初期費用なし！--シンプルなモバイルグループウェアで業務効率化

　グループウェア導入の成功事例は最近よく耳にするし、業務効率化に興味はある。とはいえ、自社で導入するには多くの問題がある。自社サーバを設置するとなると初期投資が大きく、社内で運用するための人員も用意しなければならない。メンテナンスコストも大きくなる。さらに、導入しただけで業務効率化が成功するのか、という不安もあるだろう。そこで本稿で取り上げたいのが、月額315円から使え、システム構築がいらないシンプルなグループウェアだ。提供するのはNTTドコモ。「まずは試してみよう」と現場主導で導入を決めたとある会社が、導入を決意するまでの経緯を紹介したい。

こんなお困りごとありませんか？それは「モバイルグループウェア」で解決！

　平日、21時。営業担当者だけは毎日この時間まで残っているのがこの会社の日常だ。まだまだ外回りから帰ってきた夕方以降の作業が多い。どうしても残業前提の働き方になってしまうのが現場の悩みだった。一方、経営層はコスト削減や業務効率化による収益向上を考える上で、現在の働き方や残業のせいで膨らむ人件費が課題だと感じていた。

【社長の悩み】コスト削減と収益アップを同時に図りたい・・・

「企業規模に対して人件費がかかりすぎている。問い合わせに迅速に対応できていない様子もあって、機会損失もしていそうだ。現場での効率化を呼びかけるだけでは限界のようだが、業務効率化のためのコンサルタントや新システムを導入する予算はない……いい方法はないか」

【営業現場の悩み】残業せざるを得ない毎日を変えたい・・・

「お客さんに対応が遅いって客先で怒られた……昼間電話もらっても資料が手元にないから、夕方帰社してから連絡するしかない。1日外回りをして夕方から日報を作ったり翌日の資料をまとめるせいで毎日残業なのもうんざりだよ。効率化しろって言ったってどこをどうすればいいんだ！」

【総務の悩み】経費を削減したいが現場も大変なんだよな・・・

「日中は営業担当が外回りでいないので、会議日程すらなかなか決まらない。しかも今どき、社内メールとホワイトボードで管理だなんて非効率だ！営業から挙がってくる経費精算も全部残業時間で期日ギリギリだし、社長からは細かい経費を削減しろとか言われてるけど、何から手をつけたらいいんだ！」

　セキュリティ管理、データバックアップなどの業務を行うシステム担当の田中氏は、各人からいつも相談を受けており、グループウェア導入によって、各部門の抱える問題を解決できるのではと、ヒアリングしてまわった。

　多くの問題は営業担当者がほぼ1日中外回りに出ていて、その間に内勤業務やルーチン作業が止まってしまうことに原因がある。外出中のスタッフが適宜社内と連絡をとったり、仕事を進めたりすることができれば改善に向かうはずだ。グループウェアを導入すれば、それが実現できる。

　実は以前も田中氏は経営層にグループウェアの導入を訴えたことがあった。しかし、その時提案したのは社内にサーバを設置して利用するタイプの製品だったため、経営側は「オンプレミス製品では固定資産が増え、減価償却などを考える必要も出てくる。そこまでリスクを取ってコストをかける必要性が感じられない」、「導入が難しそうだ」などと、良い反応は得られなかったという経緯がある。

　しかし今回は違う結果になる自信があった。NTTドコモの「モバイルグループウェア」を見つけたからだ。これなら、1IDあたり月額315円しか費用はかからず、導入のハードルは圧倒的に低い。まずは試す、という選択が可能なのだ。小さなコストで導入できるのに基本機能は揃っているから、人件費削減や機会損失の改善には十分活躍してくれるだろう。それを踏まえ、まず社内の各部門がグループウェアを切実に欲していること、その理由を改めてプレゼンした。

情シス田中：「前回プレゼンさせていただいた通り、・・・」

社長：「確かにグループウェアは社員の業務やコミュニケーションにも魅力的だが、そこに割くコストはないと結論を出しただろう。」

情シス田中：「そうです。グループウェア導入の最大のメリットは、ムダがなくなることです。すでに導入済のスマートフォンを利用して、外出先でもオフィスで行う作業の一部を進められます。担当者が外出している間は業務が進まないということが格段に少なくなるはずです。メールチェックや返信、電話をもらった際の対応なども移動時などにできますし、営業日報も手軽につけることができます。今まで帰社後にやっていた業務を外出中の隙間時間に行うことで、残業時間もぐっと減るはずです。」

総務部長：「そうだな、業務効率化というやつだな。人件費も減るし、残業時間分の光熱費も減る。コスト削減に効果がある上に節電にもつながりそうだな。総務部門の課題だった小さなところからコストカットを積み上げるというのもクリアできるだろう。」

情シス田中：「期待できると思います。また、社内に置いてあるドキュメントが外出先から利用できますから、客先で想定外の資料が必要になった時にも再訪問ではなく、その場で対応できます。お客様とのやりとりがスムーズになりますし、機会損失の危険も減るでしょう。」

営業部長：「それはやっぱりいいな。最近は対応の遅さにお客様からお叱りを受けることもあったし、残業が多すぎるせいで部下の体調管理も気になっていたんだ・・・」

情シス田中：「メンバーの最新スケジュールがリアルタイムで共有できるので社内の動きがリアルタイムにわかりますし、急な日程変更にも即座に対応できます。そのため、経営的な意思決定のタイミングも速くできるのではないでしょうか」

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