業務利用に特化したメッセンジャーで社内コミュニケーションを最適化--L is B 橫井氏が講演

情報漏えいリスクなどが気になる個人向けメッセンジャーの業務利用

　橫井氏はまず、メッセンジャー関連の市場状況について「昨今はスマートデバイスの法人導入が進んでいますが、実際の現場ではあまり使いこなせていないケースも見られます。この理由として挙げられるのが"仕事で使いこなせるアプリが少ない"という点です」と語る。

L is B 代表取締役
橫井 太輔 氏

　確かに、現状で提供されているコミュニケーションアプリは「LINE」をはじめ個人向けが大半を占めている。これらは誰にでも扱いやすいUIや操作性を有しており、中にはビジネス現場で使用している企業もあるだろう。

　しかし、こうした個人向けアプリの業務利用にはいくつかの課題が存在する。まずは、業務に関わる重要な情報を扱うのに十分なセキュリティ機能を有していないという点だ。しかも個人向けアプリは社員たちがプライベートで使用している可能性が高く、人的ミスによる情報漏えいも考えられる。そのほか実際のコミュニケーション関連では、「公私混同しがちになる」、「プライベートとの兼ね合いもあって部下にIDを聞きづらい」、「友人関係とは違いなにかと気まずい」といった部分も懸念されるだろう。

円滑な情報共有を実現する社内専用メッセンジャー「direct」

　こうした課題を解決する手段として、橫井氏は社内専用のメッセンジャー「direct」を提案する。このdirectは、PC／iOS／Androidのマルチデバイス対応に加えて、各デバイスごとに専用開発したUIにより簡単に操作が行える。また、その時の気持ちや印鑑をイメージした「スタンプ」、予定の調整／タスク共有／アンケートに使える「アクションスタンプ」、文字で表しにくい状況説明やマニュアル作成に役立つ写真／動画の撮影・共有、スマートデバイスからでも簡単に使える写真加工、手軽に位置情報を共有できる「今ココスタンプ」など、実用的かつ多彩な機能を備えている。

　ほか、未読／既読ユーザーの確認、メッセージやファイルを対象とした全文検索、写真／動画／ファイル／メッセージを同時に投稿できる「まとめて送信」も、企業の情報共有を円滑化するのに役立つだろう。

　directはこうしたユーザーの利便性向上に加えて、管理の時間や手間を削減する機能も用意されている。まず利用に際しては、権限を持つ管理者が招待した人のみに参加を限定できるため、プライベートとの差別化や情報漏えいリスクの低減を実現。さらに、参加者の一括招待／登録／削除、全データの一括バックアップ、利用状況の確認、権限設定および一斉配信、添付ファイル制限なども管理者として有用な機能だ。

システム連携や組織設計の自由度も強み

　さらに、directが他社製メッセンジャーと大きく異なる点について「Google Apps／kintone／Office 365など各種クラウドサービスや業務システムと連携し、独自のボットを開発することができます」と橫井氏。これはチャットボット開発環境「daab（direct agent assist bot） SDK」を用いて、各種サービスやシステムとつながる擬人化されたロボットプログラムを作り出せるというものだ。

　主な活用例として同氏は、質問に答えていくだけで外出先から簡単に業務日報を自動作成できる対話型の日報作成ソリューション「日報bot for kintone」、写真の撮影から報告書作成までをその場で行える「現場調査bot」、超過勤務の申請／承認やCSVファイル出力をすべて自動化する「超過勤務申請bot」、さらにはナレッジデータベースを基にボットが質問に答えてくれる社内サポートシステム「社内FAQボット」などを紹介した。

※クリックすると拡大画像が見られます

※クリックすると拡大画像が見られます

　こうしたボットの開発に関しては、作り方やサンプルコードが無償で入手できるSDKサイト「daabポータル」経由でサポートを行っているそうだ。

　そのほか、自由な組織設計ができるのもdirectの特徴といえる。一般的なメッセンジャーツールは企業内で共通のアドレス帳を使用するが、directの場合は勤務先／部署／プロジェクトなど複数のアドレス帳「友だちリスト」を作成し、各組織単位で設定された管理者が招待や管理を行う。ユーザーは複数の組織に所属でき、必要に応じて組織を切り替えながら使えるという仕組みだ。

　このようにdirectの機能や導入事例を解説した橫井氏は、最後に「現在はdirectを含めて、各社から実に多彩なコミュニケーションツールが提供されています。ツールを選ぶ場合、実際の業務でどのような課題があり、その課題解決に最適なツールはどれか、という視点が重要です」とツール選定のポイントに触れて講演を締めくくった。