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ITで「営業力をアップ」したいなら情報の「流れ」を改善せよ

あらゆる社員がデータアナリストになれる「Power BI」

　マイクロソフトでは、スプレッドシートである「Microsoft Office Excel」に強力なデータ分析機能を追加する「Microsoft Power BI for Office 365」の提供を行っている。

　Excelといえば、企業におけるデータ保存、あるいは集計、レポーティングツールとして、デファクトスタンダードと言っていいソフトウェアだ。ただ、本格的なデータ分析やレポーティングの用途でExcelを使おうとすると、これまでは扱えるデータサイズやパフォーマンス面での制限も多かった。BI（ビジネスインテリジェンス）を実現するにあたり、別途BI向けのシステムを導入する必要に迫られるケースも多かったのである。

　Power BIは、Excelのアドオンとしてインストールすることで、大規模なデータを扱えるインメモリデータベースに加え、データのモデル化やドラッグ&ドロップによるアドホックな分析を行える「Power Pivot」、インタラクティブなグラフを作成できる「Power View」といった高度なBI機能をExcelに付加できるものだ。エンタープライズ向けの「Office 365」（プランE3/E4）を契約しているユーザーであれば、すぐにでも利用を開始できる。

　この製品のポイントは、何より、多くの社員が普段の業務で日常的に利用している「Excel」を使って、高度なデータ分析が可能になる点だ。Excelのスプレッドシートはもとより、他の一般的なデータベース、Dynamics CRM Online、SharePoint上のデータなど、多様なデータソースに対応する。例えば、従来であれば「提案にあたって、臨時に行いたい分析があるのだが、データ入手を情報システム部門に依頼しなければならず、時間が掛かるために断念していた」というケースに、現場レベルでExcelを使って対応できる環境を作ることも可能だ。

　さらに、Power BI for Office 365では、「Power View」で作成したインタラクティブグラフをWebサイト上で共有するオプションも用意されている。部門単位で繰り返し使われるグラフや、会議などで経営者が意思決定のために使う分析レポートをこのサイト上で共有しておけば、常に鮮度の高いデータを元にした結果を参照できるようになる。担当者がレポーティングのために費やす労力や時間を大幅に軽減できるというわけだ。

　また、Power BI for Office 365のWebレポーティングオプションでは、自然言語での分析を行える「Power QA」という機能が利用できる。これは、例えば「昨年の○○地域における、××という製品の売上」といったキーワードをサイト上のフォームに入力することで、必要なグラフが自動的に生成されるというものだ。経営会議の席上で定例のレポートにはない集計を求められた場合などに、それを持ち帰るのではなく、その場で検索できるようになる。意思決定に必要な情報を得るまでの時間を大きく短縮できる。

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　Power BIは、企業内に蓄積されたデータを、何らかの意思決定に活用できるように加工するまでの「流れ」をスムーズにするアドオンと言っていいだろう。鮮度の高いデータによるBIが、現場主体で、多数、効率的に行える環境があることで、経営部門だけでなく、全社レベルで的確な意思決定が行われるケースは増えていくはずだ。これは着実に現場の「営業力強化」へとつながっていく。

「情報の入力」と「ほしい情報へのアクセス」を効率化する

　マイクロソフトソリューションの組み合わせで、情報の流れがスムーズになる例について、さらに見てみよう。

　例えば、営業の現場で「企画書」や「営業資料」「提案書」を作成するにあたっては、社内に存在するさまざまな「情報」を参照するはずだ。過去にあった、同じ商品についての別の提案例を見たいケースもあれば、提案先の顧客と自社とのこれまでの取引履歴を参考にしたい場合もある。あるいは、その顧客の以前の担当者に直接話を聞いたり、開発担当者から商品に関する詳細なデータをもらったりしたいといった状況も生まれる。

　マイクロソフトソリューションには、データの蓄積や活用だけでなく、他の関係者との情報共有やコミュニケーションのためのツールも含まれている。これらの連携が「よどみなく」行える点が最大の強みとなる。

　例えば、顧客情報を管理する「Dynamics CRM」と、ドキュメント管理ポータルである「Microsoft SharePoint」、メールシステムである「Microsoft Exchange」とクライアントの「Microsoft Office Outlook」、さらにコミュニケーションサービスである「Microsoft Lync」のすべてが密接に連携することで、必要な情報の入手に至るまでの過程を大幅に効率化できる。

　ここに、これらの連携による業務効率化の例を示したビデオがあるので紹介しておきたい。このビデオでは、Outlookの「予定表」で確認した商談予定から、Dynamics CRMの「案件管理」画面を呼び出し、その際に必要になる「提案書」のレビューを、担当者にLyncによるビデオチャットで依頼。最新のコストシミュレーションの結果を担当者から受け取りつつ、同じPowerPointプレゼンテーション上の情報を共同で編集しながら提案書を仕上げるといった一連の「流れ」が示されている。

マイクロソフトクラウドで営業を「より早く」

　現場のスタッフが営業活動を進めるにあたって「こんな情報がほしい」「この人と連絡がとりたい」と思った時に、それが即座に実行できる環境が実現されていることが理解できるのではないだろうか。

　さらにこうした関係者とのコミュニケーションや、営業活動の履歴は、そのままデータとして「Dynamics CRM」上に保存され、再び活用することが可能になる。大量に蓄積された情報から、効果的な営業活動のプロセスを標準化したり、さらにはセルアップのための新たな情報を担当者に提示したりといった仕組みを構築することもできる。情報の入力や参照を行うためのクライアントは、Windows PCだけでなくiOS/Androidなどを搭載したスマートフォン、タブレット向けにも提供されている。機動力を重視した情報武装は、今までよりもさらにレベルの高い「営業力強化」を実現する、重要なカギのひとつになるはずだ。