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ワークスタイル変革の効果をさらに高める「ボイスコミュニケーション」環境の作り方 -5つの「電話あるある」に潜むムダを解消する秘けつ

近年「ワークスタイル変革」がICT分野におけるトレンドワードとなっている。推進の一環として「スマートフォン」などの業務利用を進め、従業員が業務のためのアプリケーションに「いつでも」「どこからでも」アクセスできるよう、データ通信環境の再構築を進めている企業も多いのではないだろうか。もし、あなたの会社がそうした取り組みを進めているのであれば、ぜひ既存の「電話」環境の見直しも同時に行うことを勧めたい。仕事上のコミュニケーション環境を、より快適なものへ変えていくにあたり、「音声通話」の環境が旧来のままならば、そこには、本来削減できるはずの意外な「ムダ」が残されてしまうからだ。あなたのオフィスでは、こんな「電話あるある」が放置されていないだろうか。

 オフィスの環境や従業員の働き方を合理的に変えながら、企業全体の生産性を高めていく「ワークスタイル変革」が、近年のトレンドになっている。多様化する従業員のライフスタイルに対応した就業形態を取り入れ、場所や時間を限定せずに働ける仕組みを用意することで、個々の従業員が持っている価値を最大限に引き出し、企業の競争力に変えていこうという取り組みだ。

 「ワークスタイル変革」の推進には、経営、労務管理、人事評価など、幅広い視点での取り組みが必要になるが、「いつでも」「どこでも」「快適に」仕事ができる環境を、具体的に作っていく段階では、「情報システム」の観点から、新たなデバイスやソリューションの導入を含めつつ、IT環境の再構築を行っていくケースもあるだろう。

 ワークスタイル変革推進のカギになるデバイスとして、近年急速に企業導入が進んでいるのが「スマートフォン」だ。可搬性に優れ、従来はモバイルPCで行っていたような簡単な書類の作成や閲覧といった作業、メールやウェブを通じたインターネット上のコミュニケーションも行えるといった利便性から、これまでの携帯電話(フィーチャーフォン)に代わるデバイスとして、各社員に支給されていることも多い。

 スマートフォンの導入にあたって、情報システム部門では、キャリアネットワークを通じた社内システムへのアクセスをどう実現するか、さらには求められるセキュリティレベルをどう確保するかといった観点から、IT環境の再構築を検討することが多いだろう。しかしその際、ぜひ同時に検討してほしいのが、社内外との「音声通話」によるコミュニケーション環境の再構築だ。

 ビジネスの中で、メールやチャットといったツールの利用率が上がっている現在でも「音声通話」のためのインフラは、顧客とのコミュニケーションや、社内連絡に不可欠なものであり続けている。スマートフォンの導入によって、時間と場所に縛られずに仕事ができる環境が実現できていたとしても、もし「音声通話」の環境が、以前と変わらないのであれば、そこには、さらなる効率化の余地や、削減が可能な「ムダ」が残されている可能性がある。

 例えば、あなたの会社の「電話」環境は、以下に挙げるような状況にないだろうか。

オフィスの「電話」あるある

1. 管理する「電話機」の数が徐々に増えている

オフィスには固定電話(ビジネスフォン)を設置、各社員にも、スマートフォンや携帯電話を支給しているので、社内で利用している電話端末の数が徐々に増えている。

隠れた「ムダ」の削減ポイント

「各社員にスマートフォンを配布しているのだから、従来の固定電話(ビジネスフォン)を減らせば、端末の導入コストや管理コストが削減できるのでは…?」

2. 社員同士で話したいとき、「携帯電話」へかけている

外出している営業担当者への連絡で「社内の固定電話から携帯着」の通話が頻繁に発生している。携帯ならどこにいてもすぐに捕まるので、相手が会社にいる時でも、取りあえず携帯番号にかけてしまっている。

隠れた「ムダ」の削減ポイント

「社員同士の通話には、できる限り無料の内線通話を使うようにできれば、外線通話にかかっている通話料を削減できるのでは…?」

3. 個人が持つ携帯電話の業務利用。通話料は精算している

社員個人が所有する端末の業務利用した場合、業務利用の通話分を立替経費として精算する制度を採用している会社も多い。しかし、精算作業の煩雑さから、結果的に社員個人が負担してしまうケースも少なくない。

隠れた「ムダ」の削減ポイント

「プライベートと業務利用の使い分けがもっとシンプルになれば、精算処理の稼働を軽減できるのでは…?」

4. 「電話取り次ぎ」が頻繁に発生している

外出中の営業担当へ掛かってくる電話は、一度部署内の誰かが固定電話(ビジネスフォン)で受けて、担当者に取り次ぐ。不在の場合は、メモやメール、あるいは携帯電話へ折り返し連絡を依頼している。

隠れた「ムダ」の削減ポイント

「電話の取り次ぎ業務が減ればもっと本来の業務に集中できるのに…」「担当者への連絡がすぐに取れれば、取り次ぎに時間がかかったことでの機会損失を減らせるのでは…?」「フリーアドレスやモバイルワークを導入したら、取り次ぎにかかる稼動やリスクが増えるのでは…?」

5. 通信設備(PBX・ビジネスフォン等)を社内に設置している

社内のレイアウト変更や移転、新拠点の設立などの際には、構内電話環境の敷設工事を依頼している。担当者はその度に、見積り、日程調整、工事立会い、検収、運用管理業務が発生。工事立会いの日は休日出勤もしている。

隠れた「ムダ」の削減ポイント

「電話環境の再構築や新規導入にかかっているコストと時間を削減できれば、よりスピード感のあるビジネス展開が可能になるのでは…?」「音声通話のためのインフラが、より柔軟性が高く、導入しやすいものなら、モバイルワークやフリーアドレスの推進を加速できるのでは…?」 

 もし、ここに挙げた5つの「あるある」のうち、1つでも当てはまるものがあったとしたら、そこに隠れている「ムダ」は、削減できる可能性がある。キーワードは「クラウドPBXによるスマートフォンの内線化」だ。スマートフォンを軸としたIT環境の再構築と合わせて、「音声通話」を、ロケーションにとらわれない「クラウドPBX」をベースとしたものに切り替えることで、さらに効率的でムダの少ない仕事環境が実現できる。その具体的な方法について見てみよう。

 

提供:エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
[PR]企画・制作 朝日インタラクティブ株式会社 営業部  掲載内容有効期限:2016年12月31日