ScanSnapを使えばできる！究極のデジタルデータ・ファイリング術

デジタル化した書類データは活用しなくちゃ宝の持ち腐れ

電子書籍の“自炊”ブームなどもあって、いまドキュメントスキャナにおおいに注目が集まっている。ドキュメントスキャナがあれば、裁断した本はもちろん、プライベートからビジネスまで、書類をなんでもデジタル化して保存できる。しかもフラットベッドスキャナと違って一枚ごとの原稿交換の手間もなく、裏表まで同時に読み取れてしまう。身の回りを整理整頓するにはぴったりというわけだ。

さて、デジタルデータへの変換がある程度すすむと、今度は変換したデータの保存方法や探しやすさがポイントになってくる。ドキュメントスキャナを実際に購入するまでは、本体のサイズや同時読み取り枚数、さらに価格などに目が行きがちだが、ただデジタルに変換する工程だけにとどまらず、変換したあとのデータをいかに活用できるかまでを見据えた上で、製品の選定をするのが大事だと言えるだろう。

今回は、デジタルに変換したデータの活用方法について、具体的な機能を挙げながら例を紹介していこう。

PFUのドキュメントスキャナ「ScanSnap」シリーズ。左からS1100、S1300、S1500(クリックで拡大表示)

透明化テキストですばやく検索

デジタルデータ活用のコツ、まずひとつは「OCRによるテキスト検索」だ。デジタル化のメリットのひとつとして書類の置き場が不要になることが挙げられるが、単にデータをハードディスクの中にぎゅうぎゅうに押し込んだだけでは、かえって探しづらくなってしまう。下手をすると、これなら紙のままのほうがよかった、なんてことになりかねない。

そこで登場するのがOCR処理だ。PDFへのデータ変換時にOCR処理によって透明化テキストを埋め込んでおけば、データの全文検索が可能になる。紙の書類であれば1ページずつめくって目的の箇所を探さなくてはいけなかったのが、検索機能で一発で呼び出せるようになるわけだ。これならどれだけたくさんのデータがあっても、目的の書類を引っ張り出すのもお手のもの。さらにEvernoteと組み合わせれば、iPhoneやiPadなどを利用し、外出先での閲覧も可能になる。

テキスト検索を可能にするには、取り込み時に「テキスト情報をページに埋め込む」をオンにしておく(クリックで拡大表示)

取り込んだ書類の文字部分がテキストデータとして埋め込まれ、通常のテキストと同じように選択やコピーが行えるようになる。Evernoteなどで検索することも可能(クリックで拡大表示)

「楽2ライブラリ」で、取り込んだ書類データを分類し活用する

書類のデジタル化がさらすすむと、今度は分類方法もポイントになってくる。あらゆる書類をボタン一発で手軽にデジタルに変換できてしまうが故に、身の回りの書類を次から次へと取り込んでしまい、結果的にハードディスク内で見つけづらくなるというわけだ。もちろん先のOCR処理による検索などを用いればすばやく呼び出せるのだが、テキスト化できないデータであれば目視で探すしかなく、その際にある程度のジャンルに分かれていないと、それこそ時間がいくらあっても足りなくなる。

こうした場合に便利なのが、ScanSnapのセットモデルに添付されているソフト「楽2ライブラリ」だ。このソフトを使えば、PDFをジャンル別にバインダのようにファイリングできるようになるので、閲覧性が大幅に向上する。ひとつのバインダに綴られたPDFファイルは、それ自体がひとつのファイルとしてマウスホイールなどでペラペラとめくることができるので、ファイルをいちいち開いたり綴じたりする手間がかからない。例えば電話の利用明細やレシート、メモといった1枚モノの書類についても、まさに紙のファイルを同じような感覚で閲覧できるこのソフトは、書類データの活用に欠かせない。

楽2ライブラリのメイン画面。ジャンルごとにバインダを作成し、PDFをここに格納していくことで、探しやすさが大幅にアップする(クリックで拡大表示)

複数のファイルをバインダのようにして閲覧できる。ページめくりはマウスホイールで行えるので快適だ(クリックで拡大表示)

また、この「楽2ライブラリ」のユニークな機能として、年賀状のお年玉番号の当選確認ができる機能が挙げられる。年賀状の表裏をファイリングして取り込むと同時に、OCRでテキストデータ化したお年玉番号をその年の当選番号と自動照合し、当たりのハガキを抽出してくれるのだ。多くの年賀状を受け取る人にとっては、ファイリングができるだけでなく番号チェックまでできてしまう、たいへん便利な機能である。

取り込み時の設定を「楽2ライブラリ(年賀はがきデスク)に保存」に変更し、取り込みを実行(クリックで拡大表示)

取り込まれた年賀状がバインダに表示される。表裏が上下に並んで表示されるので一覧性も高い(クリックで拡大表示)

バインダの背表紙の上で右クリックし「お年玉番号当せんチェック」を選ぶと、ファイリングされた年賀状の中から当たりの年賀状だけに付箋をつけて表示してくれる。このほか、差出人などのデータもOCR経由で取り込める(クリックで拡大表示)

「ScanSnap」なら目的に応じて選べる。楽2ライブラリセットモデルも

さて、ここまで紹介してきた機能は、いずれもPFUのドキュメントスキャナ「ScanSnap」で利用できる。データ取り込み後の活用をも見据えたソフトウェアが添付されていることで、取り込みから分類、活用までがオールインワンで行えるというわけだ。新たにドキュメントスキャナの購入を考えているのであれば、こうした面も踏まえて機種を検討するのが、賢いやり方だと言えるだろう。

ドキュメントスキャナ「ScanSnap」は現在3つのモデルがラインナップされており、それぞれについて前述の「楽2ライブラリ パーソナル V5.0」のセットモデルが用意されている。なお、楽2ライブラリには、ウェブでの情報公開も可能なクライアントサーバ版も存在する。パーソナルに比べてバインダ数などに余裕があるので、企業内で利用する場合はこちらも視野に入れて検討したいところだ。

以下に各モデルの主な特徴を紹介する。

【ScanSnap S1500】
大量・高速スキャンを得意とするモデルで、超音波センサーによる重送防止機能が大きな特徴。同時にセットできる枚数が多いことから、書籍の「自炊」など、個人ユースの中でもヘビーユーザ向きの仕様。もちろんビジネスユースでの利用も遜色ない。MacモデルのScanSnap S1500Mも用意されている。

「ScanSnap S1500」(クリックで拡大表示)

【ScanSnap S1300】
S1500に比べて省スペースで、同時読み取り枚数はそれほど多くないが、コンパクトに設置したい方向け。スキャナを始めようという人のためのエントリーモデルと言ってよいだろう。読み取り速度が若干遅くなるがUSBのバスパワー駆動にも対応するので、持ち運びにも対応するほか、必要な時だけ机上に出して使うといった用途にも向く。

「ScanSnap S1300」(クリックで拡大表示)

【ScanSnap S1100】
新たに登場したスティックタイプのドキュメントスキャナ。重量はわずか350gとS1300の約1/4に抑えられており、USBバスパワー駆動で持ち運びも簡単。用紙は上面もしくは背面から排出する仕様になっており、背面を選択した場合はカードなど厚みのある原稿のスキャンにも対応。直販サイトではホワイト筐体モデルも用意されている。

「ScanSnap S1100」(クリックで拡大表示)