ビジネスコミュニケーションツールセミナー

システムとコミュニケーション基盤の統合が業務生産性向上の鍵--リックソフト 大塚氏が講演

エースラッシュ2016年09月12日 18時00分
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CNET Japanセミナー(8/3)より。リックソフト ソリューション1部 次長の大塚和彦氏は、「『業務生産性向上を目的としたプロセスとコミュニケーションの統合と活用』~コミュニケーション+プロセス+情報共有=ビジネス品質の向上と生産性の向上が実現できる!~」と題し、講演した。

コミュニケーションツールの導入でなぜ失敗が起きるのか?

 コミュニケーションツールは「意思や情報を伝達するための道具」であるが、なぜ道具の導入で失敗が起きるのだろうか。大塚氏はまず、この導入失敗について具体的な事例を挙げながら解説する。

大塚和彦氏
リックソフト
ソリューション1部
次長 大塚和彦氏

 ひとつめは、コミュニケーションツールの利用用途を"コミュニケーションの活性化"という曖昧な表現で広めてしまい、本来のメリットが理解されなかったり、誹謗中傷/個人攻撃/揚げ足取りなどによる雰囲気の悪化が起きてしまった場合だ。加えて、すべての社員がチャットやSNSを好むわけではないという嗜好的な差異や、チャットでは業務利用のための機能が補えきれない、といった点も問題となった。

 次に、社内コミュニケーションを活性化する目的で匿名の電子会議室を開設した事例では、事前に明確なルールを決めていなかったため、誹謗中傷や個人攻撃、投稿意見に対する批判が発生。社内の雰囲気が悪化したことから匿名をやめたところ、投稿が激減して意味がなくなってしまったという。

 さらに、上司の理解を十分に得られないまま、オープンソース(コミュニティ版)のチャットシステムを導入した事例もある。こちらはチャットの用途が仕事以外の内容や上司の悪口などで利用され、それが発覚して廃止となった。

 大塚氏は「これらはツールが悪いのではなく、適用業務とルールを決めていなかったために起こる失敗です。ビジネスコミュニケーションを車/道路/交通ルールに例えると分かりやすくなります」と語る。つまり、車=ツール、道路=用途/業務、交通ルール=使い方/規則/マナーに置き換えれば、いくら車(ツール)の機能や性能が良くても、想定する道路(業務)で性能が発揮されるとは限らない。スーパーカーを悪路に持ち込んでも、満足な走行性能を得られないのと同じだ。また、集団(組織)で走るには交通ルール(規則/マナー)も必要不可欠といえる。結果として、これらが最適化されてはじめてスムーズに物や人を運ぶことができる、ツールでいえば利便性や生産性の向上が図れるのである。


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Atlassian製品群で実現するタイムリーな情報伝達・共有と業務生産性の向上

 大塚氏は「業務の生産性を向上し、円滑なビジネスコミュニケーションを行うには、コミュニケーションのための工数を減らすことが重要になります。つまり業務システムとコミュニケーション基盤を統合すれば、コミュニケーション工数を削減する事ができ、タイムリーに情報を伝達・共有できるのです」と語る。

 こうした背景から勧めるのが、Atlassian社が提供するソフトウェア製品群だ。この製品群は、コミュニケーションとプロセスを統合し、業務の生産性を向上する効果があり、最近ではアジャイル開発基盤、開発プロセスの変革/ワークスタイルの変革/業務プロセスの可視化/DevOpsというキーワードに適用するなど、幅広い分野に活用できるのが特徴となっている。

 ここで同氏は、企業の生産性向上と最適なビジネスコミュニケーションを実現する例として、情報共有・ナレッジ共有ツール「Confluence(コンフルエンス)」、タスク管理/プロセス管理ツール「JIRA Server(ジラ サーバー)」、コミュニケーション基盤「Hipchat(ヒップチャット)」の連携によるコミュニケーションのデモンストレーションを実施。さらに、実際に活用している企業の導入事例を紹介した。

 某ソーシャルゲーム開発企業ではバグの解決スピードが2倍に高速化したほか、容易な状況把握やタスク進捗の可視化によってモチベーション低下の抑制を実現。またある企業では、事前の情報共有により会議時間が従来と比べて8分の1まで大幅に削減されたという。

 同社では、申込みから5営業日でサービス開始できるハイブリッドクラウドサービス「RickCloud(リッククラウド)」も提供している。大塚氏は、Atlassian製品群との組み合わせでより高い業務生産性の向上効果が得られる点を強調し、来場者により効果的なコミュニケーション環境の構築を促して講演を終えた。

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