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初期費用なし!--シンプルなモバイルグループウェアで業務効率化

月額315円・1IDから始められるNTTドコモの「モバイルグループウェア」

 グループウェアを活用できれば、社内の課題がかなり解決できることは伝わった。現場に近い感覚を持っている営業部長は、特に興味があるようで資料を何度もめくり返している。田中氏は手応えを感じながら、NTTドコモの「モバイルグループウェア」についてまとめた追加資料を配付した。

総務部長:「うんうん。グループウェアというものの有用性はよくわかった。ただ、問題 はうちのような小さな会社で使いやすいものがあるのかということだ。前回のプレゼンで、コストがかかるシステム導入の構築や運用はできないと社長もおっしゃった。今キミが言ったようなことが全部できるグループウェアで、導入コストがそれほどかからず、ランニングコストも安いものはあるのか?」

社長:「以前キミが提案してくれたグループウェアはかなり高かったな。ああいう、サーバを導入して毎月高い保守費用を払うようなのは無理だぞ。導入してすぐカットできそうなのは残業代くらいなんだから、残業代より少ないコストじゃないと入れられない」

情シス田中:「今回提案するものなら大丈夫です。当社にはNTTドコモのモバイルグ ループウェアがぴったりだと考えています。初期費用がかかりませんし、基本的な機能が全て揃った状態で1IDあたり315円からですから、業界最安値に近いようです。1ID単位で追加できますから、最初は少人数で使いはじめたり、入退社に合わせて使う人数を増減させたりすることも可能です」

総務部長:「そんなに安くて大丈夫なのか? NTTドコモというと信用できそうな気はするが……それに、うちはもし全員が使っても50人ちょっとだぞ? そんな小規模な導入でもサポートが受けられるのか?」

情シス田中:「既に5000社以上が導入しているそうですし、サイトで紹介されている導入事例もたくさんあります。こちらの事例では50ID未満で利用している例がたくさん掲載されていますし、当社の使い方で問題ないと思います」

 興味津々という雰囲気が出てきた経営陣。残る問題は、具体的な導入作業についてだ。情報システム担当といっても、グループウェアを導入した経験があるわけではない田中氏が中心となっての導入は、田中氏自身にとっても不安があるが経営陣にとっても不安材料になる。プレゼンテーション終盤ではやはりそのあたりが問題視された。

総務部長:「ところで、導入の設定などはどうなんだ? 使い方は簡単でも、導入や管理は大変なんじゃないか? 技術的に難しくなくても、最初の作業が大変だろう。営業と管理者だけでも30人分以上だぞ? 田中くんには他の仕事もしてもらわないとならないし、時間がないだろう」

情シス田中:「問題ないと思います。自前でサーバーを用意するのではなく、クラウドサービスを利用するので、運用はサービス側でやってくれます。ポータルのカスタマイズは私で十分できそうです。さらに今ならキャンペーン中ということで、なんとドコモが初期設定を全面的にサポートしてくれるんです。無料で、メンバー登録をはじめ施設情報の入力、ドキュメント管理フォルダの作成まで設定してくれるので、安心・簡単に導入できるというわけです。

導入すれば現場の残業も減って業務が効率化しますし、社内連携も活性化するはずです。それでいて、1IDあたり月額315円というお手軽な価格なのですから、まずは、たくさんある機能の中から、1つだけでも試してみる価値は、十分あるのではないでしょうか。

社長:「なるほど、クラウドなら確かに設備投資による固定資産にはならず、物件費などで短期的な処理ができる。業務が効率化すれば残業代は大幅にカットできるし、電気代などの小さなコスト削減も期待できる。社員の予定がわかるから総務は会議の設定がスムーズになるし、社内の状態が簡単に把握できれば、私の経営判断もスピードアップが可能だな。

固定資産にならないので財務メリットがあり、残業減で人件費も抑えられ、経営判断も迅速化する…。これが本当に、1IDあたり月額315円でできるというんだね? ならすぐにでも、導入しようじゃないか。田中くん、すぐに動き出してくれ」

 社長の言葉を受けて、保留にされていた稟議書に営業部長、総務部長も判を押した。最後に社長が判をついたものを受け取った田中氏は、会議室を出てから同僚たちにガッツポーズを決めて見せた。

提供:株式会社エヌ・ティ・ティ・ドコモ
[PR]企画・制作 朝日インタラクティブ株式会社 営業部  掲載内容有効期限:2013年9月30日