[ウェブサービスレビュー]マス目を塗りつぶしてスケジュール調整--「Needtomeet」

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needtomeet.com
内容:「Needtomeet」は、Excelのワークシートを思わせるマス目を塗りつぶし、オンラインでスケジュール調整をするサイトだ。複数のメンバーの都合のよいスケジュールを自動的にマージしてくれるので、開催日程をスムーズに決定するのに役立てられる。

 「Needtomeet」は、オンラインでスケジュール調整ができるサイトだ。Excelのワークシートを思わせるマス目の中から候補の日時を選んでメンバーに送信し、都合のいい日時をマウスクリックで記入して返送してもらう。最終的には各メンバーの予定がマージされ、最適な候補日時が提示されるというものだ。

 操作手順は至ってシンプル。まずは初期画面でイベントの概要を記入し、候補となる日時を選ぶ。例えば月曜から金曜まで、18時から21時までが候補であれば、その範囲のセルをマウスクリックによってオレンジ色に塗りつぶす。登録が終わればURLが表示されるので、それを参加メンバーにメールで配信する。いわばこれが招待状というわけだ。ちなみに単発のイベントはもちろんのこと、週ごとにリピートするイベントを登録できる。

  • トップページ。新しいスケジュールを作成するには中段の「Schedule a meeting」を押す

  • イベントの名称、所要時間、場所、詳細を入力して「Select Times」を押して次に進む

  • 場所は地図を含めることも可能

  • 候補の日時をマウスクリックして選択する。単発のイベントはもちろん、リピート設定も可能。指定が終わったら「Create Meeting」を押す

  • メンバーに都合のいい日時を選んでもらうための入力フォームのURL(左上)が表示されるので、これをメールに貼り付けてメンバーに送付する。URLの控えを取っておきたい場合は右上のフォームから自分宛にメールを送っておくとよい

  • サイト上からメンバー宛に招待状を一括送信できるフォームも用意されているが(前画面の右下)、英文表示なのであまり適切ではない。URLを自分でメールに貼り付けて送ったほうがよいだろう

  • 招待されたURLを開いたところ。この時点ではまだ誰もスケジュールを入力していないため、日程の下には一行も表示されていない。左下の「Indicate Availability」を押して入力画面へ移動する

 招待メールを受け取ったメンバーは、候補日時の中から、自分が参加できるスケジュールを選択する。時間は30分刻みで区切られており、こちらもマウスクリックで選択できる。例えば候補の時間帯が18〜21時で、所要時間(Duration)が2時間となっていた場合、18:00〜20:00、18:30〜20:30、19:00〜21:00の3通りのパターンから選択できるというわけだ。参加は色付が「可」、色なしが「不可」の2択で、保留や未定はない。

  • 送られてきたスケジュールの中から、自分の都合のよい日時を選んで「Submit」を押す。なお名前については日本語を認識しないので、アルファベットを用いる必要がある

 各メンバーのスケジュールの記入が終わると、最も適した時間帯の背景色が黄色で表示されるので、それらを参考にしつつイベントの開催日時を確定させる。いったん入力したスケジュールをメンバーがあとから書き換えることも容易なほか、管理者がもとの候補日時を増やしたり減らしたりもできる。またメンバーがスケジュールを記入するたびに管理者にはその旨がメールで通知されるので、記入された内容を見逃すこともない。

 モバイル対応もなく、またメンバーのコメント欄すら用意されていないシンプルなサービスだが、それだけに説明を読まなくともほぼ使いこなせてしまう。飲み会用途はもちろん、社内グループウェアでの調整が難しいイベントやミーティング、オフ会の日程を決める用途に向いているといえる。難点があるとすれば、メンバーの名前になぜか日本語が使えず、漢字で記入すると「??」という表示になってしまうことだろうか。利用者側でアルファベットで記入することでカバーできるとはいえ、サイト側での改善を望みたいところだ。

  • 名前および都合のよい日時が入力された。候補日時があまりに多いと横スクロールの量が多くなるのが欠点

  • いったん入力した日時の修正も容易だ

  • 複数のメンバーが都合のよい日時を入力した状態。最も適した時間帯の背景色は黄色で表示される

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