A社の決断--答えは従来型（オンプレミス）PBXからクラウド型PBXへの乗換え

企業が内線電話を利用する場合、一般的に必要となる「PBX（構内電話交換機）」。これをクラウド型PBXに入れ替えることで、大きなコスト削減とワークスタイルの変革が期待できるのをご存じだろうか。そこで本稿は、従業員200人規模の「Ａ社」を想定した事例という形で、NTTコミュニケーションズのクラウド型PBXサービス「Arcstar Smart PBX」を取り上げ、特長やクラウド型であることのメリット、具体的な活用例などをみていくこととしたい。

A社の決断--答えは従来型PBX（オンプレミス）からクラウド型PBXへの乗換え

　「組織改編で職場のレイアウトが変わるたび内線電話の組み替えが必要になり、電話工事費用が数十万円単位で発生してしまう。そうでなくとも、ちょっとした人事異動のたび、電話設定の変更をベンダーに依頼する必要があり、時間もコストも馬鹿にならない…」

　こうした悩みを抱えながら、長年にわたり具体的な改善策を見いだせなかったA社。従業員規模は200人ほどだ。毎年行われる小規模なレイアウト変更だけでも、その都度50～60万円もの支出になっていたという。既存のPBXでは内線電話の組み替えを行う際、設備工事が必要になりベンダーの手配等でコストや稼動の負担が大きかった。そこで同社が着目したのが、「Arcstar Smart PBX」に代表される、クラウド型PBXへのリプレースだ。

　クラウド型サービスの場合、PBX本体を企業が保有することはなく、その保守・管理といった負担から解放される。音声通話もIP網で実現するため、屋内配線はインターネット等を利用するための配線と集約できる。既存PBXでのごちゃごちゃした配線などもなくなり非常にスマートな形になる。内線電話を利用する企業にとってメリットがあるソリューションといえる。

　「Arcstar Smart PBX」の場合、内線電話の設定もブラウザから簡単に行えるから、ベンダーの手配も必要もなくなる。また安価な料金も同社にとって魅力的だった。初期費用は別途必要となるが、月額料金は契約基本料が5000円で、1IDにつき500円。これなら、今後の社員数の増減にも柔軟に対応できると判断した。

Before

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After

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検討課題となっていたスマホ内線化も実現

　さらにA社が「Arcstar Smart PBX」を評価したポイントは、同社が検討課題としていたスマートフォンの内線化についても、容易に実現できることだった。

　同社が立案していたスマートフォンの内線化のプランは、スマートフォンを内線子機として利用し、自席以外でも社内や外出先などロケーションフリーで内線電話を利用できる環境を構築することだ。通話料金は当然かからないので、オフィスと外出先社員の携帯電話との通話料の削減にもなると考えた。

　「Arcstar Smart PBX」なら、個人のスマートフォンを利用（BYOD）し、これが容易に実現できることが判明し、導入決定を後押しした。「Arcstar Smart PBX」はマルチキャリア対応し、豊富な端末で利用できる。社員個人がどの携帯キャリアの端末を所有していても、アプリをダウンロードするだけで利用できるので、個人所有のスマートフォンを内線に組み込める。この部分は、同製品の大きな差別化ポイントの一つだ。

　A社では他にも、PBX設備をクラウド化するサービスをいくつか検討してみた経緯がある。しかし、多くは利用できる通信キャリアが定められていたり、マルチキャリア対応の場合でも、対応端末数が非常に少ないことがわかった。それでは、社員が所有する端末を活用するのは難しいと考えたのだ。しかし「Arcstar Smart PBX」の場合、キャリアフリーであり、対応端末も非常に多かった。今後発売される新型の端末についても、同様に対応していくとのことであり、これならば安心だろう、ということになったのだ。

社員のスマートフォンを、プライベート電話、業務電話、内線電話の1台3役で活用すれば便利でコスト削減もできる

段階的、スムーズに乗換え成功

　では、実際にどのような形で乗換えを進めるか。A社では、PBXのリース期限を迎えた事業所から段階的に移行していくことにした。

　PBXのリプレースとなると、やはり大きな決断だ。実際、従来のPBXリプレースは全面的な刷新を行わなければならないため、なかなか思い切って取り組めない側面もあった。

　さらにA社は国内の複数箇所に事業所があり、そのリプレースのタイミングもばらばらだったのだ。しかし「Arcstar Smart PBX」の場合、リース期限を迎えた1つの事業所のみ切り替えたり、新規に設立する拠点でだけ導入することができる。VoIP-GWを1台あたり月額1800円からレンタルしており、これを既存のPBXに接続することで従来のPBXで「Arcstar Smart PBX」が利用可能になるのだ。

　結局A社では、「乗換えられるところから乗換え、最終的に全拠点でPBXレスな環境を実現するために段階的に導入を進めよう」との方針に落ち着いた。従来のPBXリプレースとは大きく違う、柔軟かつスムーズな移行となったのだ。

VoIP-GWを活用すれば既存環境に応じて柔軟な導入が可能

　A社は今後、新たな拠点を作る際、NTTコミュニケーションズが提供する「オフィス構築セット」も活用していくという。これをオフィスの新設や改装時に導入すると、LANやWifiの設計や構築、機器保守までも一元的に対応し、「Arcstar Smart PBX」の導入まで行ってくれるサービスだ。