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社会人のためのやり直しExcel講座「週報の作り方3」--見やすい数字の入力方法

田中裕明(ビジネスITアカデミー)2012年06月06日 09時00分
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 「社会人のためのやり直しExcel講座」シリーズでは、実践で使える効率的なExcel使用方法をテーマに続けていく予定です。4回にわたり、Excel2010を使って効率的に週報を作成する方法をお伝えします。これまで、週報の基本的な考え方やファイルの効率的な保存方法、入力を効率化できる方法をご紹介してきました。今回は、見やすい数字の入力方法をお伝えします。

Step 4:表示を工夫して、見やすさを訴求

 数字の見やすさの一つは、千円単位の表示にすることです。営業売上の報告ですので、千円未満の表示は、あまり意味を持ちません。そこで、対象となるセルを指定した後に、“CTRL+1”でセルの書式設定プロパティを開き、表示形式を以下のように“#,##0,”に設定します。

 例えば、B17のセルは837210を837と表示するようになります。千で割り算して表示するよりは、表示形式で表示だけを変更する方が、元値そのままなのでよいのではないでしょうか。

 営業売上の報告なので、順調なのかそうでないのかを明示した方が、分かりやすいものとなります。そこで、標準達成率を下回るセルを識別するように、条件付き書式を設定します。

 E15を選択し、ホームタブにある条件付き書式をクリックした後に表示される新しいルールをクリックして、新しい書式ルールを表示します。そこで、“数式を使用して、書式設定するセルを決定”を選択して、“=E$16<E15”と入力し、書式ボタンをクリックして、条件一致セルの書式設定を行います。(この場合は、灰色塗りつぶし/白文字)これで、E15セルはE16より小さいと灰色/白文字の設定がなされました。


 この条件を、E17からE27、H15、H17からH27にも設定するために、E15の書式をコピーしてください。書式のコピーは、E15をクリックして“CTRL+C”、そして、E17からE27、H15、H17からH27を指定して“CTRL+Alt+V”で右図の画面が表示されますので、“G”、“OK”をクリックすると、条件付き書式をコピーします。

★ここがポイント!:報告書は、報告者の意思を報告相手に伝えるものです。そのためには、分かりやすさ、見易さ、そして意図が伝わるような工夫が必要です。この報告書では、予算(目標)が多い上位10社を多い順にならべ、そして、それ以外をまとめています。それから、四半期の予算(目標)に向かって順調であるか確認できるようにしています。

 明日は最終回。グラフ化して伝わりやすくする方法をお伝えします。

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田中裕明
1981年有明高専電気工学科卒業。
外部記憶媒体・装置メーカー・PCメーカー・IT資格企業を経て、2008年6月にビジネスITアカデミーを設立。著書に、「パパッと作るA4一枚の企画書報告書」「ビジネス力が身につくExcel&Word講座」がある。
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ビジネスITアカデミー
Excel・Accessシステム開発:http://dev.bit-a.jp/
Facebookページ:http://www.facebook.com/bita20080612
企業研修サイト:http://bit-a.jp/
個人向けセミナーサイト:http://www.bit-a-seminar.jp/
スキルチェックサイト:http://skill-check.org/
2008年6月設立
金融、商社、生保、証券、アミューズメント、製造など幅広い企業に、実務を改善するための研修や、個人向けにセミナーを提供。ExcelやAccessによるツール/システム開発も受託。2011年毎日新聞デジタル社の注目企業50社に選ばれる(http://mainichi50.jp/bit-a)

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