FAXにまつわるコスト削減、見逃してませんか？--「BizFAX」によるFAXクラウド化のススメ

従来のFAXシステムでは難しかった運用コストの削減

　IT化の進展で企業のインフラは大きく進化している。携帯電話やスマートフォン、クラウドなどを活用した先進的なシステムを活用している企業も多いだろう。

　こうした中、多くのビジネスの現場で根強く稼働を続けているのがFAXだ。取引先への注文書、得意先への納期回答書など、日々の業務の中でFAXを使用している場面は依然として多い。通信手段をメール等へ切り替えることも検討されるが、通信相手の都合もあり、従来のFAX文化を変えるのは難しい。

　こうした経緯もあっていまだ第一線で活用され続ける旧来のFAXには、作業稼動（人件費）や保守稼動費の発生が避けられない。だが、そのコスト改善は遅れているのが現実だ。インターネットFAX総合研究会が全国の中小企業の経営者・従業員を対象に行ったアンケートによれば、約8割の企業がFAXのコスト削減に未着手だ。適切な手法が見当たらなかったり、そもそもFAX関連の改善が盲点になっている場合もあるだろう。コストカットがこれだけ叫ばれるご時世において、惜しい調査結果だ。

　だが自前のFAXシステムを保持・運用するという発想から離れてしまえば、状況は一変する。それを可能にするのが、NTTコミュニケーションズが提供するクラウド型のインターネットFAXソリューション「BizFAX」だ。

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「BizFAX」で、コスト削減と業務の効率化を同時に実現

　「BizFAX スマートキャスト」が実現するのはFAX送信および帳票生成のアウトソーシングで、帳票作成からFAXの自動送信まで、FAXにまつわる業務の数々をサービスとして行えるようになる。自前で機器を保有しないため、保守運用コストの大幅な削減が可能だ。例えば自前のFAX設備で大量の注文を紙ベースで受け付け、短時間で取引先に納期回答書を送付するような場面を想定すれば、その有用性がわかるだろう。取引先からのFAXをデータで受け付け、納期回答書もメールからFAXにダイレクトに送れるので、送受信の手間と時間の大幅な削減が可能となる。

BizFAX スマートキャストの利用イメージ
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　ここまでFAXのクラウド化がもたらす恩恵を中心に解説してきたが、「BizFAX スマートキャスト」は初期費用・月額固定費用が無料で、使った分だけの通信料で利用できるため、 移行の際にネックになりがちなポイントに配慮している点も強みだ。下記に紹介するダウンロード資料では、こうしたサービスの全体について詳しく解説しているため、ぜひこちらを一読することをすすめたい。また、「BizFAX ストレージ＆リモート」という、FAX機を持たなくてもパソコンでFAXの送受信ができるサービスも提供しており、個人経営者やこれから起業する方にオススメだ。いままで「盲点」だったFAXのコスト削減は、経営効率を向上させる力強い一手となるはずである。