かない

書類のスキャンを習慣化するための4つ目のコツは、普段から「紙は極力持ち歩かない」ということだ。紙を持ち歩かないということは、紙の代わりになるものを持ち歩かなければいけないわけだが、それがスマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスだ。スマートデバイスに書類のスキャンデータを入れて持ち運べば、書類がどんどん増えても紙のようにかさばることはない。また、スマートデバイスからアクセスできる場所にスキャンデータを保存しておくことで、スマートデバイスさえ持っていれば、どのような資料にもその場ですぐにアクセスできて効率が良い。スマートデバイスを使ってスマートに仕事をするためにも、必ず書類をスキャンしておくのだ。

ScanSnapでスキャンしたデータをスマートデバイスから参照するには、主に次の3つの方法がある。

(1)Evernoteに保存する
(2)DropboxやSugarSyncなどのクラウドストレージに保存する
(3)「ScanSnap Connect Application」を使用してスマートデバイスに直接保存する

(1)と(2)については前述のとおり。ここでは(3)の「ScanSnap Connect Application」を使用した方法について説明する。これは簡単に言うと、Wi-Fiを介して、ScanSnapでスキャンした画像を、パソコンを操作することなく簡単にスマートデバイスに保存する方法だ。EvernoteやDropboxといった第三者の提供するサービスを介さずに、スマートデバイスにデータを保存できるので、企業ポリシーによってEvernoteなどが利用できない場合にとても重宝する。この方法を実行するには、スマートデバイスに「ScanSnap Connect Application」(無料)をあらかじめインストールし、一度だけデスクトップ側で「モバイルに保存」を起動して接続パスワードの設定を行う。設定が済んでしまえば、スマートデバイス側でアプリを起動し書類をスキャンするだけで、データを簡単に保存することができる。データを見るために、Evernoteと通信して同期が終わるのを待つ、といった時間のロスもない。

ScanSnap S1300iではAndroid搭載のスマートフォン/タブレットとの連携が強化された。そのため、スキャンしたデータ(JPEGまたはPDF)は、Android搭載のスマートフォン/タブレット、iPhone、iPadのいずれにも簡単に保存することができるようになった。


富士通のARROWS Tabの画面。左上の「ScanSnap」アイコンが「ScanSnap Connect Application」。Google Playから無償でダウンロードできる。アプリを起動すると表示されるダイアログボックスの指示に従って設定するだけなので簡単だ。

WindowsまたはMacからは、ScanSnap Managerと同時にインストールされる「モバイルに保存」を起動して設定を行う。一度設定を済ませてしまえば、あとはアプリを起動してスキャンするだけでデータをスマートデバイスに保存できる。

最近は、社内でスマートデバイスを活用する企業も増えている。しかし、会社の規則によりクラウドサービスは利用できないような場合でも、「ScanSnap Connect Application」を利用する方法なら、ScanSnapでスキャンしたデータを社内のどこにでも持ち運べる。たとえば、4~5人程度の小規模なミーティングなら、富士通のARROWS Tabのような大画面のタブレットに保存したデータを、全員で見ながら話し合いができる。必要に応じてタブレットからデータをメールで送信することも簡単だ。

5.S1100とARROWS Tabで外出先でもスキャンする

スキャンを習慣化するための最後のコツは、「外出先でもスキャンする」ことだ。今までなら、外出先でスキャンするなどという行動は、選択肢の中にはなかっただろう。しかし、外出先でのスキャンは難しいという固定概念を覆すのが、富士通のARROWS TabとScanSnap S1100の組み合わせだ。この2つをUSBケーブル(microUSB変換ケーブルが別途必要)で直接つなげば、スキャンした画像データを直接ARROWS Tabに保存できるのだ(ARROWS Tabに「ScanSnap Manager for ARROWS」をあらかじめインストールしておく必要がある。「ScanSnap Manager for ARROWS」はGoogle Playから無償でダウンロードできる)。

たとえば、大きな展示会に出席するために出張した場合、チラシや名刺など現地でもらう紙はかなりの量になるだろう。また、地元の情報収集を目的に集めた雑誌や新聞などもかさばるものだ。それらをできる限りスキャンしてARROWS Tabに保存すれば、必要な情報はすべてARROWS Tabに収納される。帰ってから、紙類を整理するという大仕事が帰る前に終わる。

これがたとえば海外なら、紙だけでスーツケースが重量オーバーなどということが避けられるだろう。重さという点では、ARROWS Tab(Wi-Fi版)は599g、S1100は350gなのでケーブルを含めて両方を持って行っても1kgに満たない。重たいノートパソコンを持って行くよりも作業がはかどる組み合わせと言ってもいい。ARROWS TabとS1100を直接接続してスキャンする場合は、解像度が300dpi固定のJPEG形式で、サイズはA4まで(A3キャリアシートは使用不可)となるが、資料として日常的に参照するには、まったく問題のない解像度だろう。


ARROWS TabとS1100を変換ケーブルを使って直接接続している。ARROWS Tabに「ScanSnap Manager for ARROWS」をインストールしておくことで、パソコンを介さずにスキャンデータをARROWS Tabに保存できる。

なお、習慣化のコツ3および4で説明している新機能の「Dropbox連携」や「Android対応」などは、ソフトウェアアップデートにより、従来機種(S1500/S1500M/S1300/S1100)でも利用可能なため、旧モデルを使っている人たちも、ぜひスキャンを習慣化して整理術を身につけてほしい。

本稿では、主にS1300iとS1100を使ったスキャン習慣化のコツを紹介してきたが、もちろん、大量の書類をもっと高速にスキャンできるS1500の存在も見逃せない。すでにためこんでしまった書類を一気に整理するには、S1500が最適だろう。しかし、まずは今日の書類からスキャンするようにすると、「片づけなければ」という心の重荷がなくなる。5つのコツで整理を習慣化すれば、ムダな労力を大幅に減らすことができ、今まで埋もれさせてしまっていた情報までも最大限に活用できる。そして、身につけた整理術によって捻出された時間を有効的に利用すれば、ビジネスの機会損失を減らし、大きなチャンスをつかむ機会を得られるだろう。

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